1、 公文格式
标题
公文标题由发文机关、 发文事由、 公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素” 。
主送机关
上级机关对下级机关发出的指示、 通知、 通报等公文，叫普发公文， 凡下属机关都是受文机关， 也就是发文的主送机关; 下级机关向上级机关报告或请示的公文， 一般只写一个主送机关， 如需同时报送另一机关， 可采用抄报形式。 主送机关一般写在正文之前、 标题之下、 顶行写。 在标题下空 1 行， 左侧顶格用 3 号仿宋体排印， 回行时顶格， 最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
正文
这是公文的主体， 是叙述公文具体内容的， 为公文最重要的部分。 正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神， 写法力求简明扼要， 条理清楚， 实事求是， 合乎文法， 切忌冗长杂乱。 请示问题应当一文一事， 不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用。
发文机关
写在正文的下面偏右处， 又称落款。 发文机关一般要写全称。 也可盖印， 不写发文机关。 机关印章盖在公文末尾年月 日的中间， 作为发文机关对公文生效的凭证。发文日期
公文必须注明发文日期， 以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、 发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称， 以免日后考察时间发生困难。 发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准， 经会议讨论通过的决议、 决定等以会议通过的日期为准。 应用阿拉伯数字编写成文日期， 如2013 年 7 月 9 日， 成文日期在正文之下一般空 2 行、 右边空4 个字， 用 3 号仿宋体排印, 发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。
抄送单位
是指需要了 解此公文内容的有关单位。 一般均用上下两条线隔开， 抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内容) 的上级、 下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、 统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方， 主题词下方， 用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送” 2 字用 3 号仿宋体字左边空 1 字排字， 后标全角冒号。 抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。 一行不够用二行, 二行与冒号后对齐。
文件版头
正式公文一般都有版头， 标明是哪个机关的公文。 版头以大红套字印上“××××××(机关) 文件” ， 下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星) 衬托。
公文编号
一般包括机关代字、 年号、 顺序号。 如： “国发〔1997〕5 号” ， 代表的是国务院一九九七年第五号发文。 “国发”是国务院的代字， “〔1997〕 ” 是年号， (年号要使用方括号“〔〕 ” ) ， “5 号” 是发文顺序号。 几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。 编号的位置： 凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置; 无文件版头的， 放在标题下的右侧方。 编号的作用： 在于统计发文数量，便于公文的管理和查找; 在引用公文时， 可以作为公文的代号使用。
签发人
许多文件尤其是请示或报告， 需要印有签发人名， 以示对所发文件负责。 签发人应排在文头部分， 即在版头红线右上方， 编号的右下方， 字体较编号稍小。 一般格式为“签发人： ×××” 。
机密等级
机密公文应根据机密程度划分机密等级， 分别注明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密” 等字样。 机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定， 并据此确定其送递方式， 以保证机密的安全。 密级的位置： 通常定格标在版心右上角第一行。 机密公文还要按份数编上号码， 印在文件版头的左上方， 以便查对、 清退。
紧急程度
这是对公文送达和输时限的要求， 分为“急件” 、 “紧急” 、 “特急” 几种。 标明紧急程度是为了 引起特别注意，以保证公文的时效， 确保紧急工作问题的及时处理。 紧急程度的标明， 通常也是放在标题左上方的明显处。
阅读范围
