运用现代信息技术有效促进高校学生档案管理
随着信息产业不断发展和进步，知识经济时代给大学生的生活和工作带来了巨大的改变。在学生日常管理过程中，如何高效科学的开展学生管理工作，已经成为现阶段我们需要重点研究的工作和内容。现阶段，高校学生传统档案管理模式已经不能紧跟时代发展步伐，种种弊端不断暴露出来，积极应用现代信息技术已经成为我国高校学生档案管理工作的研究热点。本文主要结合实际情况，就高校学生档案管理的重要性进行了分析，然后论述了学生档案管理过程中存在的问题，最后提出了应用信息技术开展学生档案管理的途径，希望通过本次研究对更好的促进学生档案管理质量提升有一定帮助。
标签：信息技术 高校学生 档案管理 存在问题
随着我国经济建设步伐不断加快，我国高等教育事业不断深化发展，信息技术逐渐应用到高等教育的方方面面。信息技术应用到学生档案管理中，极大的提升了档案管理的质量，发挥了信息技术的优势，突破时间和空间等因素的限制。随着信息技术的应用，高校学生档案管理模式、管理方法发生了显著的改变，从而导致了档案管理工作从信息收集到整理等过程发生了显著的变化。这就需要我们重视信息技术在档案管理应用方法和程序，保证学生档案管理科学有效。
一、高校学生档案管理的重要性分析
高校学生档案管理体系是教育单位必不可少的重要组成部分，其对于学校的管理体系来说十分重要。现阶段，教育体系科学技术应用程度不断提升，过去人工档案管理存在的各种弊端暴露出来，人工档案管理效率低下，保密性差，在长时间的管理和保存过程中会产生大量的数据和文件材料，这对于查阅相关档案，更新档案信息带来了不少困难。传统的学生档案管理模式已经不能适应现代高等教育的需求。作为信息技术系统中一个重要的组成部分，将计算机应用到高校学生档案管理中，具有人工管理无法比拟的优点。利用信息技术检索速度快，查阅方便，档案质量有保证，储存量大，保密性能好，存放时间长，成本低，而且能够实现及时更新和维护学生档案，这些优点能够极大的提高学生档案管理的效率和质量。此外，在计算机技术和互联网技术飞速发展的今天，储存技术和检索手段呈现多样化发展，使得保存和利用各种信息变得简单易行，从而实现了学生档案有效保存和充分利用，从而最大程度的发挥了档案信息查阅和传承的功能。
二、高校学生档案信息管理存在的问题分析
1.档案管理方式比较落后
当前随着我国各大高校扩大招生，高校学生的数量不断提升，这就导致高校档案部门学生档案数量显著增加。面对档案数量增加，虽然很多高校都积极应用计算机对档案进行辅助管理，但是计算机功能也只限于档案检索和查询等。还不能实现无纸化档案管理，不能利用文字、声音和音像等模式对档案进行科学管理，
档案管理效率低。此外，随着计算机技术和互联网技术的应用和发展，高校部门在办公过程中，利用计算机等电子设备形成了大量的文字、图标、音像、视频等不同形式的电子档案，面对这些档案在大大增加了管理人员工作难度的同时，也大大增加管理人员的工作量。
2.学生档案信息记录过于简单，档案价值不高
大学校园中，对学生个人信息的记录主要包括以下几个方面：姓名、性别、个人学习经历、职务、成绩、兴趣爱好和家庭成员等几方面信息。档案中补充信息主要包含了每学期期末考试成绩、受奖励情况、导员评语等几方面内容。现阶段，高校专业教师的教学任务十分繁重，辅导员又肩负多重管理任务，几乎没有时间将学生整个大学阶段学习和成长所经历的有价值信息记录到档案中，只是在每学期末对学生进行一个总结。而这些单调的评语根本无法概括学生在整个受教育阶段丰富的成长历程，不能很好的展现出学生的实际心理发展过程。在当今变化多样的现实社会中，无法很好稳定学生的情绪，无法让学生全身心的投入其中，也无法提高高校的教学质量和教学水平。
3.学生档案缺失现象十分普遍
由于学生档案缺少专人管理，没有建立科学的规章制度，不能保证电子档案的真实性、可靠性和完整性。最近几年，虽然进行了一些实验性的研究，但是由于经费投入问题，导致研究缺乏持续性。现阶段，电子档案格式、制作方法还未得到有效的统一，电子文件的适应性较差，大多数是形成机构执行管理和处置。现今的学生档案电子化依然是一个可有可无的事情，高校的重视程度不足。
三、现代信息技术在高校档案管理中的应用途径分析
1.现代信息技术硬件技术在档案管理中的应用
采用计算机设备、打印机、扫描仪以及微缩硬件设备帮助完整高校档案管理工作，可以显著提高档案管理工作的效率和质量。在过去传统的档案管理都是依靠人工操作来获取相应的数据信息，并对这些数据进行处理和加工，档案管理人员的工作量很大，并且效率也不高。此外，人工档案管理常常因为档案信息量过大而导致检索困难，再加上接触学生档案人员较多，因此很难保证档案严密完好。随着信息技术不断应用和发展，大部分高校的档案管理部门都配备了电脑、扫描仪、打印机等现代硬件设备，档案工作人员可以利用这些设备，根据不同阶段从网络上获取相应信息，对于需要保存和收集的材料应该将其转化为电子资源，从而实现了材料的数字化保存。电子文件不同于纸质文件，其保存简单，占据空间小，给高校学生档案管理工作提供了极大的便利。再加上最近几年以光学材料和磁性材料为信息载体的电子档案逐渐有取代纸质档案的趋势。
2.现代信息技术软件技术的应用
首先，数据库技术的应用。最近几年，很多高校逐渐实现档案电子化管理，
但是由于数据共享和信息检索存在一定难题，导致档案数字化进程发展缓慢。随着信息技术不断发展，为了进一步提高电子文档管理效率，建立数据库成为档案电子化发展的趋势。数据库技术的应用，可以很容易的完成信息冗余清理和信息检索和储存，能够实现档案信息共享。在全国高校建立统一的档案信息管理数据库，实现了电子档案格式的统一，在提高学生档案信息保密性的同时，还能够大大提升档案管理的工作效率；其次，互联网技术的应用。互联网技术是一项全球性的网络技术，其主要是由不同规模大小的计算机网络组成。网络的出现使得资源不受空间和时间限制，让共享成为可能。互联网技术不仅能够实现数据档案的传输、接收和收集，并且还能够极大的提高高校学生档案管理的质量，帮助高校节省更多的人力、物力和财力。
结语
总之，随着现代信息技术不断发展和进步，其会逐渐应用到高校办学的各个领域中。高校学生档案管理应用信息技术，可以显著提升档案管理人员的工作效率，通过建设高效的数据库，利用好信息技术硬件设备和软件技术，大大提升高校学生档案管理工作效率，促进高校学生档案管理工作质量提升。
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