OA办公自动化
系统说明
办公自动化系统
1. 前言 产品介绍
随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。凭借Microsoft、UNIX等系统平台上的开发经验，成功地推出了基于Internet/Intranet平台的企业级网络应用系统。办公自动化应用软件---- Office Assistant 变成一个新的发展方向。该软件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平台，针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。其友好的界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企事业单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手。她使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化，大大提高了公司各部门的工作效率。
办公助手采用纯WEB技术，即：在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与传统方式相比有了质的飞跃。
系统设计使各模块可独立存在；整个软件易拆分，易组装，灵活方便；良好的系统开放能力和可扩展性，同时可根据各个不同企事业特点，为其量身定制其业务模块。
1.1. 产品特点
1、可定制：组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等全面提供自定义
◆ 组织机构
对组织机构进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。
◆ 表单定制
管理员可根据本单位业务需求，定义出各种格式的表单，提供给各个子系统应用。
◆ 流程定制
管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程，自定义项目丰富，可很好地满足组织中各种工作处理的需要。流程定制包括：流程定义、环节定义和流向定义三个步骤：
[流程定义]：对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库，以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。
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[环节定义]：对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。办理方式可选择：◎编辑式◎审批式◎ 分发式；办理人员：可选择具体的岗位或人员，也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定，并提供“只需其中一个办理人办理”或“需全部办理人共同办理”等辅助选项；办理权限有：◎允许编辑文档◎允许填写意见◎允许查看意见汇总◎允许跟踪后续办理过程等，并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分；提示催办中可设定：新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。
[流向定义]：对流程中各个环节的流向进行定义，可定义直流、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能，满足各种类型流程处理的需要。
自由流程：系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。 ◆ 字典库
对常用的办公用语、流水号、打印格式等进行设置和维护。
◆ 系统初始化
提供创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、设置Domino服务器文档、删除用户自定义信息和删除用户登录信息等功能。
2、可规划：可根据单位的具体情况规划工作流程和文件管理体系 ◆ 按照需要设定工作流程
应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理、收文处理、请示报告及各项审批、签核等工作流程。流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中。每个流程可设立管理者，便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控，方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。
◆ 层次化的文件管理模式
文件在系统中按：文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织，文件库可根据需要进行设置，文件夹也可根据需要多 级设置。
◆ 提供多重权限框架，各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系
文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。 文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。 文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。
◆ 文件格式自定义
文件管理系统中的文件格式表单可灵活自行定制，文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。
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3、可管理：以组织机构为基础，对整个组织的工作和权限进行管理
当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时，可对系统各模块内相应的权限进行同步更新，以确保数据的安全和完整。
4、B/S+C/S：采用群件技术和Web技术相结合，同时提供B/S和C/S两种应用模式
用户可根据自身需要选择合适的应用模式，也可两种模式混合应用。特别地，合强iOA在B/S模式下具有良好的运行速度， 可基于互联网实现安全快速地运行，大大方便了分布式办公和移动办公。
5、事找人：为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口
合强iOA将协同办公集中到[待办工作]和[在办工作]两个窗口，在此各项工作进行分类，并按时间和轻重缓急进行排列，每个人都可方便地在此依次办理各项工作。
6、可扩展：开放式体系结构、标准化接口、并配有二次开发手册
合强iOA采用开放式体系结构，各个模块独立实现，并具有标准接口，为今后系统的升级和扩展打下良好基础。同时，客户也可根据二次开发手册，并利用系统内置的二次开发辅助工具自己进行二次开发，开发出新的功能模块或与其它系统互连。
三、应用效果
实现远程办公和移动办公，随时随处办理工作事务
无论您身处国外、还是国内，无论您在机场、酒店、家中……都可以随时投入到工作中来，方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况，及时处理工作问题。
实现知识管理，使优秀员工的思想、经验与技术获得积累，并转化成组织中的共享资源通过合强iOA进行知识管理，员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。
通过工作流转的自动化，实现高效快捷的办公
通过合强iOA实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化，将大大提高办公效率，保证快捷、准确地处理工作。这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。
有效监管工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办
及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理状态，
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及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。系统将记录每个工作的全程办理状态信息。
明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少推托、扯皮等现象
明确赋予各岗位的权限与职责，任何人都不可越权处理工作，使得各自责任明确，落实到人，查有所依；杜绝工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。
方便领导同各级工作人员的有效沟通
多种途径、多种方式，使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带 来的羁绊。 1.2.
系统功能
1、内部通讯平台 ◆ 电子邮件
使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。
◆ 在线短信
可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。
2、信息发布平台
◆ 电子公告
可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。
◆ 电子论坛
为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
◆ 电子刊物
实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。
3、日常办公 ◆ 网上审批
网上办理单位内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
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