德市旌交投便【2011】25号
德阳市旌阳区公路建设投资开发管理所 关于印发《一环路西半环竣工文件编制办法
和归档要求》的通知
一环路西半环监理组、各设计单位、各施工单位：
现将《一环路西半环竣工文件编制办法和归档要求》印发给你们，请各单位组织专业力量，抓紧对竣工文件的编制工作，以便圆满完成竣工文件的验收工作。
特此通知
附件1：《一环路西半环竣工文件编制办法和归档要求》 附件2：《一环路西半环竣工图格式》
二0一一年九月二日
旌阳区公路建设投资开发管理所办公室 2011年9月2日印 （共印20份）
一环路西半环竣工文件编制办法和归档要求
根据四川省交通厅《四川省公路工程竣工文件材料立卷归档暂行规定》，我所结合本工程实际情况，特制定本项目竣工文件编制办法，规定如下：
一、编制办法说明：
1、一环路西半环竣工文件按类分册进行编制，分八小类。（一）可行性研究；（二）设计基础材料；（三）设计文件；（四）工程管理文件；（五）施工文件；（六）监理文件；（七）竣工文件；（八）科研。
2、项目建设各有关单位的编制工作分工如下：建设单位负责第（一）、（二）、（四）、（七）、（八）小类的文件材料编制；设计单位负责第（三）小类的文件材料编制；施工单位负责第（五）小类及第（七）小类的竣工图部分的文件材料编制；监理单位负责第（六）小类的文件材料编制。设计、施工、监理单位在完成各自的立卷编制工作后报请我所检查验收。
二、竣工文件编制要求：
1、竣工图的编制：
竣工图一律用计算机重新绘制。图纸内容应齐全、完整，正确地反映竣工实物。竣工图按照原设计图的组成：如施工一直按原设计图施工未发生变化的，图纸按原设计图绘制；施工因变更改变，则按变更后的实物重新绘制；在施工过程中工程发生变化，按原设计图施工的路段按原设计图纸绘制，更改后施工的路段按变更后进行绘制，两张图中分别应注明施工范围和施工日期。竣工图发生变更的地方，应在说明中注明变更依据和变更日期(变更令和变更立项通知单编号)。
各合同段所套用的通用图需重新绘制，并按分类的不同附在每册竣工图之后，如涵洞所套用的通用图就附在涵洞竣工图后面。 2、项目文件整理与归档：
（1）、公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。
（2）、公路工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位和建设单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。
（3）、公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按各合同段分别组卷。各项施工原始纪录、监理签认的质量保证文件材料等按路线进行方向，结合单位工程(含分部、分项)及不同专业，分别整理组卷．
（4）、公路工程监理文件形成的监理文件材料包括监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件(平行试验)、工程技术管理文件、工程计量与支付(支付报表、中间计量表)、与总监及参建单位的来往函、监理日志等由监理单位按阶段，问题分类整理组卷。
（5）、卷内没有重份文件；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。
3、卷内文件的排列：
（1）、管理性文件按问题或重要程度排列。
（2）、项目工程技术文件按管理、依据、施工程序、工程质量评定，试验检测、证明材料等排列。如：施工文件根据分部、分项工程的施工顺序纵向组卷(分项工程质量检验评定表、分项工程开工报告、检验申请批复单、质检表、试验、测量资料等)，横向重复到多个分项工程使用的文件(如砼配合比、材质证明等)按分类的不同，单独组卷。
4、案卷编目：
一个完整案卷由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。案卷编目包括编写页号，填写卷内目录和卷内备考表，编写案卷封面和案卷目录。
(1)责任者，填写文件形成部门或主要责任者，可采用通用简称：如中心试验室资料由中心试验室负责，质检资料由施工单位负责，计量报表由监理单位负责等。
(2)文件材料题名，填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并用“[ ]”括上。
(3)日期，填写文件材料的形成日期。
(4)备考表，盒内文件情况说明，整理人、检查人、时间。 (5)卷内文件材料页号的编写:
a、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页码。 b、单面书写的文件材料在其右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页码。图样号码编写在标题
栏外。页码的编号用打号机按序打号，序号从001起逐页编号。所用号码颜色为黑色，编号位数为3位。
c、成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、备考表不编写页号。 （6）案卷封面的编制
