必须在将旧物品折价赔偿后，才可申请领用新物品。若因质量原因需报废重新申领的，需经部门经理、办公室主任确认同意后到保管员处领用。
C. 各部门负责人在办公用品领用签批时，必须从公司整体利益出发，从严控制。作为办公用品的管理部门，办公室严格把关，对超出规定的不合理要求，有权拒绝发给。
③ 办公用品的回收
员工离职或调离现岗位时，尚在有效期内的重要办公用品应退回保管员，由保管员后续调剂使用。若丢失或损坏，应按账面价值以及使用期限折价补偿，交财务部从其工资中扣除。若系保管员责任心不强、执行标准不力导致该条未得到有效执行时，一经察实，将处以 元的罚款。
九、文件收发管理标准
为了规范公司文件,使公司文件的收发得到有效的控制和管理，特制定本标准。
1、 办公室负责公司文书文件的收发及存档保管工作。 2、 发文管理
① 公司内一般性文书文件，如公司暂行规定、会议纪要等，起草部门应将草稿送分管领导审批，签批完后送办公室，由办公室按年度流水号编号打印下发并存档。
② 公司重要的文件，如重要决定、重大人事变动等，需要以红头文件制发的，应先由总经理审批，签批后由办公室统一编号，按照规定格式印发并存档。
3、 收文管理
① 公司各部门收到的相关部门的文件，应及时送交办公室，由办公室填写《公文处理单》，办公室主任阅批，送总经理审批后，再按照领导批示意见送办理部门办理。
② 承办部门收到文件后应及时办理，并将办理情况及时反馈给办公室。否则，办公室将发工作督办单催办。
③ 为提高办公效率，文件传阅人在收到文件的一个工作日内需阅完签字并将文件返还办公室，由办公室送交下一位传阅人。
④ 文件在传阅过程中，各部门应对文件妥善保管，保持文件干净整洁，防止损毁或丢失。
4、 本规定形成的表格 ① 文件发放登记表 ② 公文处理单
XXXXX公司 文件发放登记表
日期 文件编号 文件名称 发文部门 经办人 收文部门 收文人 备注 XXXXX公司 公文处理单
文件名称 收文日期 文件编号 收文人 发文部门 收文部门 文件级别 □特急 □紧急 □急 □一般 □其他 文件概要 办公室 意 见 总经理 批 示 承办部门 意 见 处理结果 反 馈 十、档案管理规定
为加强公司技术、项目、商务、会计资料及文件档案的管理，保证档案资料借阅高效有序，特制定本规定。
1、 职责
① 综合部负责收集、整理和保管由公司外部人员使用公司资质资源承接的有关项目资料，包括项目负责人的身份证复印件、施工合同、项目管理协议及工程项目从开工到竣工的所有项目资料。
② 财务部负责收集、整理和保管有关会计资料。
③ 办公室负责公司所有文件材料的归档与保管工作；负责保管公司承接的有关工程项目资料，包括施工合同、项目定包管理协议、协议书及工程项目从开工到竣工的所有项目资料。
④ 工程部负责收集、整理和装订公司承接的有关工程项目资料，包括工程项目自开工报告至工程竣工验收报告止的所有法定资料，并将整理装订好的工程项目资料及时交办公室存档保管。
⑤ 加工厂负责收集、整理和保管工厂设备资料。 2、 项目资料管理权限
A． 属于公司承接的工程项目，其所有项目资料由办公室负责保管。
B． 属于公司外部的人员使用公司资质资源承接的工程项目，其所有项目资料由综合部负责保管。
3、 资料的收集 ① 施工合同
与发包方或建设单位签订的施工合同，由合同经办人在施工合同签订后5日内按第2条的规定将签订的施工合同交至管理部门存档管理。逾期公司将视情况进行 元的处罚。
② 项目、技术资料
在工程项目竣工验收结束后10个工作日内，工程部或项目部必须将收集、整理并装订好的与该项目相关的所有资料（包括图纸、开工报告、材料试验报告、隐蔽验收资料、性能检测报告、竣工验收报告等）按第2条的规定交至管理部门存档保管。逾期公司将视情况进行 元的处罚。
③ 设备资料
由工厂指派一名（兼职）设备管理员，负责收集、整理和保管公司所有设备相关资料。设备管理文件材料包括：设备购置申请单；设备购置协议书或订货合同、设备开箱验收单；装箱单；设备安装说明书；产品使用说明书；产品合格证；产品原理图等。
④ 会计资料
A． 财务部负责会计档案材料的积累和立卷工作。
B． 会计档案材料的内容包括：会计凭证、会计账簿、会计报表。 C． 会计档案材料的整理与立卷遵循财务收支过程的规律，按照现金、银行存款、销售往来等会计科目装订成册，并按规定立卷整理。
4、 档案借阅
① 档案资料原则上应在资料室查阅，确需借走的，须经有关领导批准，并由借阅人在借阅登记表上签字。
② 借阅涉及企业机密性质的档案资料，须经部门经理签字报总经理批准方可。会计档案只允许财务人员在部门领导批准后借阅。
③ 借阅、调阅、复制各种档案资料，须经有关领导批准，并只准借阅、调阅和复制审批单内所列内容。
④ 借出的档案资料归还期应在10日之内，如需续借应重新登记。借阅、归还时应当面点清。
⑤ 借阅档案资料的人员，对所借档案、资料应负安全保密之责，不能外传，不能泄密，不能失密。
⑥ 借阅档案资料的人员，应保持所借档案、资料的清洁、完整，不准拆卷、涂改、污损。
5、 档案保管
建筑安装工程公司员工管理手册