根据工作需要和机密程度， 有些公文还要明确其发送和阅读范围， 通常写在发文日期之下， 抄报抄送单位之上偏左的地方， 并加上括号。 如： “(此件发至县团级) ” 。 行政性、事务性的非机密性公文， 下级机关对上级机关的行文， 都不需特别规定阅读范围。
附件
这是指附属于正文的文字材料， 它也是某些公文的重要组成部分。 附件不是每份公文都有， 它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。 公文如有附件， 应当在正文之后 、 发文机关之前， 注明附件的名称和件数， 不可只写“附件如文” 或者只写“附件×件” 。
置于主件之后， 另起一页开始排印， 与主件装订在一起。公文如有附件， 要在正文最后一行后空 1 行的左侧空 2 个字，用 3 号仿宋体字排印“附件” 2 字后标全角冒号和附件名称。如有 2 个以上附件， 用阿拉伯数字依次标注序号。 附件名称长需要回行时， 应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。 例如“附件： 1. XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用 3 号黑体字排印“附件” 2 字及附件的顺序号。 党委仅用"附",十五、 其他。 公文文字一般从左至可横写、 横排。 拟写、誊写公文， 一律用钢笔或毛笔， 严禁使用圆珠笔和铅笔， 也不要复写。 公文纸一般用 16 开， 在左侧装订。
印章
除“会议纪要” 和以电报形式发出的公文外， 均应加盖发文机关的印章。 印章距正文 2mm―4mm 居中压成文日期。当印章下弧无文字时， 采用下套方式， 即仅以下弧线压在成文日期上; 当印章下弧有文字时， 采用中套方式， 即印章的中心线压在成文日期上。
印制版记
由发文机关名称、 印发日期及两条横线组成。 印发机关左空 1 字， 印发时间右空 1 字， 用 3 号仿宋体字排印。 印发时间用阿拉伯数字、 年份不能简写。 上行文的， 印发日期后接着排印“印” 字; 下行文平行文的， 排印“印发” 2 字。公文格式的三要素： 标题、 正文、 版记。
2、 公文用纸
采用国际标准 A4 型纸， 其成品幅面尺寸为： 公文用纸上白边(天头) 宽为 20mm±0. 5mm， 下白(地脚) 宽 7mm±0. 5mm，左白边(订口 ) 宽 20mm±0. 5mm， 右白边(翻口 ) 宽 15mm±0. 5mm。 首页不要页码. 为了 防止出现“此页无正文” 字样，在调整行距、 字距时， 每页既可减少 1 行， 每行可减少 1―2个字， 也可每页增加 1―2 行， 每行增加 1―2 个字。 公文要双面印刷。 公文页码用 4 号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行， 数字左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm， 单页码居右空 1 字， 双页码居左空 1 字。 公文装订与公文排印一致， 左侧装订， 不掉页。
3. 字体大小、 页边距（国家标准）
标题: 小标宋体 二号字
正文: 仿宋 三号字
行间距: 一般设置“固定值” 28 磅
字间距: 一般不做要求(军用文书有每行多少字， 每页多少行的要求)
公文纸一般采用国内通用的 16 开型， 推荐采用国际标准 A4 型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸， 可根据实际需要确定。
保密等级字体: 一般用 3 号或 4 号黑体
紧急程度字体: 字体和字号与保密等级相同(3 号或 4 号黑体)文头的字体: 大号黑体字、 黑变体字或标准体、 宋体字套色(一般为红)
发文字号的字体: 一般采用 3 号或 4 号仿宋体
签发人的字体: 字体字号与发文字号相同(3 号或 4 号仿宋体)
标题的字体: 字体一般宋体、 黑体， 字号要大于正文的字号。
主送机关的字体: 一般采用 3 号或 4 号仿宋体
正文的字体: 常用 3 号或 4 号仿宋体
附件的字体: 常用 3 号或 4 号仿宋体
作者的字体: 字体字号与正文相同(3 号或 4 号仿宋体)
日期的字体: 字体字号与正文相同(3 号或 4 号仿宋体)
注释的字体: 小于正文的的 4 号或小 4 号仿宋体
主题词的字体: 常用 3 号或 4 号黑体 [公文写作] 公文格式排版中的字体要求[公文写作]
抄送机关的字体: 与正文的字体字号相同(常用 3 号或 4号仿宋体)或小一号的文字
印发说明的字体: 与抄送机关的字体字号相同(常用 3 号或 4号仿宋体) 或小一号的文主标题(又称一级标题) 为二号宋体(加粗)
二级标题为三号黑体
三级标题为三号仿宋加粗。
正文均为三号仿宋。
以上为政府公文规定。 且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体， 但以三号为最正规。
1、 密级用三号黑体字
2、 紧急程度， “特急” 、 “加急” 用三号黑体字
3、 文号用四号仿宋体字加黑
4、 签发人用三号楷体字
5、 标题用二号宋体字加黑
6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体; “(一) (二) (三) ……”用三号仿宋体字