a、案卷封面采用内封面形式，封面规格为：297*210mm。 b、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。案卷题名由立卷者编制，其基本格式为：起讫桩号(或中心桩号)+工程名称(或分项工程名称)+本卷主要内容+文种(如报告、批复、检验单、图)。
c、编制单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。 d、编制日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。 e、保管期限应填写归档范围保管期限表中划定的保管期限(卷内期限不同应从长)。
f、密级，依据保密规定填写(暂不填)。 g、档号。
一环路档案号根据管理单位统一编制的编号下发至各单位，按照档案盒编码依次排序。例：
建设单位的档号：58-28-JS-1； 监理单位的档号：58-28-JL-1；
施工单位的档号：58-28-SG-A（合同段）-1、58-28-SG-B-1；
设计单位的档号：58-28-SJ-A-1、58-28-SJ-B-1、58-28-SJ-C-1。（A代表核工业设计单位，B代表华西设计单位，C代表中铁二院）
说明：“58-28”表示一环路西半环的项目编号，固定不变；“JS、JL、SG、SJ”相关单位字母缩写；“1”表示档案盒序号，按档案盒个数用阿拉伯数字顺序编号。
h、竣工日期：经监理工程师确认的分项工程的验收日期。 i、档案馆号应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码（暂不填）。
（7）卷盒案卷脊背的编制
卷盒案卷脊背项目有档号、案卷题名，档号填写方法同前所述。 （8）卷内目录的编制
卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等组成；排列在卷内文件材料的首页之前。
a、序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1依次标注。 b、文件编号，填写文件文号或图样图号。
c、责任者，填写文井形成部门或主要责任者，可采用通用简称。 d、文件材料题名，填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并用“[ ]”括上。
e、 日期，填写文件材料的形成日期。
f、页号，填写每份文件首页上标注的页号；最终件注起止号。 g、卷内目录一式两份，一份随案卷装订，另一份按档号装订成册，便于卷内文件检索。
卷内目录式样
卷 内 目 录
序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注 （9）卷内备考表的编制 a、卷内备考表式样见图
b、卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
c、立卷人，应由立卷责任者签名。 d、立卷日期，应填写完成立卷的时间。 e、检查人，应由案卷质量审核者签名。 f、检查日期，应填写案卷质量审核的时间。
g、互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体档案的档号，并注明其载体类型。
h、档号：同上第（6）点。 （10）案卷的装订
a、竣工图按297mmx210mm规格折叠装订。
b、案卷内不同尺寸文件材料要折叠成297mmX210mm的统—幅面。破损的要先修复，图样折叠时标题栏露在右下角。
c、装订时必须去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔—线
装订在文件左侧中部，距订口边lOmm，装订长度120mm。结头为死结，结头在背后中孔。
d、案卷封面、卷内备考表分别粘贴在装订好的文件材料的封面和封底，不露装订线。
（11）卷皮、卷内表格的规格及其制成材料
a、卷盒外表尺寸为310*220mm，用牛皮纸双裱压制,4cm厚。 b、卷皮封面，卷内备考表尺寸为297*210mm，采用150克的牛皮白色书写纸。
c、案卷目录、卷内目录等表格尺寸为297*210mm，采用70克的白色书写纸。
d、卷盒采用档案局监制的基建档案盒，卷皮、备考表各单位自己制定。
e、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目录全部采用打印。一般采用4号宋体字，可根据文件内容调整字体。
（12）、项目文件归档：归档文件必须完整、成套、系统，文件材料质量符合要求，并经建设单位审查，同时报送项目竣工文件归档目录软盘。
（13）、文件的成册，以下所提供的是每分册需成册的内容，成册单位可根据实际情况自拟标题。
三、竣工文件的分类造册：
(一)第一册 可行性研究
第一分册 项目建议书及批复，工程可行性研究报告及批复
第二分册 项目评估(包括开行的项目评估) 第三分册 环境预测、调查报告
(二)第二册 设计基础材料
第一分册 工程地质、水文地质勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明
第二分册 水文、气象等其它设计基础材料
