干部人事档案专项审核工作中存在的问题及改进措施_王静

一、“三龄二历一身份”的认定

1.“三龄二历一身份”的界定。干部档案中的“三龄”指年龄、工龄、党龄，“二历”指学历、工作经历，“一身份”指干部身份。它们是反应干部基本情况的重要信息，是组织人事部门选拔任用干部的重要依据。

2.对“三龄”的认定。

（1）年龄：对年龄的认定是以档案中最早形成的材料记载时间为依据进行认定。

（2）工龄：对工龄的认定是依据档案中的职工登记表、招生政审材料、录（聘）用审批表、应征入伍登记表、毕业生转正定级审批表等进行审查认定。

（3）党龄：对党龄的认定是根据入党志愿书记载的预备党员期满转正的时间进行认定。如实民主党派者，则按照相关民主党派章程来确定加入该党派的时间。

3.对“二历”的认定。

（1）学历:对党龄的认定要以教育部规定的相关学历、学位管理政策为主。其中包括全日制教育与在职教育两种。全日制学历是按照国家招生政策录取的，教育部认可的在校学习的形式，包括九年义务教育、高中教育、职高、大学、研究生等不同层次的教育形式。在职教育是边工作边学习的方式，包括自考、成考、在职研究生等。

（2）工作经历：对工作经历要根据档案中的证明材料进行认定，包括个人履历表、干部审批表等。每一段工作经历都要进行审核。

4.对“一身份”的认定。干部身份的认定，主要是看成为干部的时间、相关材料记录等，要对干部提拔的资格、程序、材料是否真实进行审核。对于军人转干情况，需要审核相关证明材料。

二、审核工作中存在的问题

1.干部档案信息不一致的问题。干部个人对人事档案的重视程度不够，档案中出现了各种填写错误，没有及时更改。通过对三龄两历一身份、家庭主要成员及重要社会关系的审核，发现多名干部存在信息记载不一致的情况。

（1）出生年月记载不一致。根据中共中央组织部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》文件规定的“最先最早”的原则，对干部档案的出生年月进行审核，发现10多名干部存在记录出生时间最早材料与最新任免表及档案的其他信息记载不一致的情况，有几名干部同时存在组织认定与身份证号码出生时间不一致的情况。

（2）参加工作时间记载不一致。审核人员根据档案中的招工审批表、应征入伍登记表、知青上山下乡证明、报到证、毕业生转正定级审批表等材料对干部的参加工作时间进行审核，发现20几名干部存在参加工作材料与最新任免表及档案的其他信息有记载不一致的情况。

（3）入党时间记载不一致。审核中发现有接近10名干部的入党志愿书中的入党时间与最新任免表及档案的其他材料信息记载不一致。

（4）学历学位记载不一致。审核中发现1名干部的学历学位信息记载不一致。

（5）工作经历记载不一致。审核中发现1名干部的工作经历记载不一致。

2.单位存在的问题。

（1）档案意识单薄。一方面是单位领导对人事档案管理不够重视，一方面是档案管理工作人员对档案的重要性认识不充分，工作处于被动状态，对档案的收集、整理、存放比较随意。

（2）管理力量薄弱。单位的干部人事档案管理工作，专职人员较少，新上岗的年轻人没有接受过系统的档案培训，专业知识欠缺，对政策的理解、把握不到位，仅限于整理装订编目等基础工作，缺乏判断力和甄别能力。

（3）管理方式落后。单位目前存在档案管理方式落后，形式单一的问题。依然采取原始的纸张管理方式，还能实现档案的网络化管理。平时的管理也不够系统，造成干部填写错误时没能及时检查更改和资料缺失没能及时发现补充等情况。

（4）硬件环境差。单位的干部人事档案与文书档案、科级档案等其他档案存放在一起，没有独立的档案室，阅览室，办公室空间狭小，条件比较简陋。

三、改进措施

1.组织认定及材料补充。对于干部信息已有认定且符合政策规定的，以组织已有的认定结果为准；对已认定但不符合规定或存在质疑的，单位的审核组通过咨询档案部门或查找原始凭证，依照相关政策规定进行仔细甄别，重新认定。针对部分干部档案材料不齐全，不规范的情况，审核组分别采取了追缴收集、原件复制、重新填写、完善手续等方式进行补充和规范。

2.加强对档案管理的重要认识。人事档案所记录的内容与每个人的学习、工作经历密切相关，能够反映出身份、专业技能、学历、工作能力等多方面的信息，是单位聘用、劳动保障、职称评定、工资兑现、干部选拔、干部调动和退休的重要依据，更是保障国家企事业单位各项工作顺利开展的重要参考信息。单位和个人要高度认识人事档案管理的重要性,不断地增强档案意识，并加强档案工作力度、建立严密的档案管理制度，才能确保档案的完整性和有效性，为各项工作提供可靠的依据。首先要完善档案的资料的收集制度,制定资料收集的流程，规定收集材料不断更新内容，对当事人的情况变化及时更新相关信息，实施动态管理，及时收集干部资料信息，确保资料全面性和及时性。其次要完善审核鉴别制度,要不断地对新形成的材料进行审核鉴别，避免弄虚作假，并对于档案中缺少的材料，要及时追缴收集，补充完整。最后要完善档案监管制度,对干部人事档案的借阅利用，要有严格的查阅制度和借阅手续，避免资料的破损和遗失。

3.提高档案管理员的个人素质和专业

技术。档案管理人员的个人素质和专业技术直接影响到人事档案的准确性，而人事档案的准确性又关系到员工的个人利益。作为档案管理人员，应当尽职尽责做好本职工作，有较高职业素养和工作责任心，掌握人事档案管理的基本知识，熟悉工作流程。因此单位要针对档案管理工作设置专职岗位，招聘专业的档案管理人员。并对档案管理人员定期做专业的培训和考核。

4.加强档案管理的现代化水平。当今是个信息化、科学化、数字化的时代，这个时代带给了我们更先进的管理方式和手段，干部认识档案管理中也要充分认识到这一点，做好纸质档案完善工作的同时，积极学习先进的管理手段，根据档案管理的实际需求，引进合适的软件系统，建立电子档案信息系统，利用计算机技术对档案进行整理与保存。通过档案信息系统，能加强档案信息动态管理，实现信息整合、资源共享，提高档案管理的工作效率，加快对上级本门的上报时效。

5.加大对档案管理的经费投入。加大对干部人事档案管理经费的投入，改善硬件基础设施，应将档案室、阅览室、办公室分开，确保档案管理有一个良好的环境；要尽可能地为档案室配备现代化管理设备和办公设备，如配备足够的档案橱柜、打印机、复印机、打字机、除湿机、防尘器等设备，确保档案管理工作开展。

总之，干部人事档案专项审核工作是对各级干部自身情况的一次大检阅，尤其是对干部“三龄二历一身份”的认定是检阅的重点。干部档案专项审核是一项长期持续性的工作，需要各级相关人员重视起来，与时俱进的利用各种现代化管理手段开展档案管理工作，才能为各项工作开展提供干部最详细、准确的信息。