仪器设备档案归档说明及移交清单
根据学校《仪器设备验收管理办法》（校资字[2017]7号）和《仪器设备档案管理办法》（校档字[2008]3号）相关要求，采购合同额高于10万元的仪器设备申请办理资产入固前，需要将相关档案移交档案馆统一保管。按照“谁使用，谁负责；谁采购，谁监管”的原则，仪器设备归档工作由设备购置单位负责。不办理归档手续或者归档资料不齐全，不予办理资产入固。具体要求如下：
一、仪器设备大致可分为四类：标准仪器设备（含进口）、非标仪器设备（包括自行研制和委托研制）、特种设备、软件信息类设备。不同类型的仪器设备归档范围要求不同（见表1-4），须按各自相应的归档范围向档案馆移交档案资料。
二、所有移交的档案资料必须为原件正本，软件光盘为正版原版。合同、安装调试报告、验收报告等凭证性资料必须签章完备。合同中对设备随机资料有具体约定的以合同为准。
三、移交清单中所列的资料为必须归档内容，如有缺失，请填写情况说明，并由设备负责人签字。
表1
标准仪器设备档案资料移交清单
(合同金额10万元以上)
年 月 日 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 ... 购置审批表 论证报告 招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书） 合同（含技术协议） 装箱单（送货单） 资料名称 是否齐全 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 备注 1-3项资料，2024年之前招标的由国资处负责归档，2024年之后招标的由设备负责人归档 进口仪器设备提供此项 供货方提供，设备负责人出厂合格证（产品质量证明文件、出厂检测报告） 是□ 否□ 原产地证明 / 报关单 / 免税证明 使用说明书（技术手册、维护手册等） 随机软件安装光盘 保修卡（售后服务承诺） 安装调试报告（测试报告） 培训内容和培训记录 质量技术验收报告 第三方检测报告、鉴定报告 合同中约定的其他资料 ...... 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 签字确认，要求见《验收实施细则》第三章十一条 依据合同约定 设备负责人撰写，要求见《验收实施细则》第四章十六条 依据合同约定 （如实填写资料缺失情况，并由设备负责人签字，资料齐全无需填写） 资料 缺失 情况 说明 设备负责人：
表2
非标(自制\\委托研制)仪器设备档案资料移交清单
(合同金额10万元以上)
年 月 日 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 ... 购置审批表 论证报告 招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等） 合同（技术协议） 设计方案 方案评审 研制工作总结 装箱单（送货单） 产品合格证明文件（包括整机和主要外购部件合格证） 原产地证明 使用说明书（技术手册、维护手册等） 保修卡（售后服务承诺） 安装调试报告 培训记录 质量技术验收报告 第三方检测报告、鉴定报告 合同中约定的其他资料 ...... 资料名称 是否齐全 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 备注 1-3项资料，2024年之前招标的由国资处负责归档，2024年之后招标的由设备负责人归档 如有进口部件提供此项 供货方提供，设备负责人签字确认，要求见《验收实施细则》第三章十一条 依据合同约定 设备负责人撰写，要求见《验收实施细则》第四章十六条 依据合同约定 （如实填写资料缺失情况，并由设备负责人签字，资料齐全无需填写） 资料 缺失 情况 设备负责人： 说明 表3
特种设备档案资料移交清单
(合同金额10万元以上)
年 月 日 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 ... 购置审批表 论证报告 招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等） 合同（技术协议） 装箱单（送货单） 资料名称 是否齐全 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 备注 1-3项资料，2024年之前招标的由国资处负责归档，2024年之后招标的由设备负责人归档 原件或复印件加盖制造单位公章 供货方提供，设备负责人出厂合格证（产品质量证明文件、出厂检测报告） 是□ 否□ 制造单位资质证明（设计、制造许可证） 设计、生产、安装技术资料 使用说明书（技术手册、维护手册等） 保修卡（售后服务承诺） 安装调试报告 特种设备使用登记证 培训记录 特种设备操作人员上岗证 质量技术验收报告 合同中约定的其他资料 ... ... 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 签字确认，要求见《验收实施细则》第三章十一条 依据合同约定 提供复印件 设备负责人撰写，要求见《验收实施细则》第四章十六条 （如实填写资料缺失情况，并由设备负责人签字，资料齐全无需填写） 资料 缺失 情况说明 设备负责人： 表4
软件信息类设备档案资料移交清单
(合同金额10万元以上)
年 月 日 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 ... 购置审批表 论证报告 招投标文件（包括招标公告、招标文件、投标文件、招评标报告、中标公告、中标通知书等） 合同、技术协议 资料名称 是否齐全 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 备注 1-3项资料，2024年之前招标的由国资处负责归档，2024年之后招标的由设备负责人归档 自行开发或者 委托开发软件提供此项 进口软件提供 供货方提供，设备负责人软件设计方案、方案评审、软件开发工作总结、是□ 否□ 软件系统测试大纲和测试报告 装箱单 软件著作权登记证书、软件销售授权书、软件使用授权书 原产地证明/报关单/免税证明 软件安装光盘 使用说明书 售后服务承诺 软件测试报告 培训记录 质量技术验收报告 合同中约定的其他资料 ...... 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 是□ 否□ 签字确认，要求见《验收实施细则》第三章十一条 设备负责人撰写，要求见《验收实施细则》第四章十六条 （如实填写资料缺失情况，如资料齐全填“无”，并由设备负责人签字） 资料 缺失 情况 说明 设备负责人：
仪器设备档案归档说明及移交清单