(三)第三册 设计文件
第一分册 总体规划设计和公路用地图 第二分册 审批的设计及有关文件
(四)第四册 工程管理文件
第一分册 征地拆迁及用地材料
第二分册 招标、投标文件：招、投标文件只装中标单位的文件， 其顺序为A-N土建工程、绿化工程、交通安全设施工程、房建工程、施工机械设备，三大系统、监理单位招、投标文件(按施工单位顺序)
第三分册 承、发包及委托合同、协议书：承、发包合同按招、投标文件顺序排列，最后附其它有关的委托合同及协议书
第四分册 技术规范、技术规范的补充文件和修改文件 第五分册 概、预算审批文件及投资增、减变化的文件等 第六分册 与开行相关的文件(季报、月报、各种报告、传真等) 第七分册 工程总结，建议的总结内容如下： 1、工程建设概况；
2、工程建设组织管理机构及管理模式及各部门分工情况； 3、工程建设管理的举措及其成果；
4、总结工程建设管理所取得的经验和教训； 5、建设项目依据及资金来源情况； 6、征地拆迁等前期准备工作； 7、招标情况及标段划分；
8、安全、质量、进度管理、造价管理情况； 9、重大技术难题处理情况； 10、工程建设的其它情况。
(五)第五册 施工文件
第一分册 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 第二分册 总体施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要
第三分册 施工质检资料：根据分部、分项工程的施工顺序纵向组卷，其排列顺序为分部工程质量检验评定表、分项工程质量检验评定表、分项工程开工申请报告单、检验申请批复单、质检表、试验表、测量资料、中间交工证书等，横向重复到多个分项或分部工程使用的文件(如砼、砂浆配合比、材质证明等)按分类的不同，单独组卷
第四分册 原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告；原材料试验报告
第五分册 试验材料汇总表 第六分册 设计变更
第七分册 工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告 第八分册 施工原始记录(主要指施工日志)
第九分册 工程计量与支付(按支付期号，装订支付报表、附件
一、中间计量表单独装订成册)
第十分册 施工总结(含技术总结)，建议内容如下：
1、工程概况：起讫地点及桩号、工程技术标准，结构形式及主要技术指标主要工程量及总用工量；
2、扼要说明承包工程任务的依据，施工许可证件，开竣工日期，主要施工过程，执行合同等情况；
3、施工组织情况、管理情况及负责人名单；
4、施工工艺、方法、技术措施，冬、雨季施工情况，合理化建议实施情况；
5、工程地质、地形、水文、特殊地基的处理情况；
6、工程质量情况、工程质量目标及达标情况、重大质量事故及处理情况；
7、工程设计及变更执行情况；
8、工程监理概况及质量监督单位名称、监督形式；
9、技术经济指标完成情况、主要材料、机械台班使用情况及其分析；
10、施工中技术难度较大的各种课题攻关、科研及实验报告； 11、工程竣工情况：①污泥、垃圾、草废料、排水井、边沟管道、涵洞，通道、边坡、桥下障碍物等及用地范围清理工作完成情况。②取土坑、弃土场整理、环保，水上保持工作完成情况。③有缺陷的工程修补完成情况．④所有剩余工作将在交工验收后完成的详细计划安排及为完成这些工作所需留下的人员、设备、机构、试验室等详细情况，及驻地监理工程师的认可情况．⑤其他需说明的问题；
12、工程遗留问题及养护建议事项，经验总结。
第十分册 工程声像资料：该部分资料应能反映整个工程建设的全过程以及每一桥涵，构造物的施工过程，特别是隐蔽工程部分。工程照片按路基、路面、桥涵、构造物等分类，并依施工先后顺序排列，照片档案一式两份，一份应有底片或电子版，照片旁的说明用宋体五号字打印，照片总说明和卷内目录根据照片档案中的格式打印，其具体内容用宋体四号字填写。录音，录像盒外，要贴上名称及编号，并编写简要的说明。
(六)第六册 监理文件
第一分册 监理通知、开(停复)工令许可证及其附件资料 第二分册 备忘录、工地会议纪要
第三分册 施工质量检验分析：主要指监理平行试验，若有平行测量资料，也应装入，其装订顺序按试验表的顺序，各种类别的报告按里程、分部、分项工程的划分装订。
第四分册 规程规范：规范应用时若与监理招标文件中的规范有出入的则装入，没变化的则不装，但应说明建设单位已将规范装入第四册“工程管理文件”中。各监理单位自订的监理规程应装入。
第五分册 工程管理文件(指合同管理文件、计划进度管理文件、工程技术管理文件、工程质量管理文件，若其中的内容在监理通知单中已反映，可不再装入；监理月报装入该部分。)
第六分册 与总监及业主的来往函 第七分册 监理工作会议记录或纪要 第八分册 监理日志
第九分册 有关声像资料，其要求同施工文件中的声像材料装订要求。
(七)第七册 竣工文件
第一分册 工程竣工验收文件 第二分册 工程审计文件、材料
第三分册 财务决算、工程决算、支付报表（归到施工文件中） 第四分册 竣工表：主要指财务竣工表
