岗位职责--人事行政专员 - 图文

人事行政专员岗位说明书

文件编号 生效日期 岗位规定 岗位名称 直接上司 人事行政专员 办公室主任 所属部门 直接下属 办公室 / 岗位编制 所辖人数 2 / 人事行政专员岗位职责 版次 页次 第 页共 页 主要工作职责 人事相关 1、人员招聘。 2、员工入职、离职手续办理。 3、人员转正办理。 4、人事档案管理。 5、劳动合同管理。 6、考勤、绩效管理。 7、花名册管理与更新。 8、医护人员的证件的注册与变更。 9、其他相关交办事项（上级交办）。 行政相关 1、接听、转接电话，接待来访人员。 2、负责办公室的文秘、信息、基机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理、保管工作。 3、做好会议纪要。 4、负责公文的上传下达。 5、做好微信公众号的宣传工作。 6、保管使用公章，并对其负责。 7、领导交办的其他临时工作。 职责与工作任务分解 人事相关 1、职责描述：人员招聘。 工作标准： 第一条 招聘录用规范 1.1医院招聘分为内部招聘和外部招聘，由行政人事部负责所有流程的执行和跟进。 1.2各科室因工作需要增补人员时，应填写《人力需求申请表》，并逐级审核后交由行政人事部统一进行招聘，各科室不得自行聘用员工。 1.3聘用员工的近亲(父母、配偶、子女、兄弟姐妹)到本院工作，需经院长及董事长书面批准。 第二条 员工招聘 2.1招聘原则: 2.1.1以人为本是才而用的原则，对所有应聘者和员工提供平等就业机会。 2.1.2根据经营需要和用人原则，采取公开招聘与个别招聘相结合的方法，通过全方位考核，择优录用，欢迎本院员工推荐。 2.1.3所有员工实行聘用合同制和试用制，聘期1-3年不等，严格按照《劳动合同法》执行。聘用期满视工作需要和个人工作表现决定是否续聘。 2.2招聘条件： 2.2.1所招员工须通过应聘职位的各项测试，达到相应的岗位技能基本要求后方可聘职 工责 作一 任务 用。 A、应聘无专业技术职位的人员，由招聘专员及部门主管面试，录取需经部门主管和人事部的批准； B、应聘专业技职位的人员，由招聘专员及部门主管面试，录取需经院长批准； C、应聘主任级以上职位的人员，由人事部主管及医院执行董事面试，录取需经医院董事批准； 2.2.2内部招聘,凡医院有岗位空缺且对于该岗位人员招募适用内部招聘方式，有意者可向人事部进行自荐或科室领导推荐。在内部招聘过程中，人事部及需求科室会对员工的申请予以保密。员工填写调岗申请单，由调出及调入部门领导审核同意，院长批准； 2.3行政人事部有权对应聘者提供的基本信息和相关资料的真实性和准确性作相应的调查，当事人应积极配合。 2.3.1审核内容包括： 身份证、户口簿或护照； 最高学历、学位证书； 职称或职业资格、技能证书、特殊工种资格证等； 身体健康状况（如隐瞒以往病史，一经发现一律解除劳动关系；如因隐瞒以往病史入职后发生有关健康医疗事件，公司概不负责）； 前一份工作之解除/中止/终止劳动合同证明的原件。 2、职责描述：员工入职、离职手续办理。 入职手续办理 工作标准： 1、通知已面试通过人员办理入职手续。 2、入职体检：入职员工在安康医院体检，费用自费，转正后凭发票报销。 3、填写《员工履历表》。 4、核对证件（身份证、学历证、执业证、资格证）是否齐全，核对后将证件复印，留办公室存档。 5、根据规定填写《劳动合同书》并交入职人员签字。（入职一个周内）。 6、打印工牌，录入指纹、面部并将员工信息录入电子考勤系统。 7、办公室对新入职员工做相关的入职培训。 8、当天根据简历的信息存电子档案、更新花名册，将《员工履历表》、证件复印件、《劳动合同书》、培训资料、体检报告装档案袋存档。 9、办公室填写《员工调令通知单》（一式三份），一份交后勤通知领工作服，一份交入职科室，一份办公室存档。 10、办理护士、医生执业注册相关手续（参见一次性告知书）。 11、1-3个月后，员工填写《转正申请单》、《社保缴纳申请单》，院长签字确认，《社保缴纳申请单》交社保专员办理社保。 离职手续办理 工作标准： 1、试用期员工离职需提前7天填写《员工离职申请表》，正式员工需提前1个月填写《员工离职申请表》。 2、《员工离职申请表》由科室负责人签署意见，上交院长审批。 3、离职员工申请到期接到办公室通知，即可办理离职手续填写《离职交接表》，按程序审批后交办公室。 4、若员工已购社保，需通知社保专员办理停保手续。 职 工责 作二 任务 5、钉钉系统内将员工状态改为离职，纸质档案另归档入离职资料内。 6、更新花名册、注销工作牌。 3、职责描述：人员转正办理。 职工工作标准： 责作1、填写《员工转正申请单》，科室领导签字，交院长签字审批。 