7、 正文用三号仿宋体字(每页 19 行， 每行 25 个字)
8、 批转(转发、 印发) ……通知， 通知正文用三号楷体字， 被批转(转发、 印发) 文件用三号仿宋体字
9、 附件标题用二号宋体字， 正文用三号仿宋体字
10、 印发传达范围用三号仿宋体字
11、 “主题词” 三个字用三号黑体字; 词组用三号宋体字
12、 抄送机关名称用四号仿宋体字
13、 印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字; 印发份数用五号仿宋体字
公文各要素和标识简单介绍。
4、 公文的写作格式及范文参考模板函、 请示、 报告、 通知、 规定函的写作格式
向有关主管部门请求批准询问和答复问题， 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作等。
公函包括标题、 主送机关、 正文、 发文机关、 日期、 函告的事项、结语等。
①标题
事由**(《关于一般发函为文种组成。 文种或者事由、 事由、一般由发文机关、;的函》 )
②正文
希望和要求， 如： ;商洽、询问、 答复的事项和问题;一般包括三层：简要介绍背景情况等。
函的写作范例
后一页
xx 省电力工业局关于在 xx 水电站库区进行开发有关意见的函
xx 市人民政府：
XX 水库已基本形成。 XX年年底首台机组投产发电,X 月 开始蓄水……。
目前库区有关部门正积极筹划在 xx 寺水电站库区发展旅游业和养殖业。 为保障水库和大坝的安全运行,据了解……。 现将我局有关意见函告如下。
一、xx 水电站是由国家开发银行贷款工程。
……
二、……
三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动
……
特此函告。 感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和,以上意见予以帮助。
关于 xx 两地携手联合打捞中山舰的函
xx 省人民政府：
……
专此函达， 请答复。
XX 市人民政府
X X 年 X 月 x 日
指示性通知(通知格式) ：
xxxx医院关于××××××的通知
各科室：
××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××。
xx 医院
2019 年 X 月 X 日
指示性通知(例文)
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知
国发〔2019〕 ×号
各省、 自治区、 直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
………………
中华人民共和国国务院
1996 年 12 月 16 日
会议性通知(通知格式) ：
关于×××××××××会议的通知
各职能处室：
定于×月 ×日召开××××会。 现将有关事宜通知如下：
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。
参加人员××××××××××××××××××××××××××××。
会期×××， ×××××报到。
会议时间： ×月 ×——×日
会议地点： ××××××××××××××××××××××××××××。
有关事宜：
(一) ××××××××××××××××××××××××××××。
(二)××××××××××××××××××××××××××××。
(三)×××××××××××。
联系人： ×××， 电话： ××××××××， 传真： ××××××××。
xxxx 医院
××××年×月 ×日
《通知》 写作要点
告知通知讲究时效性， 执行或服从安排的文种。 要求下级机关办理、 通知是下行文， 立即办理、 执行或周知的事项。
一、 标题： 制发机关+事由+通知 。
二、 正文： ㈠通知前言： 即制发通知的理由、 目的、依据。
例如“为了解决×××的问题， 经×××批准，现将×××， 具体规定通知如下。 ㈡通知主体： 写出通知事项， 分条列项， 条目分明。
三、 结尾： 三种写法：
㈠意尽言止， 不单写结束语。
结尾可用“特此通知”结如未用“特作如下通知”作为过渡语
㈡在前言和主体之间。
㈢再次明确主题的段落描写。
(报告格式： ) 建议报告
关于××××××的报告
院领导：
根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××现将主要情况报告如下：
一、 ×××××××××××××××××××××××××××××。
二、 ××××××××××××××××××。
请批转各部门执行。
北京积水潭医院××处
××××年×月 ×日
建议报告(例文)
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院：
XX 是一种不能有效治疗， 却可用疫苗彻底预防的急性传染病。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××
以上意见如无不妥， 请批转各地区、 各部门执行。
