文件编码： AD－01－Ⅱ
起草/修订人： 审稿人： 批 准 人： 起草部门： 办公室 适用范围： 全公司 页码： 第 1 页，共 28 页 起草/修订日期： 审核日期： 批准/生效日期： 年 月 日 年 月 日 年 月 日 公文行文管理制度
目录
第一章 总则 ...................................................................................... 2 第二章 公文种类 ............................................................................... 2 第三章 公文格式 ............................................................................... 3 第四章 各类公文编制格式要求 .......................................................... 4 第四章 行文规则 ............................................................................. 11 第五章 发文办理 ............................................................................. 12 第六章 收文办理 ............................................................................. 14 第七章 公文归档 ............................................................................. 15 第八章 公文管理 ............................................................................. 15 第九章 附则 .................................................................................... 16 附件
文件会签表 ........................................................................................ 17 发文审批表 ........................................................................................ 18 文件签收表 ........................................................................................ 19 收文处理表 ........................................................................................ 20 文件销毁申请表 ................................................................................. 21
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第一章 总则
第一条
起草部门： 办公室 适用范围： 全公司 页码： 第 2 页，共 28 页 为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照《国家行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》，同时结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范管理和进行开展工作的重要工具
第三条 本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。严格执行各项规定，确保公司秘密安全。
第五条 第六条
公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。 各部门（含分公司，以下同）的负责人应当高度重视文件处理工作，模范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。
第七条 本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件”）及各部门制发的公文（以下简称“部门文件”）。
第二章 公文种类
第八条
本公司公文内容性质可分为以下10种类型：
一、 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更
或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。
二、 通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传
达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 三、 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 四、 议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。 五、 报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。 六、 请示：适用于向上级部门请求指示、批准。 七、 批复：适用于答复下级部门的请示事项。 八、 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
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起草部门： 办公室 适用范围： 全公司 页码： 第 3 页，共 28 页 九、 函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审
批事项。
十、 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第九条
根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。
一、 上行文：上行文指下级部门向公司行文，或是公司向有业务指导关系的上级部
门行文。如报告、请示等。
二、 下行文：下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。如决定、通知、通报、
批复、意见等。
三、 平行文：平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函等。通知、会议
纪要有时也可作为平行文。
第三章 公文格式
第十条
公文用纸主要技术指标
一、 公文用纸一般使用的纸张定量为70g/m2的胶版印刷纸或复印纸。 二、 80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，仅用于公司对外的文件。 第十一条 公文用纸幅面及排版装订要求
一、 公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺
寸为210mm×297mm。
二、 未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。 三、 排版规格与要求
（一） 未作特殊说明文件，正文用4号或小4号字，中文用宋体，西文用Times New
Roman。
（二） 排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。 四、 装订要求
文件应左侧装订，不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。 第十二条 公文中所含要素
本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首页红色反线（宽度156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
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第十三条 公文中的表格
起草部门： 办公室 适用范围： 全公司 页码： 第 4 页，共 28 页 文件如需附表，对横排A4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
文件如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。
第四章 各类公文编制格式要求
第十四条 公司上行文（如附件6）
一、 首页上边距为8cm。后续页，纵页页面设置页边距上28mm，下25mm，左28mm，
右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。 二、 眉首
1. 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用小4号黑体字（西文用Arial），顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用小4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级及保密期限之间用“★”隔开。 2. 紧急程度
如需标识紧急程度，用小4号黑体字（西文用Arial），顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 3. 公司标识
由公司全称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。使用红色小初号华文中宋体字。 4. 发文字号
发文字号由公司代字-“公司名称”、年份和序号组成。公司标识下空1行，用小4号宋体字（西文用Times New Roman），居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条长度156mm的红色反线。
5. 签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用小4号宋体字（西文用Times
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起草部门： 办公室 适用范围： 全公司 页码： 第 5 页，共 28 页 New Roman）后标全角冒号，冒号后用小4号楷体字（西文用Arial）标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上。
三、 主体
（一） 公文标题：在红色反线下空2行。用小1号或2号黑体字（西文用Arial），
可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（二） 主送部门：标题下空1行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识，回行
时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使文件首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（三） 文件正文
主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中结构层次序数如下：
1. 第一层为“一、”，左顶格，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐。 2. 第二层为“（一）”，左空1字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加
标点，回行正文对齐。
3. 第三层为“1.”，左空2字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”，回行正文对齐。 4. 第四层为“（1）”，左空2字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后
不加标点，回行正文对齐。
5. 用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、第二条、第三
条……的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。
6. 若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用Arial），居中排布，1.25倍
行距，段前、后间距12磅。
（四） 附件
文件如有附件，在正文下空1行左空2字用与正文相同字号标识“附件”，后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1. ×××××××”），数字后加半角“.”，后加附件名称，回行正文对齐，上下附件序号对齐。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时使用阿拉伯数码标识序号，不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件及
(完整版)行政公文行文规范及管理制度
