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序号 办理流程 责任人 主要工作内容及要求 根据区领导指示，协调有关部门： 相关附件 备注 ◎ 争取做到每年12月通知各单位上报下一年度办公室分管副1 会前协调 主任、办公室主任 ◎ 召开全区性大会条件是否成熟； ◎ 尽可能会议合并召开； ◎ 明确会务总指挥及会务工作分工。 建议召开的全区性大会的计划，以便于安排会议时间和合并会议。 ◎ 注意与主办单位沟通会议议程。 2 秘书督办处◎ 会议时间、地点、内容、议起草会议通知（稿） （科）办会岗 程、主持人、参会人员等安排妥当。 呈办公室分管副主3 任 审核 秘书督办处◎ 审核会议安排是否妥当； （科）办会岗 ◎ 审核通知行文是否准确。 4 秘书督办处呈办公室主任审核 ◎ 同上 （科）办会岗 呈分管办公室的区领导审阅 呈开发区党委、管 ◎ 同上 ◎ 由区领导秘书送领导审阅。 ◎ 根据会5 6 委会，萝岗区委、区政府相关领导签发 ◎ 签发会议通知稿。 议内容，呈相关领导签发。由区领导秘书送区相关领导签发。 ◎ 正确使用红头纸、格式规范； 7 制作正式 会议通知 秘书督办处◎ 附件齐全； ◎ 盖章正确。 发出正式 会议通知 会务筹办 流 程 秘书督办处（科）收发通信岗 责任人 ◎ 及时发出会议通知； ◎ 发放范围准确。 ◎ 《公文发放登记表》 （科）文印岗 ◎ 份数合理； ◎ 办会岗负责对正式会议通知作抽检。 8 序号 主要工作内容及要求 应提前2-3天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括： ◎ 会议材料准备进展； ◎ 场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）； 相关附件 备注 9 会前准备 会务 总指挥 ◎ 领导座位安排（台上、台下， 姓名牌摆放等）； ◎ 出席领导落实； ◎ 颁奖席、记者席安排（如需要）； ◎ 灯光、音响、录音、多媒体； ◎ 饮料； 精选word范本！
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◎ 空调； ◎ 电子屏蔽设备； ◎ 签到布置； ◎ 安全保卫、医疗卫生保障； ◎ 车辆安排及交通指示； ◎ 天气情况掌握及相关用品准备； ◎ 就餐及食品卫生检查安排； ◎ 礼仪策划及彩排安排； ◎ 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定； ◎ 会场工作职责分工。 序号 会务筹办 流 程 责任人 主要工作内容及要求 根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。 ◎ 场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）； ◎ 领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）； ◎ 出席领导落实； ◎ 会议材料准备是否齐全； ◎ 颁奖席、记者席安排（如需要）； ◎ 灯光、音响、录音、多媒体； 会场布置 检 查 会务总指挥、相关单位领导及会务人员 ◎ 饮料； ◎ 空调； ◎ 电子屏蔽设备； ◎ 签到布置； ◎ 安全保卫、医疗卫生保障； ◎ 车辆安排及交通指示； ◎ 天气情况掌握及相关用品准备； ◎ 就餐及食品卫生检查； ◎ 礼仪策划及彩排； ◎ 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实； ◎ 明确会场工作职责。 临会前最后协 调 会务总指挥、◎ 确认各个环节、各个方面准相关单位领导备工作完成情况，特别注意各环节之间的 及会务人员 衔接； ◎ 一般在大会前一天晚上进行。 相关附件 备注 10 11 精选word范本！
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◎ 进一步明确各会务人员现场工作职责； ◎ 查漏补缺。 序号 会务筹办 流 程 责任人 主要工作内容及要求 ◎ 会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作； ◎ 现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题； 会务总指挥、12 会前现场 组织工作 相关单位领导及会务 人员 ◎ 及时掌握参会领导的行踪； ◎ 参会人员签到、发放会议材料工作等； ◎ 组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序； ◎ 引导领奖人员、记者到指定位置就座（如需要）； ◎ 引导出席会议领导到指定位置就座。 ◎ 临时事件处理； 13 会中现场 工 作 会务总指挥及◎ 颁奖组织（如需要）； 会务人员 ◎ 会议材料回收； ◎ 领导交办其他事宜。 文稿起草单位◎ 文稿起草单位负责全面、准14 讲话稿整理和秘书督办处确整理讲话稿； 信息处（科） 息处（科）制文、送审、下发。 会议主办单位或秘书督办处◎ 及时发出督办通知； ◎ 督办事项全面、明确； 下 发 （科）、综合◎ 秘书督办处（科）或综合信 ◎ 发生临时事件，相关岗位人员先临时处理，需要动用其他人员，统一由会务总指挥调度。 ◎ 参会领导专人接待，全程陪同。 相关附件 备注 15 对会议布置事项进行督办 ◎ 跟踪督办工作进展； （科）督办岗 ◎ 协调督办事项有关问题。 秘书督办处◎ 按“一会一档”的原则整理16 保管，年终归档； 归 档 （科）办会岗 ◎ 归档材料要齐全，无遗漏。 会议材料 ◎ 将完整的材料送档案室档案员归档。
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会议流程表