第五分册 各合同段竣工图总说明书、路线平、纵面竣工图。平、纵面竣工图可利用原施工图设计中的“路线平、纵面图”，但必须按照施工中的实际情况进行修改，同时应在图中标注施工起讫位置，在施工中增加的固定水准点，应列到平面图上相应桩号的序号上，高程按实际施工情况填写。在竣工说明栏建议有如下内容：平面线型是否按设计施工；平面线型的变更情况；平曲线要素的变更情况；长短链情况；纵坡变更的原因及依据；竣工的纵坡是否符合原设计和变更设计纵坡的情况；施工中采用控制纵坡标高的方法等。
第六分册 路基、路面竣工图。内容包括路基竣工标准横断面图、路面结构竣工图、中央分隔带部分及路面端部结构竣工图、集水井、横向排水管竣工图、城市干道纵横向雨污水管道竣工图、排水和防护工程竣工图、路基横断面竣工图、路基土石方竣工数量表、每公里土石方竣工数量表、软土(不良)地基处理竣工图、绿化工程竣工图等。竣工说明建议内容如下：路基的断面几何尺寸情况；施工过程中执行原设计对不良地质处理措施的情况；对不良地质处理措施变更设计的原因及依据；路基施工中压实度的控制情况；防护工程中全面执
行原设计的情况及变更情况；施工过程中全面执行原设计路面结构情况；路面结构的变更原因及依据；路面材料的来源及其质量；路面施工主要采用的有效措施；控制路面施工质量的有效措施；执行路面施工技术规范的情况；施工中对质量事故的处理情况等。
第七分册 涵洞、通道竣工图
第八分册 大、中、小桥竣工图，按桩号顺序排列，凡设计图设计的内容竣工图纸都应该有（参照样图绘制）
第九分册 设计平交道口竣工图（平交道口工程量从弧线起止点算）
第十分册 收费、监控、通讯三大系统竣工图
(八)第八册 科研
第一分册 课题报告、任务书、批准书 第二分册 协议书、委托书、合同 第三分册 实验记录
第四分册 实验分析，计算、整理数据 注：以上分册不全面的，接上顺序分册
四、施工文件中原记表监表、质报单、评定表等按一环路西半环改
建工程施工监理用表及说明及以下要求：
(一)、各施工单位根据监理工程师批准的本合同段的分项、分部工程划分填写相应的各种表格．监理单位为中标的各家监理咨询单位名称，承包单位为中标的承包单位名称。若有简称，应在开工时报我所批准．若已造成不能更改的表格，施工单位应将本单位所有出现过
的填写名称以行文的方式上报我所。
(二)、质报单和评定表中“平均值、代表值”栏：主要指测规定值的项目中根据数据的性质，如砼强度，弯沉、压实度、砂浆强度等能填写平均值或代表值(根据规范要求砼强度取了十组强度以上，填写代表值)。其他测定的数值，如允许偏差的项目均不填写该栏。
(三)、质报单和评定表根据施工实际，按时间、次数分别记录；分项工程质量检验评定表按施工工艺的要求划分单元，对质检表数据进行汇总，如：预制梁按一片梁填写一张，梁板安装一跨填写一张，张拉按一片梁（板）填写一张。
(四)、质报单、评定表中的“实测值或实测偏差值”栏的检测次数大于10组除可根据表格实际情况增加栏数外，也可在表后附上自制的实测值或实测偏差值表格(需监理签字)。
(五)、监理工程师在“外观鉴定栏”、“质量保证资料”中的填写应严格按工程质量检验评定规范的要求填写。若在描述中不存在扣分的地方，则不应扣分。
(六)、质检表格和施工原始记录应保证其原始性，凡填写项目及签字手续齐全的，均不做修改。
(七)、分项工程质量检验评定表的评分才是交工验收的评分依据。
五、照片档案要求
4 照片档案的收集 4．1 收集范围
4．1．1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4．1．1．1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4．1．1．2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 4．1．1．3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4．1．2 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4．1．3 其他具有保存价值的照片。 4．2 收集要求
4．2．1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
4．2．2 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 4．2．3 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
4．2．4 底片、照片、说明应齐全。 4．2．5 底片与照片影像应一致。
4．2．6 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。
4．2．7 照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。 4．3收集时间
4．3．1 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整
理，向档案室归档，一般不应跨年度。
4．3．2 依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
