1. 办公室主任：负责本部门全面工作，组织带领部门人员完成公 司下达的各项任务并保证工作质量；对本部门负责和参与的工作进行 合理安排并对工作质量负全面责任； 对资源配备进行有效管理，并负 责与其它部门/单位的协调与沟通；对本部门工作有指挥权、考核权。
2 .办公室副主任/助理：在办公室主任直接领导下进行工作，协 助主任处理日常事务，主任不在期间，主持办公室工作；协助主任负 责文秘方面的工作；协助主任负责往来单位的食宿安排和介绍信批转 工作；协助主任负责车辆调配和管理工作；负责收集各部门 /单位的 工作汇报、总结，并整理成文，提供公司领导参阅；负责会议安排、 通知、记录，检查督促会议布置情况，编写会议纪要，检查落实情况； 负责节假日和公司的值班安排。
3. 办公室主办科员：协助主任负责公文类文件的管理；负责公 司领导和办公室的办公设施、器具的安排与管理；协助主任负责文印 室、档案室工作；负责本部门工作人员的考勤、办公用品的领用发放 工作；完成领导交办的其它工作任务。
4. 办公室收发员：负责外来文件、函件、材料、电报、杂志、 报纸等的收取和分发；负责杂志、报纸的订购和报刊发行站的工作； 做好保管和保密工作，严防文件、函件、重要材料及杂志、报纸的丢 失破损；完成领导交办的其它工作任务。
5. 档案管理员：编制各类档案的检索工具，做到帐、物、卡相 符，各
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种清单齐全准确；熟悉档案内容，做到查找迅速无误；严格档 案查、借阅制度，提供优质服务；收集、整理利用工作中的反馈信息, 进行分析、研究、汇总，向领导提供建设性建议或信息；按规定定期 鉴定失去保存价值的档案，提出销毁意见；定期检查档案，对案卷中 纸张破损、变质、字迹褪色、扩散等文件材料应及时修复、复制；及 时、准确做好档案的统计工作；严格遵守保密制度，严禁非工作人员 随意进入档案库房。
6. 办公室打字员：负责公司文件和材料的打印和复印工作；负 责微机、打印机、复印机、速印机等设备的使用管理和维护保养；负 责微机、打印机、复印机、速印机等设备配件、消耗材料的保管工作; 负责油（复）印后废材料、多余印页的处理和销毁工作及各种机密文
件、材料的保密工作；负责打印和复制文件、材料和台帐的登记工作; 负责打印文件材料等原稿的保存和移交归档，防止散失和损坏；完成 领导交办的其它工作任务。
（一）提高会议成效的要领
1. 要严格遵守会议的开始时间
2. 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明
3. 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者
4. 在会议进行中要注意如下事项：
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(1) 发言内容是否偏离了议题？ (2) 发言内容是否出于个人的利害？ (3) 是否全体人员都专心聆听发言呢? (4) 是否发言者过于集中于某些人呢？ (5) 是否有从头到尾都没有发言过的人呢？ (6) 是否某个人的发言过于冗长呢？ (7) 发言的内容是否朝着结论推进呢［?
5. 应当引导在预定时间内做出结论。
6. 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间
7. 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 8. 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
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(二) 会议禁忌事项
1. 发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限) 2. 不可从头到尾沉默到底。|—
3. 不可取用不正确的资料。 4. 不要尽谈些期待性的预测。
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5. 不可做人身攻击。
6. 不可打断他人的发言
7. 不可不懂装懂，胡言乱语。 8. 不要谈到抽象论或观念论。
9. 不可对发言者吹毛求疵。
10. 不要中途离席。
企业会议管理制度
（一） 总则
为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制 度。
（二） 会议分类及组织 第一条 全厂会议归纳为四类：
1. 厂级会议：主要包括党政领导（扩大）会，全厂干部会、全厂班组长 会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会 以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、 团等办事部门分别负责组织召开。
2. 专业会议：系全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质 量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等 ），由分管 厂领导批
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准，主管业务科室负责组织。
3. 系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会 （如车间办 工会、科务会、支部会、车间（科室）职工大会等）由各车间科室、支部 领导决定召开并负责组织。
4. 班组（小组）会：由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召 开。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会 等）或厂际业务会（如联营洽谈会，用户座谈会等）一律由厂办受理安 排，有关业务对口科室协作作好会务工作。
（三）会议安排 第三条例会的安排。
为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制， 原则上 要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：
1?行政技术会议
（1）厂长办公会：
研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题
（2） 厂务会：
总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。
2
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办公室行政考核办法标准
