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事业单位档案管理存在的问题及对策
作者：郑辉
来源：《办公室业务·上半月》2024年第02期
【摘要】本文针对档案管理存在的问题，提出加大打假力度、积极采取信息现代化档案管理模式、加强档案管理人员综合素质的提升、加强对档案管理工作的重视等措施，事业单位有其特殊性，不同于其他单位，所以在管理档案的工作中应该更加严格谨慎，加强事业单位的档案管理，就应该针对具体问题做出相应的合理科学的整改措施，这样才能更好地完成档案管理工作。
【关键词】事业单位;档案管理;对策研究
档案管理是国家档案事业最基本的组成部分，随着社会的发展和科学水平的进步，促使了人员的流动，给档案管理带了许多困难和麻烦。档案作为每个人在各种社会活动中的原始记录，包括三个要素：形成者、具有考察价值、载体和形式的多样性，在人员流通的相关工作中都会涉及档案管理。在事业单位的档案管理中，存在造假（这是最突出的一个问题，由于涉及相关利益和权利，修改年龄、履历等情况屡见不鲜;或因为一些没有责任心的档案管理人员，导致部分档案缺失或污损，为了应付检查，擅自造假）、不够信息现代化（大多数事业单位的档案管理还局限于纸质档案，一旦丢失，没有备份，且纸质档案存放不看重环境，湿度大的档案室会使纸质档案出现字迹模糊的情况）、档案管理人员相关素质较差（档案人员的专业能力不匹配，不能合理有效地管理档案）、对档案管理工作重视不够（部分领导、干部职工对档案管理工作不重视）等问题。档案作为每个人在各种社会活动中的原始记录，包括三个要素：形成者、具有考察价值、载体和形式的多样性，在人员流通的相关工作中都会涉及档案管理。事业单位档案管理具有实效性、真实性和动态性的特点，在事业单位的档案管理中，存在一些问题亟待解决，本文就其中存在的问题提出相关解决对策。 一、事业单位档案管理的特点
（一）实效性。事业单位的档案记录了在职员工的资料，包括履历资料、学籍材料、组织关系材料、工资材料、奖励材料、处分材料、任免材料、考核材料等，对于单位来说，把握职工的档案可以分析每位职工的特点，给予合理的调派和升迁，所以档案必须保证实效性。 （二）真实性。档案内容需要保证真实才能反映出职工在岗位上的表现和个人能力，档案的真实性能够使单位清楚每位职工的真实表现从而做出合理的安排，若档案造假，职工能力与档案不匹配，容易在工作中出现错误。
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（三）动态性。由于职工信息、履历等资料会产生变动，所以对档案的信息应该予以实时更新，确保档案的真实可靠，档案记录人员需要对职工的职位变动等信息及时记录和补充，保证事业单位档案的全面性。
二、事业单位档案管理中存在的问题
（一）档案管理中存在造假。年龄造假：档案管理中常见的问题，一些人因年龄不符合转正、晋升等相关要求而更改出生日期，或是直接填写，或是后期涂改;学历造假：这一问题也屡见不鲜，有谎报前置学历、单位配合造假、冒用他人学籍、其他档案造假;另外还存在党员身份造假和民族身份、户籍履历造假;还有因为一些没有责任心的档案管理人员，导致部分档案缺失或污损，为了应付检查，擅自造假。
（二）不够信息现代化。事业单位现存的硬件设施太差，检索效率低。一些单位甚至将杂物堆放在档案室，而且档案室内没有配备电脑和打印机，更是连防火防潮的措施都没有。在档案检索的时候，依旧按照原始方法，人工翻找，效率极低。另外，对收集归档工作的不积极也降低了档案信息不完整、不及时、甚至不够准确真实，以上问题不仅造成了档案的利用率，甚至严重影响了档案的质量。一般档案检索分为手工检索和计算机检索，不过，后者的普及率很低，手工检索浪费人力物力及时间成本，是很不合理的一种检索方式。