4．3．3 档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。
5照片档案的整理 5．1 整理原则
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。
5．2 照片、底片的鉴定 5．2．1 保管期限
保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。
5．2．2 密级
密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB／T 7156及有关规定执行。
5．3 底片的整理 5．3．1 底片的编号
底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：
全宗号一保管期限代码一张号
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
保管期限代码：分别用“1、2、3”或\、C、D”对应代表永久、长期、短期。
章号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。
5．3．6 册内备考表 参照卷内备考表要求 5．4照片的整理 5．4．1 照片的分类
应在全宗内按保管期限一年度一问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限一问题一年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。
5．4．2 照片的排列
应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
5．4．3 照片的编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。
格式：全宗号一保管期限代码一张号 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
保管期限代码：分别用“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。 张号：张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开
始的顺序编号。
例：施工单位照片编号58-28-SG-Y-1 5．4．4 照片的入册 5．4．6 单张照片说明的填写 5．4．6．1 说明的格式
说明应采用横写格式，分段书写。其格式如下： 题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时 间： 摄影者： 文字说明：
5．4．6．2 说明的内容
5．4．6．2．1 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
5．4．6．2．2 照片号按5．4．3。 5．4．6．2．3 底片号按5．3．1。
若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。
5．4．6．2．4 参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下：
(相关档案种类) 档号
注：括号内为选择性著录内容。
示例1：文书档案0113-2-18 示例2：科技档案G-J-21
照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。
5．4．6．2．5 照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。
示例：1953年3月2日写作19530302。
5．4．6．2．6 摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。 5．4．6．2．7 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反
映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权
不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
5．4．6．2．8 密级应按GB／T 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。
5．4．6．3 说明的位置
单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。
5．4．6．4 大幅照片的说明
对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。
5．4．7 组合照片说明的填写
5．4．7．1 一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。
