广东省公共资源交易电子文件
管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为规范公共资源交易电子文件管理，确保电子文件的真实性、完整性、安全性、可识别性和可利用性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》和《广东省电子文件管理暂行办法》等法律法规，结合本省实际情况，制定本办法。
第二条 本省行政区域内公共资源交易活动全过程的电子文件管理适用本办法。
第三条 本办法下列术语的定义分别为：
（一）电子文件，是指公共资源交易活动全过程中，通过计算机等电子设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等信息，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统等电子设备阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的，不涉及国家安全、国家秘密的文件。
（二）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。它可以对文件进行详细、全面、规范的描述，保证电子文件能够被准确理解与有效检索，支持电子文件的管理、利用和长期存取。
（三）归档电子文件，是指根据相关法律法规应予归档的电
子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据。
（四）非归档电子文件，是指不属于法定归档范围，各相关主体根据实际情况需予以保存归档的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据。
（五）物理归档，是指将应归档的电子文件下载到脱机载体上，向相关方移交的过程。
（六）逻辑归档，是指通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现将电子文件的管理权限向相关方移交的过程。
第四条 省发展改革部门会同省经济和信息化、财政、国土资源、住房城乡建设、交通运输、水利、商务、国有资产监督管理、档案管理等部门负责电子文件管理工作的指导和监督管理。
项目发起方及其委托代理机构，公共资源交易平台，各类公共资源电子交易系统、电子服务系统和专家管理系统提供方等各方主体按照在公共资源交易全过程中的角色和职责，根据相关规定负责对电子文件的形成、移交、归档、保管、利用和销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
第五条 公共资源交易活动有关文件的形成、移交和归档等，鼓励应用电子文件的方式。
电子文件规范化管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，满足公共资源交易活动全程留痕的要求，采取有效技术手段和管理措施确保电子文件信息安全，并提供分层次、分
类别共享应用。
各单位应建立电子文件管理制度，并指定能胜任工作的部门和人员负责电子文件管理工作。
第二章 电子文件的形成
第六条 公共资源电子交易系统、电子服务系统和专家管理系统的运行服务机构，分别负责交易活动在本系统运行全过程中的电子文件的形成和收集。
第七条 电子文件在形成过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式。能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的电子文件，视为符合法律、法规要求的书面形式。除法律、法规规定不适用的情况外，经第三方认证的可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力。
（一）符合下列条件的电子文件，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：
1.能够有效表现所载内容并可供随时调取查用；
2.能够保证电子文件及其元数据自形成起，内容保持完整、来源可靠，未被非法更改；
3.在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整；
4.采用符合国家标准的文件存储格式，并能够确保长期有效读取。
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