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会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜； 在会前拟制meeting agenda（见模版）
在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文；
--初次会面PPT应包括：联想总体情况及业务情况介绍；
--再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。 帮总经理准备名片，并提醒会面时携带；
提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度； 提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；
会面结束后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；
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总经理参加的外部会面
总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点：
开始
征询GM接到参会邀请 是否参会 N
Y
注意事项： ? ? ?
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婉拒并请对方改请 回复对方参会，并 写入日程表 关注对方会议组织 情况，并适时提出 建议 在会面前给GM提供背景材料 提醒GM参会 总经理参会 结束 会前为总经理准备详细的背景材料；
会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间； 对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反馈；
外部会面会议备忘模版
Guest Meeting Table
Guest’s Company: AMD Guest’s Name and Position Mr. Hector de J. Ruiz COO Mr. Raymond Lee V.P of Asia Sales & Marketing Legend’s Participant and Position Mr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business Division Mr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business Division Mr. ――― General Manager of Material Management Division of DTB Miss. ――― Manager of Material Management Division of DTB Mr. ――― Interpreter Mr. Kelvin Kwok Sales Director of Asia Mr. Thomson Chan Marketing Director of Asia Mr. Perry Chan Country Manager of China Mr. Jack Lee Assistant Sales Manager Appointed Time Period: 15:00 pm-16:00 pm, June 2, 2000 Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited Meeting Agenda: ?15:00-15:05 Introduction ?15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) ?15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) ?15:30-15:45 Legend update (Mr. ――) ?15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend
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四、媒体采访
时序 接 受 采 访 总经理 开始 总经理秘书 品牌市场部 接到采访申请 品推安排? Y 整理品推提供的采访提纲 Y N 转交品推处理 安排总经理采访？ N 征求总经理意见 接受采访？ 采访前一星期 N 结束 Y 根据日程进行安排 结束 落实品推陪同人员及记者的联系方式 配合品推整理采访问题答案 审阅 Y N 修改 了解记者需求，为记者提供相关资料 采访前一天 提醒总经理着装 18
采访在公司？ Y 电话采访？ N 预定会议室 准备电话设备 检查设备 Y 定车 N 采访前20分钟 检查采访场地 与品推陪同人联系，再次落实时间 接待记者 总经理接受采访 提醒总经理出发 采访结束 通知总经理收看 与记者联系，落实播出或见报时间 结束
媒体采访流程说明：
1、接受采访 ? 联想电脑公司的采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安排；除此之外的采访需求
必须转交品牌推广部处理；
对直接联系的记者要特别礼貌，要向对方说明公司采访规定，请对方理解；应记下记者的联系方式，必要时可帮助对方联系品推接口人；
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从品推得到采访提纲；
将整理好的采访提纲和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见；
对总经理接受的采访可根据日程进行安排，适合安排在一起的采访尽量安排在一起；
对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推推荐其他人接受采访，必要时可帮助品推人员进行沟
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通联络。
2、采访准备（采访前一周） ? 落实品推采访陪同人和记者的联系方式，出现意外情况时可进行联系； ? 配合品推帮助总经理整理采访问题的答案，呈送总经理审阅并适时修改；对于常见问题的回答应该有
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所备份并及时更新；
了解记者需求并进行准备：
对于需要摄像或拍照的采访对光线和电源会有要求，在预定采访场地时应该注意； 有些记者会要求得到公司、部门简介或总经理的简历和照片，可事先为记者提供； 对公司简介、部门介绍、总经理简历和照片应分别准备电子版和打印版；
3、采访准备（采访前一天） ? 帮助总经理准备好采访提纲和问题答案； ? 对于需要摄像或拍照的采访注意提醒总经理着装和发型；
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如果是电话采访要向行政后勤部通讯处事先借好电话会议设备；
如果采访在公司外进行要事先定车；
如果采访在公司内进行要事先预定会议室，并根据采访需要注意采光电源； 4、采访当天 ? 采访前20分钟必须与品推陪同人联系，落实采访时间；
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如果是电话采访需要检查会议设备；
到采访时间后接入记者打来的电话或帮助总经理拨通记者电话； 如果采访在公司外应该及时提醒总经理出发；
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如果采访在公司内应该检查采访场地；
如果采访在公司内，记者到后应由秘书先行接待，了解场地是否合适，对方是否需要其它背景资料； 安排停当后请总经理出面接受采访；
送记者离开，并了解播出或见报时间；
5、采访结束 ? 与记者沟通，及时了解播出或见报的确切时间； ? 通知总经理收看，或收集采访报纸呈送总经理；
必要时可通知公司全体或部门员工收看。
注意事项：
? 对记者的界面要非常友好。
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秘书工作手册（35页） - 图文
