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外贸公司 工厂外贸部门 外贸业务员管理规章制度 规范 

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外贸业务员管理

1.管理如要做到公正,公开,绝对需要员工的配合!如果员工藏有私心,不向主管汇报客户情况甚至隐藏客户信息,导致管理者无法作出判断及相关决策。要做到公平公正,员工之间,员工与主管之间需要互相监督。要做到完全公开,管理者必须有实权审核及审批各种单据,并对各种单据进行存档及公共管理,以方便后来的员工查阅参考。

2.如要建立一个好的团队及竞争机制,管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核,包括销售技巧,付费平台发布信息数量,免费平台广告发布的网站数量,所签订的销售合同数量,达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金,而不是仅仅与底薪挂钩,因为底薪原本相差也不大,员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性,也能为公司赢得更多的客户及销售额。

3. 关于现在划分的区域,虽然做到了区域平分,但是不可能做到完全平等。总有区域相对好的和一般的。完全按区域分问题在于免费平台,现在原则上是谁接到了另外一个人区域的询盘要给对方,但如果此业务员有私心不拿出来(当然现在我们有公开制

度),或者是觉得自己的努力结果给别人了不甘心,因此没有那么努力了。这时我们需要考核制度(免费平台广告发布的网站数量)来约束。深入一步来说,如果他继续努力在更多的平台发布更多的信息,但是还是别人区域的询盘,这时他的积极性会大大下降。这样的情况是否可以考虑算团队业绩或者按50%比例平分业绩?

关于业务员的管理工作,如果要做到完善制度,必须严格按以下制度执行,以确保公司的利益最大化。红色字体是我标出的特别需要注意的。

(一) 日常工作

1. 8:40之前打开电脑,查收邮件,查看询价信息。

2. 综合整理一天要做的事情,列出每天的六点计划,把要处理的事情分为

四类:

(1) 紧急;(2)重要;(3)日常(4) 临时

3. 和在线的客户进行及时沟通,聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘

出来存入备忘录。

4. 工作结束之前确认一天的工作结果,将六点计划中完成和未完成的标注

出来。注明完成进度,如有未完成的工作,写清未完成的原因。

5. 每周一上午9点部门经理给业务员开晨会,安排本周工作计划,每周五

下午三点前交本周工作总结,并于下午5点开总结会议,做工作反馈和总结。

总结内容应包括:

(1) 所有在跟踪的客户名称,国家,感兴趣产品,本周进程,下周计划。 (2) 总结一周内遇到的技术性问题。 (3) 总结在业务上遇到的问题

6. 每月对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结。

7 对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析。

8. 对自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和

计划。

(二) 客户开发前期工作

1. 收到询盘及报价时,要及时跟部门经理确认是否已有同事联系,如没有,

及时跟踪和处理。

2. 在与客户商谈过程中,有涉及到技术指标的问题,即时与部门经理或研

发部门沟通,并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书,需要跟公司及办证机构联系,进行办理。

3. 业务员在邮寄样品前,必须向客户收取样品费用,快递费或取得客户到

付帐号。不能取得样品费又不能到付,须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息,快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期,须跟踪样品测试结果。

(三) 报价及合同签定

1. 收到客户询盘及报价时,原则上按报价单报价,如最终报价低于报价单,

应与部门经理确认相关信息后在给客户报价,做报价单或形式发票给客户,并要求客户签字回传。

2. 收到客户签字确认形式发票后,严格按照公司合同范本制作销售合同。

销售合同必须包含全部客户所需单据,需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。

3. 将填写完整的合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审批。 4. 合同盖章后,扫描发给客户确认签字。

5. 如客户对销售合同有异议,合同修改后重新确认。

6. 双方签字盖章后,合同签订完毕,须将签字盖章原件备案。

(四) 安排生产(备货)

非常重要:应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货!

(部门配备一个专门的跟单员,归部门经理管理。不能业务员一条龙操作。)

您或许会觉得成本会增加,但这绝对是必要的!

1. 业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后,通知

跟单员在速达5000中及时制作销售订单,经部门经理签字后,安排生产。 2. 业务员需要和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表。 3. 业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检,保险,定船定航班情

况。

4. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。 5. 跟单员负责统计每天的发货记录,并公布在部门白板统计本上。

(五) 发货

1. FOB条款下,客户如指定货代,及时与客户确认货代信息,如果是CIF

条款,或FOB条款但由我公司负责确认货代公司,须及时联系货代,确认合适的轮班和发货时间。

2. 货物报关出口后,把所有单据包括商业发票,箱单,原产地证,提单等

扫描存档,并发给客户,进行确认。

(六) 文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单(合同,发票,箱单等),必须保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标

识已完成订单,待处理订单。以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件。

(七) 电脑管理

1. 电脑密码一律在部门经理,总经理处备案。

2. 业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘,部门经理,总经理有权查看。客

户资料半年进行一次光盘刻录,进行数据备份。

(八)E盘文件管理

1. 所有与客户往来及与发货有关文件,必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件,按固定格式统一存放在E盘,保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。

E盘:高级客户 :客户----Business Report----Customer File----Packing----Shipping document 低级客户: 客户-----邮件 潜在客户: 客户-----邮件

2. 文件存放说明:Business Report 下存放业务进展,工作总结。Customer File

下存放来往邮件,传真,及报价。Packing下放置与包装有关的文件,图片。Shipping document下按合同号设置文件夹,分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件,原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。

(九)邮件管理

统一使用Foxmail管理。邮件记录需在F盘保存。总经理,部门经理有权查看工作邮箱。

(十)产品报价程序

业务人员对外报价不得低于底价,如有特殊情况低于底价时,需要向总经理,主管,提出书面或邮件申请,审批单价后才可对外报价。

(十一)合同号登记本

业务员签订合同后,必须及时在合同号登记本上进行登记,并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括:合同签订日期,合同号,客户名称,产品名称,数量,预计发运日期,目的地。

合同号登记本统一挂在部门白板上,以确保所有信息公开透明。

(十二)单证保管

货物发出十日后,收齐所有单证复印件,装订成册,存档保管。

(十三)奖惩制度

业务员严格按照以上规定执行,对于严格执行者给予激励加分,如违反以上规定第一次给予警告,第二次给予扣分。

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外贸业务员管理1.管理如要做到公正,公开,绝对需要员工的配合!如果员工藏有私心,不向主管汇报客户情况甚至隐藏客户信息,导致管理者无法作出判断及相关决策。要做到公平公正,员工之间,员工与主管之间需要互相监督。要做到完全公开,管理者必须有实权审核及审批各种单据,并对各种单据进行存档及公共管理,以方便后来的员工查阅参考。2.如要建立一个好的团队及竞争机制,管理者
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