5．4．7．2 组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
5．4．7．3 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。
5．4．7．4 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组
依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组 联符号采用“①”。组联符号不宜越册。
5．4．7．5 整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应
在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。
示例：相关照片长期一4一⑥
上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。
5．4．7．6 组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。
5．4．8 册内备考表 按5．3．6。 5．4．9照片册的封面
照片册的封面应印制“照片册”字样。
5．4．10 照片册的册脊
照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。 照片册册脊的格式：照片号为格式一的照片册册脊见附录B中的照片册册脊(一)；照片号为格式二的照片册册脊见附录B中的照片册册脊(二)。
5．4．1 1 照片册的排列
照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 5．5照片档案目录的编制 5．5．1 目录的著录 5．5．1．1 著录项目
照片档案目录的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。
5．5．1．2 条目的著录单位
以照片的自然张或若干张(一组)为单位著录成为照片档案目录的条目。
5．5．1．3 组合照片的著录
5．5．1．3．1 以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。
5．5．1．3．2 以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。
5．5．1．4 大幅照片的标注
对于大幅照片、底片，应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。以一组照片为单位著录时，还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。
5．5．1．5 著录与标引的要求
照片档案著录与标引的方法和要求，应按照DA／T 18、GB／T 15418、DA／T 19执行。
5．5．2 目录的编制 5．5．2．1 目录种类
照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。
5．5．2．2 基本目录
照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。
基本目录的条目应按照片号排序。照片档案基本目录参考示例参见附录D。
5．5．2．3 册内目录
册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内照片目录参考示例参见附录E。
6 照片档案的保管
6．1 包装物与装具6．1．1 底片袋
底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制
作，其pH值应在7.2～9.5之间，纤维素含量应高于87 %。
底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。 6．1．2 底片册、照片册
底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.2～9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。
册内照片目录
照片号 题名 时间 页号 底片号 备注 注：施工单位主要收集施工过程中的施工工艺、隐蔽工程等。无底片的有电子版的参照电子文件归档要求，底片号用电子文件编号代替。以上解释不清楚的参照照片档案管理规范(GB/T 11821-2002)。
六、电子文件档案要求
《参照电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.1-1999）
电子文件应保证真实性、完整性、有效性和安全性。 1、收集积累要求
电子文件应由文件形成单位负责收集积累。收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明。
2、整理方法
归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入U盘。U盘编号从分类号开始，例SG-A-1，贴于U盘上。
