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档案分类方案及编号标准

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一、档案分类

(一)文书档案:是机关、团体、企事业单位在管理事务活动产生的,由通用文书转化而来的档案的习惯称谓。这里是指政治工作、行政管理、经营管理、生产管理四类管理性文件材料。

(二)财会类:报表,账簿,凭证,清册等。

(三)人事档案:包括员工履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);政审材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;其他可供组织参考的材料。

(四)工程类:建设项目的综合文件、监理文件、施工文件及竣工图。

(五)特殊载体类:包括照片、录音录像等。

二、编制原则

(一)档号的格式

全宗号-年度-分类号(或项目代号或目录号)-盒号(案卷号)

即: XXX-XXXX-XXX···-XXX

盒号(案卷号)

分类号(项目代号或目录号)

年度(文书档案标注)

全宗号

1.全宗号保留,暂时不填。

2.年度填写的是档案资料形成的所在年份,用四位阿拉伯数字标注,仅限于文书档案,其他档案不需标注。

(二)分类号的编制方法

1.文书档案:WS。

全宗号-2012-WS···-XXX

盒号

分类号

年度

用WS和两位数字代表不同的文件材料类型:

代号文件类型基本范围WS1政治工作类党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等WS2行政管理类行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等WS3经营管理类经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等WS4生产管理类质量管理、安全管理、科技管理、标准化工作、档案与信息管理、工程管理、合同等

2.财会类:CK,用CK和两位数字代表不同的文件材料类型。

全宗号-CK1-XXX

案卷号

目录号

CK1:报表类,CK2:账簿类,CK3:凭证类,CK4:其他类。

3.人事档案:

全宗号-XX-XX-XXX

序列号

入职月份

入职年份

4.基建类:JJ,按工程项目分三级类目,不同类别之间用间隔符“.”分开。

全宗号-GC.X.X-XXX

案卷号

三级类目(工程文件材料分类)

二级类目(工程项目代号)

一级类目(工程)

二级类目:项目代号,以拼音缩写表示。

三级类目:文件分类代号详见工程文件材料分类表(附件1)。

5.声像档案:ZP(照片)、LY(录音)、LX(录像),用ZP、LY、LY代表不同的文件类型。

(1)照片档案:

全宗号-ZP- XXX

案卷号

目录号

(2)录音录像档案:

全宗号-LY(LX)-2012-保管期限-XXX

件号

保管期限(永久、30年、10年)

年度

分类号

(三)案卷号的编制方法

1.用三位阿拉伯数字标识。

2.按分类号(或项目代号、目录号)排列次序流水编号,不应有空号。

3.案卷号应在最低一级类目内排列编号。案卷号排序不足100时,可考虑在上一级类目内排列编号,案卷号排序超过1000时,可考虑在更低一级类目内排列编号。

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