卫生部
1993 年 10 月 2 日
情况报告(报告格式)：
关于××××××的报告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
一、 提出以下建议： ×××××××××××， ××××××××××××××。
二 、 针对×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
北京积水潭医院××处
××××年×月 ×日
《报告》 写作要点
答复上级机关询问时用的陈提出意见或建议、 反映情况、 报
告是向上级机关汇报工作、 述性公文。 报告前可加“紧急”。
一、 标题： 制发机关+事由+报告
二、 正文：
㈠事由： 直陈其事， 把情况及前因、 后果写清楚。
㈡事项： 写工作步骤、 措施、 效果。 也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、 结尾： 可写“特此报告”、 “专此报告”， 后面不用任何标点符号， 或“以上报告如无不妥， 请批转各地、 各部门执行”， 或“以上报告， 请指示”等语。
注意事项： 概述事实， 重点突出， 中心明确， 实事求是， 有针对性。
事务性请示(请示格式)：
关于在我院开展×××工作的请示
院领导：
拟在我院为了×××××××××××， 我院××××××××××， 近一段时间来，××。
开展×××××××××。 具体意见如下：
一、 ×××××××××××××××××××××××××××××。
二、 ××××××××××××××××××××××。
三、 ××××××××××××××××××××。
以上意见已经各分会主席同意， 如无不妥， 请批转各部门执行。
北京积水潭医院工会
××××年×月 ×日
事务性请示(例文)
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院：
××××××××××× 。 具体意见如下：
一、 明确指导思想， 加强组织领导。 „„„„„„
二、 根据不同地区确定保护重点。 „„„„„„„„„„„„
二、 国家计委、 建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。以上意见已商得财政部、 建设部等部门意见， 如无不妥， 请批转各地区、 各部门执行。
国家土地管理局
1991 年 1 月2 日
关于××××的请示
院领导：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 此文是否提交院办公会讨论， 请指示。
积水潭医院××处
××××年×月 ×日
《请示》 写作要点
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、 期复性公文。
一、标题：制发机关名称+事由+请示。
二、 正文： 最后用“为此， 讲情必要性和可能性， 阐述理由，陈述情况，请示如下”。
㈠请示的原因：
㈡请示的事项： 写明请示要求， 如请求物资要写明品名、 规格、数量，请求资金要写明金额。
三、结尾语：多用“上述意见， 是否妥当， 请指示”。 “特此请示，请予批准”， “以上请求， 请予审批”， “以上请示， 请予批复”， “以上请示， 如无不妥， 请批转各部门执行”等语。注意事项：一文一事;一个主送机关;逐级请示。
规定格式：
××××的规定(××××年×月×日)
第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
第二条×××××××××××××××××××××××。
行政法规类规定(例文)
北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定
(一九九三年十月 十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过)
第一条 为了保障国家、 集体财产和公民人身财产安全， 防止环境污染， 维护社会秩序， 根据国家有关法律、 法规， 结合本市情况， 制定本规定。
第二条 本规定由各级人民政府组织实施。
……
第十一条本规定具体应用中的问题， 由市人民政府负责解释。
第十二条本规定自一九九三年十二月 一日起施行。
《规定》 写作要点
规定是由机关、 社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。
一、 标题： (文件种类+内容+地域)规定、管理办法、 细则、规则等。
二、正文：
(一)正文的内容通过“条”的形式表述， 按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。
(二)“条”的内容较多时可分为“款”， “款”的内容较多时可分为“项”。
(三)依据与目的、 规约性公文的结构包括： 可以在“条”上设“章”。 根据内容的需要， 适用范围、 主管机关、 行为规则、 违法处理、 解释机关、 施行时间、 其他条款。 某一文件不一定全部包括上述各部分。
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