人事档案管理办法
Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
人事档案管理办法
一、公司人事档案管理办法总则
为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》结合公司实际，制定本办法。
1、人事档案，是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。 2、在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。
二、公司人事档案管理办法职责
1、行政部人资专员负责正确整理员工档案，及时补充员工转正、晋升、奖惩、岗位调动、离职等资料，做到员工档案内容全面、信息准确。
2、行政部人资主管负责保管员工档案，好员工档案的安全、保密、保护工作。 3、行政部人资主管负责办理员工档案的查阅、借阅和转递手续。 4、行政部人资主管负责为有关部门提供职工情况。
三、公司人事档案管理办法管理规定 （一）员工档案的内容和分类：
1、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括个人简历表、面试登记表、入职登记表、身份证等材料；
2、鉴定、考核、考察材料。包括面试评估表、试用期考核表、转正申请表、人事调动表、岗位晋升表、薪资调整表等考核鉴定材料；
3、评定岗位技能和学历材料。包括学历、学位、培训结业成绩表、职称证明等材料；
4、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料； 5、处分材料。包括违犯公司规章制度、相关法律法规所受的处罚、处分决定及本人检查材料；
6、劳动合同、入离职等材料。包括劳动合同、员工花名册，解除或终止劳动合同报告等材料；
7、其他可供公司参考的材料。 （二）档案的收集、鉴别与归档
1、行政部人资专员对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、调薪晋升等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
2、对遗失的档案应积极查找，确实查找不到的应登记造册，经分管领导批准后补建。
3、档案材料不齐全的，应由行政部人资专员负责收集、补充，经分管领导批准后归档。
4、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚，手续完备。材料
须经公司审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档，做到人档相符。 5、属于归档的材料，必须齐全、完整。对头尾不清，来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。
6、不属于归档的材料，应登记造册，转交本人保存，或转交有关部门保管或处理。
7、 建立归档材料目录，近期职工登记表（履历表）放在首页，其他每项材料按形成的时间，由远至近依次排列。 （三）档案的保管
1、建立健全档案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。 2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。
3、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序，并按规定的分类装订成册。 4、退休、离职等人员的档案单独保管，自员工退休或离职后一年如无特殊需求可由人资主导销毁。
5、解除（终止）劳动合同或被开除人员的档案，在办理解除（终止）劳动合同手续后，由公司行政部人资专员在30日内转交员工本人。 （四）档案的借阅与查阅
1、档案除特殊情况外一般不借出查阅，如必须借阅时，须持注明借阅理由的申请书，经行政部负责人批准，办理借阅手续。外单位借阅档案时，还应出示本人工作证或身份证。借阅档案要如期归还。逾期不还的，人资专员必须及时追回。
2、借阅档案时，人资专员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时当面交清，双方签字认可。借档人员要保证档案安全，有遗失、缺页、损坏等情况时，应立即追查责任。
3、查阅档案，必须有查阅部门负责人签字。外单位查阅应持单位介绍信及本人工作证或身份证，经行政部负责人同意后，方可查阅。未经同意，不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。 4、档案查阅应遵守以下规定：
（1）查阅档案应在公司内进行，且应2人以上；
（2）在查阅档案时，严禁吸烟等可能污损档案的行为；
（3）查阅档案的人员，对档案内容应严格保密，不得向无关人员泄露。 （五）档案的转递
1、档案需要转递时应派专人送取，不得邮寄或交本人自带。
2、对转出的档案，必须详细填写《档案转递确认表》，并密封包装。
3、接收人/单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一周未收到回执应及时催问，以防丢失。 （六）处罚
有下列行为之一的，视情节轻重，由主管部门对有关责任人员给予处分或经济处罚：
1、不按规定建立档案工作管理制度或档案保管条件不当危及档案安全，造成损失的；
2、发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的； 3、不按有关规定将应归档的文件材料向本单位档案机构或档案馆移交的；
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