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第六章、档案保管
第一节、档案保管工作概述
档案保管定义：为延长档案寿命，对整理好，已入库的档案进行安全保管，是一
项科学管理工作，日常维护
一、档案保管工作的内容 （一）档案的库房管理
即库房内档案科学管理的日常工作 （二）档案流动中的保护
即档案在各个流动环节中的一般的安全防护。 （三）档案保护的专门措施
即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。
第二节、档案保管的基本物质条件
一、档案库房：必须专用，必须是正规，坚固的建筑物，远离三源（水源、火源、污染源）
（二）设备：属于档案馆内的“固定资产”，去湿机、通风设备、电视监控设备等
（三）装具：框、架、箱子、密集架（防光、防灰尘防火） （四）包装材料：卷皮、卷盒 （五）消耗品
第三节、档案库房的管理
定义：档案库房管理：是指在库房中进行的一切保存，管理工作，它是档案保管
工作的基本保障。
（一）档案库房的管理制度 1、人员进出库房登记制度 2、档案出入库房登记制度 3、库藏档案定期检查制度 4、设备管理制度 5、清洁卫生制度
（二）档案库房的温湿度控制
温度保持14~20℃ 湿度控制在50%~65% 技术控制 人工控制
（三）档案装具得的有序化（统一编号） 建筑物（几号库、楼）层号和房间号 （四）档案装具的存放形式 （五）档案装具的安全防范措施
八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防灰尘、防盗
五、档案在使用中的保管
档案在使用过程中的维护和保护制度 （一）建立档案使用和交接制度
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（二）建立档案使用和限制制度
第七章、档案检索
一、档案检索
（一）定义：档案检索是将档案的内容和形式特征记录下来，存储在各种检索工
具中，根据利用者的需要，方便及时地把档案查找出来充分发挥档案的作用。
档案检索工具：记录、报道、查找档案信息的工具，基本作用存储和查检
（二）档案检索的内容
1、档案信息存储：编制档案检索工具 编制过程： （1）对档案的内容和形式特征进行分析选择记录，对每件文件有一个描述过程，
形成一个条目
（2）对不同类型的档案进行排列，形成一个检索工具（数据库） 2、档案信息查检
（1）对检索要求进行分析，确定要查找的档案 （2）运用综合档案检索工具，找出利用者所需档案 （三）档案检索工作的意义和作用 1、是档案利用工作的关键
2、是档案工作和档案管理水平的标志 3、是档案业务工作的一门学科
二、档案检索工具概述 （一）作用：
1、桥梁作用：方便利用者找到所需档案
2、交流作用：利用者把所需信息通过馆藏信息与档案工作者沟通
3、管理作用：档案检索工具包含馆藏档案所有内容。档案员可通过制作检索工
具了解内容、形式特征等，为档案管理业务活动提供依据，通过制作不同检索工具为编研工作，查找档案提供咨询。
4、问：貌似还有一点，我和祎玮一道去考场路上，她背到了 （二）档案检索工具的分类
1、以编制方式进行分类：目录、索引、指南 2、按档案、载体形式分类：
书本式检索工具：纸质载体（不能受阳光直射，否则易脆断裂） 卡片式检索工具：条目式载体
缩微式载体：摄影方式（载体：胶片）
机读式检索工具：电子计算机（占空间小，检索速度快，携带方便） 3、按功能分类
馆藏性检索工具：反映全部档案，全总目录、案卷目录、案卷文件目录
直检性检索工具：分类目录、主题目录、人名地名（利用者通过多方法查找档案
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原件）
介绍性检索工具：现实馆藏档案内容丰富档案馆指南，如：“上海市档案馆指南浦东新区···”专题指南
（三）检索工具编制要求
1、要从实际出发，注意计划性
2、要从实用出发，注意科学性、规范性 追求内容效益、特点、质量
3、要从实效出发，注意快速准确，全面和具体性 （查检率、查准率、漏检率）
三、常见的档案检索工具
（一）案卷目录：以案卷为单位，依据档案整理顺序编制而成的检索工具
案卷目录表 案卷号 题名 年度 页数 期限 备注 档案室编 档案馆编 按年度、组织、问题 （二）、案卷文件目录（全引目录） 目录级、文件目录级
（三）全宗目录：介绍档案馆所有全宗状况的一种检索工具，包括：全总名称、全宗号、全总内案卷数量、全宗起止年代
全宗目录 全宗号 全总名称 案卷数量 起止年代 1 市委 5600 63-2000 2 政要 4600 70-2000 全总名称、全宗号、全总内容案卷数量、起止年代
（四）主题目录
档案主题内容、按照字顺进行排列
（五）专题目录（不受分类和主题的约束） 集中系统地揭示馆藏档案内容的一种专门的档案 （六）人名索引（姓氏、笔画、音序） 揭示档案中人名并指明出处的检索工具 （七）地名索引
是揭示档案中地名，并指明出处的检索工具 （八）档案作指南
全面系统介绍馆藏档案的工具书，又称为档案馆介绍，是档案馆面向社会全面报到和宣传档案性质的工具。
第八章、档案利用
档案利用：档案馆（室）以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式方法直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。
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四、档案的利用
（一）档案利用服务工作：档案的收藏者以利用者为服务对象，以提供库藏档案
为手段，采取多种形式和方法开放和提供档案资源。
（二）档案利用服务工作的要求 1、明确服务方向，坚定服务思想
2、熟悉馆藏内容，了解利用需求（学术研究、党政人员、民生） 3、严守保密规定把握开放尺度 4、改变服务方式，拓展服务内容
（三）档案利用服务工作的类型
1、阅览服务（档案利用的主要形式）、创造优良的服务条件，具有良好的服务环境，健全规章制度，做好阅览登记工作
2、外借服务（档案利用的辅助手段）时间限制、登记手续、填写代阅卡 3、复制服务：副本、复制件、摘录、摄影、缩微复制、手抄、复印 4、展览服务：长期展览、短期展览、专题展览 5、制发档案证明服务
6、咨询服务：事实性、检索性、指导性
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《档案学概论》