（三）档案管理人员相关素质较差。在档案管理工作中，档案管理人员的工作能力和个人素质十分重要，许多档案管理人员工作懒散，不负责任，缺乏耐心，这给档案管理产生了非常负面的影响，或者档案管理人员配置不足，管理水平薄弱许多单位的档案管理人员仅1名，若档案管理人员请假不在岗，这会影响需要查档的工作，另外，当其离岗时，交接工作不完善，会导致许多档案成为死档，造成巨大的损失。
（四）对档案管理工作重视不够。1.领导不够重视。部分领导认为档案管理只是一个小工作，各种设施和工作人员安排不到位，自然档案管理工作就做得不好。2.干部职工不够重视。一些干部职工档案管理意识薄弱，对自己的材料都疏于整理，没有意识到档案管理对于单位的重要性，或者出于方便的主观想法将档案予自己保留，不愿意将档案交档案室统一保管。 三、对策研究
（一）加大打假力度。1.前端控制，防微杜渐。建立档案的审查、鉴别、保密保管的制度，严格按照规章制度进行档案管理工作，加强各部门的协作，明确权限。2.严格把关，强化管理。鉴别每一份档案是否应归档，按照分类具体保管档案。3.责任倒逼，加大惩处。依照《中华人民共和国档案法》《干部人事档案造假问题处理办法》等相关法律法规对涉事人员依法惩处，发挥司法机关的作用，打击档案造假行为。
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（二）积极采取信息现代化档案管理模式。对档案室的硬件设备进行更新换代，实行信息现代化档案管理模式，管控档案的温湿度，使其控制在一个合理的范围内，做好防火防潮工作，利用现代化信息技术对档案管理工作实现科学化、信息化，将纸质档案整理备份为电子档案，不仅能增加档案的安全性，还能提高检索的效率，查档可以通过相关权限id在电脑上进行，不需要每次都去档案室，最大化实现信息共享。
（三）加强档案管理人员综合素质的提升。对档案管理人员进行定期的技能培训，提高工作能力，增加对专业知识的掌握，使其重视这份工作，调动工作积极性，树立良好的工作态度;档案管理人员需要熟练掌握档案的管理工作，综合利用现代化设备对档案信息进行更新维护，提高档案的时效性;在档案管理人员离职时，要求必须做好交接工作，并留下联系方式方便后续出现问题可以联系解决。
（四）加强对档案管理工作的重视。档案管理工作需要单位职工和领导共同配合才能更好地完成，领导的重视才能确保档案管理工作的顺利进行，建议领导要对档案管理工作进行监督和考核，定期检查档案是否完整无缺失，若有问题，要及时补救。 四、总结
在事业单位的档案管理中，存在造假（这是最突出的一个问题，由于涉及相关利益和权利，修改年龄、履历等情况屡见不鲜;或因为一些没有责任心的档案管理人员，导致部分档案缺失或污损，为了应付检查，擅自造假）、不够信息现代化（大多数事业单位的档案管理还局限于纸质档案，一旦丢失，没有备份，且纸质档案存放不看重环境，湿度大的档案室会使纸质档案出现字迹模糊的情况）、档案管理人员相关素质较差（档案人员的专业能力不匹配，不能合理有效地管理档案）、对档案管理工作重视不够（部分领导、干部职工对档案管理工作不重视）等问题，这些问题严重影响了事业单位档案管理的实效性、真实性和动态性。针对上述问题，本文提出加大打假力度、积极采取信息现代化档案管理模式、加强档案管理人员综合素质的提升等措施，事业单位有其特殊性，不同于其他单位，所以在管理档案的工作中应该更加严格谨慎，加强事业单位的档案管理，就應该针对具体问题做出相应的合理科学的整改措施，这样才能最好地完成档案管理工作。 【参考文献】
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事业单位档案管理存在的问题及对策
