行政费用管理规定

行 政费用 管 理规定

行政人事 *** 号

为规范公司行政管理工作，做好行政费用的控制与管理，特制定本规定。 公司各部门应当根据工作需要上报月度行政费用申请和计划，经行政人事部总经 理审核批准后，由行政人事部统一归口预算及执行，执行及报销按照公司相应制 度管理。具体为：

一、费用项目设置

1、分类及说明

(1) 会务类： 经销商会、中高层发展战略年会、迎新年员工联欢、周年庆祝等 费用 (2) 通讯类： 公司固定电话、手机费、手提电脑无线上网费

(3) 快递类： EMS速递、市内快递、包裹、国际快递、挂号信、平信 (4) 餐费类： 员工午餐、加班餐、饮用水 (5) 房租类： 房租、水电、物业管理费

(6) 办公用品类：办公用品、设备耗材、办公室绿化、保洁费、日用类、设备维 修、日常物业维修

(7) 车辆类：车辆及配件购买、油费、维修保养、停车过路费、保险、养路费、 年检等 (8) 酒店住宿类：员工公寓、酒店住宿

(9) 员工福利类：员工培训、工具书、报纸杂志、药品等

(10) 固定资产类：固定资产是指使用期限一年以上，单位价值大于或等于人民币 2000 元，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产， 包括电子类设备、 工厂机器、 车辆、房屋，办公家具。 (11)

政资产是指使用期限一年以上，单位价值小于人民币 且在使用过程中保持原有实物形态的资产 (12) 办公家具：单价小于 2000 元的办公家具 (13) 日用杂费：日常零星发生的行政类杂费

行政资产：行2000 元， 并

(14) 商务费用：工商年检，商务咨询，法律咨询等 2、费用申报项目说明

(1) 需事先进行书面申报、审批以及费用报销时要求提供详细清单的项目有： 会务类： 经销商会、中高层发展战略年会、迎新年员工联欢、周年庆祝等费用 酒店住宿类： 出差人员酒店住宿

办公用品类：每个月办公用品及耗材的采购

车辆类 : 每月车辆汽油费、维修保养、停车费、过桥过路费、养路费等 固定资产类：所有固定资产的购置都需按规定流程，采购合同需由行政人事部留 底

福利类： 员工培训、节日物品发放、常用药等 行政资产类：需填写行政资产购置申请单 办公家具：需填写办公家具需求购置单

(2) 以上项目外的其他费用报销时应提供费用详细说明。

二、流程

1、 申报流程：

购买人或需求人提出申请 ?本部门审核 相关部门审核 ?行政人事部审核 ?总裁审批 2、报销流程：

(1) 填写报销单 (执行人) ，并附上经批准的“申报单”或“计划单”以及其他报销 凭证

(2) 部门总经理签字 ( 审核人 )

(3) 行政人事部登记并加盖“费用登记章”

(4) 交财务审核(凡是费用列表中的项目未加盖“费用登记章”的，财务有权不予 核准) (5) 总裁签字

(6) 财务报销 具体操作为：

(1) 凡涉及车辆类相关费用，各执行人将相关票据交行政人事部指定专人复核。 (2) 除个人通讯外的公司通讯费用需信息统计部复核。

(3) ** 地区的费用报销提交到上海，由上海费用管理人员审核后申请报销。上海、北京 公司的报销需行政人事部总经理审批。填报和审核报销凭单时应参照公司财务制度。 (4) ** 事业部的行政费用，由其管理中心向集团公司每月报送预算。事业部在批准的额 度内支出。固定资产、手机通讯费等集团另有规定的，须执行集团相关规定。

(5) 各执行人每周定期将报销凭单汇总，交行政人事部登记确认，由行政人事部统一交 总裁签字。

(6) 涉及 IT 类费用必须经信息统计部总经理签字批准。

(7) 购买办公用品、耗材、电脑配件、包装印刷等涉及付款报销的，能取得增值税发票 的，一定要取得增值税发票。

(8) 财务部有权拒绝不按此流程进行的任何报销。 3、预算与支出报销流程：

行政费用管理人员根据本月费用发生计划(合并各部门的预算计划)、并参考上 月费用执行情况，拟定公司当月行政费用预算，由行政人事部总经理审核，报财务审 核、总裁 / 副总裁批准后，由行政人事部统一执行。

部门预算中没有的项目，或者部门预算中虽有但公司没有批准的项目，不予报销。 特殊情况，须报总裁特批。

预算控制：实际执行金额超出预算的项目，须由经办部门列明超出原因，经相关 领导审核同意后方可报销。

本规定自 20**年*月 1日生效。

行政人事部 20**

年* 月 *日