电子文件目录 序号 题名 文件名 U盘号 版本号 形成日期 备注 注：用于U盘统计
电子档案目录 U盘编号： 序号 代号 题名 电子档案名 密级 保管期限 备注 注： U盘内文件目录
七、竣工文件份数的要求：
竣工文件上交完整的文件两份，其中一份必须是原件；另外上交不完整的文件两份，其内容包括工程竣工验收报告、竣工验收鉴定书、验收委员会名册、竣工图总说明书、路线平、纵断面竣工图。
注：竣工图上必须反映完整的实际完成工程情况，包括隐蔽项目，用表格数据统计或图样表示。
附件1 公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表
小类 归档内容及要求 1、项目建设书及批复 保管期限 保管单位 交通主管部门 2、工程可行性研究报告及批复 一、可行性研究 3、项目评估 建设单位 4、环境预测、调查报告 1、工程地质、水文地质勘察设计、勘二、设计基础材察报告、重要土岩样说明 料 2、水文、气象等其它设计基础材料 1、总体规划设计 三、设计文件 2、审批的设计及有关文件 3、公路用地图 1、征用土地批准文件及红线图 2、公路建设用地呈报表 3、征地数量明细表 永久 4、拆迁、补偿协议书 建设单位 四、工程管理文件 5、承、发包及委托合同、协议书、招标、投标文件 6、技术规范的补充文件和修改文件 7、施工执照 永久 8、工程总结 使用单位 建设单位 长期 永久 长期 交通部档案馆 交通主管部门 设计单位 建设单位 永久 设计单位 永久 长期 1、开工报告 2、施工组织设计、施工方案、重要会永久 建设单位 建设单位 长期 审纪要 3、分项工程开工申请单及附件 永久 使用单位 建设单位 建设单位 4、设计变更 永久 使用单位 5、中间检验报验单及附件 6、工程记录及测试、沉降观察记录、五、施工文件 事故处理报告 7、单位工程、分项、分部质量检验评永久 定报告 8、施工总结（含技术总结） 9、机电设备安装及调试记录 长期 10、专项检测及监控材料 永久 11、工程声象资料 长期 建设单位 使用单位 长期 建设单位 长期 建设单位 使用单位 长期 建设单位 公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表
小类 归档内容及要求 1、监理通知 2、备忘录、会议纪要、监理指令单 六、监理文件 建设单位 3、监理的独立抽检资料 永久 使用单位 保管期限 永久 建设单位 长期 保管单位 4、规程规范 5、合同管理文件 9、工程计量与支付 11、监理工作会议记录或纪要 12、监理日志 永久 13、声象资料 长期 1、工程竣工申请报告 2、工程竣工验收报告 建设单位 交通部档案馆 交通主管部门 3、竣工验收鉴定书、验收委员会名册 建设单位 使用单位 建设单位 4、工程总结文件 使用单位 永久 七、竣工文件 5、工程审计文件、材料 6、财务决算、工程决算、支付报表 7、竣工图 （1）总说明书 建设单位 长期 建设单位 交通部档案馆 交通主管部门 （2）路线平、纵面竣工图 建设单位 使用单位 （3）路基、路面竣工图 建设单位 （4）桥梁、涵洞竣工图 （5）路线交叉工程竣工图 （6）沿线设施及其它工程竣工图 （7）环保工程竣工图 （8）通用图 1、课题报告、任务书、批准书 2、协议书、委托书、合同 3、研究方案、计划、调查研究报告 八、科研 4、实验记录 永久 永久 永久 长期 使用单位 建设单位 建设单位 使用单位 5、实验分析、计算、整理数据 永久 6、阶段报告、科研报告、技术鉴定 使用单位 建设单位 附件2 盒内文件封面样式（用A4黄色薄牛皮纸）
档 号： 58-28- （与档案盒上一致） 档案馆(室)号： 暂不填
第五册 施工文件
第一分册（第1册共2册）
德阳市一环路西半环建设工程A合同段
立卷单位起止日期保管期限密 级 总体开工报告
青建集团股份公司 20091118~200911 永久（根据保管期限表中要求填） 暂不填 附件3 卷内备考表（用A4黄色薄牛皮纸）
卷 内 备 考 表
档号：
互见号： 说明： 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日
附件4 档号章
档号 序号 1 58-28-SG-A-1 2.5cm 1cm 说明：1、档号章总尺寸为3.5cm*2cm，用蓝色印泥。
2、档案章盖在每份或每册文件封面上端中间位置。
3、“档号”内容同档案盒档号一致；“序号”表示每个档案盒内资料件数（册数），顺
序编号。固定编号可印刻，手填编号用黑色或蓝色笔迹编写。
附件5 档案盒面样式（手填，或刻印章）
档 号： 58-28- （与档案盒上一致） 档案馆(室)号： 暂不填 缩 微 号： 暂不填
案卷题名 A段总体开工报告、施组、技术交底 编制单位 青建集团股份公司 编制日期 20091118~200911 保管期限 永久（根据保管期限表中要求填） 密 级 暂不填
说明：手填要求字迹工整，编制单位、编制日期、保管期限可刻印章，用黑色或蓝色印泥。
附件5 档案盒脊背样式（打印）
档 号 档 号
同档案盒正面案卷题名一致。
案卷题名 案卷题名
同档案盒正面案卷题名一致。
竣工及归档管理办法