三 任2、将《员工转正申请单》复印一份交财务，原件装档案袋存档。 务 3、更新花名册上的转正日期。 4、职责描述：人事档案管理。 工作标准： 1、检查新员工档案是否真实、完整。 2、本剧入职登记表制电子档案。 3、档案袋内容按《员工入/离职手续办理一览表》登记签名。 4、档案按科室存放整齐有序，便于查找。 5、保证人员档案完整，做到一人一档。 6、离职人员档案保存2年，建立离职档案夹（按科室）在《员工入/离职手续一览表》内注明离职手续办理情况。 7、所有手续办理后，转入离职资料柜，离职资料需保存二年。 工作标准： 1、新员工入职一个周内签订劳动合同（一式两份），一份本人留存，一份办公室留存。 2、劳动合同签订时间、期限严格遵守《劳动合同法》。 3、到期合同提前一个月以书面形式告知本人，办理续签劳动合同相关手续。 4、更新花名册中的劳动合同签订和到期时间。 工作标准： 1、负责对员工做考勤记录，并进行汇总。 2、对考勤记录做到真实、准确、清晰、不留空白，不能随意涂改，每月不得延误上报考勤时间。 3、严格督促、检查科室员工的出勤，对违反考勤制度的不良现象，如：迟到、早退等情况，按医院有关规章制度进行处罚。 4、对日常的异常考勤进行处理（加班、事假、病假、调休、补卡等）整理汇总。 5、绩效考核表格管理、发放、回收。 6、负责绩效考核结果和相关资料统计、汇总等工作。 7、每月8号之前上交各科室考勤和绩效汇总给财务。 职工责作四 任务 5、职责描述：劳动合同管理。 职工责作五 任务 6、职责描述：考勤、绩效管理。 职工责作六 任务 7、职责描述：花名册管理与更新。 职工工作标准： 责作1、当天入职、离职当天更新花名册信息。 七 任2、当天签订劳动合同当天更新花名册信息。 务 3、花名册信息登记完整。 8、职责描述：医护人员的证件的注册与变更。 工作标准： 1、护士首次注册（一次性告知书）。 职工责作八 任务 2、护士变更注册（一次性告知书）。 3、护士延续注册（一次性告知书）。 4、医师首次注册（一次性告知书）。 5、医师变更注册（一次性告知书）。 6、医师多点执业备案（一次性告知书）。 7、医师变更注册需先在湖北政务网申报，按照一次性告知书将纸质版资料送到行政审批局吴静。 8、护士注册不需要在湖北政务网申报，按照一次性告知书将纸质版资料送到行政审批局吴静。 9、变更注册回来的原件需扫描一份存电子档。 职责与工作任务分解 行政相关 1、职责描述：接听、转接电话，接待来访人员。 工作标准： 1、接听电话的基本礼仪：接电话时，先说声“您好”；打电话时，必须主动自报姓名；电话留言记录，应该标记清楚；电话用语要言简意赅。 2、办公室的接待工作（主要包括：公务接待、会议接待、视察检查接待等） A、待人要热情，态度要诚恳，礼貌周到。 B、认真秉公办事，注意效果，主动问清客人的姓名、工作单位、职务和来访目的，积极、主动地处理对方提出的问题和要求。 C、坚持请示汇报制度，凡遇到超过自己职权范围或按政策难于解决的问题，应主动向领导和有关部门请示汇报，不能擅自做主。 D、对各类不同的来访人员，办公室文员在接待过程中要具体情况具体对待，不要只按自己的行为习惯和方式，不考虑、不顾来访人员的目的和感受。 职工责作一 任务 2、职责描述：负责办公室的文秘、信息、基机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理、保管工作。 工作标准： 1、熟悉文件档案的分类。 文件档案分为三种保管期限，即永久、长期和短期。属永久保管的文件材料有：凡反映本单位机构、领导人员、编制、职能、行政区域变化、综合性、年度总结等。属长期保管的文件材料有：凡反映本单位主要职能活动的文件材料，本单位一般性的人员变动、工资调整材料等。属短期保管的文件材料有：凡上级部门、同级兄弟部门分发的一般普发性文件材料，简报，本单位形成的一般性、过程性文件材料等。 职2、档案保管流程说明。（明确档案建立、保管、销毁的基本程序，规范档案管理工工责作。） 作二 序号 执行人 内容 任1 各科室 按要求移交相关档案 务 2 办公室 收集档案，审查，整理，归档，编号，存档 3 办公室 保存期满整理销毁文件清册，上报 4 5 院长 办公室 审批 销毁 3、职责描述：印章的使用和保管 工作标准： 印章的使用 盖用单位的公章，用印人必须填写“用印申请单”，经本单位主要负责人或经主要负责人授权的专人审核签名批准。 用印时，如有不明确的情况，应请示领导审核后方能用印。 加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整、不歪斜，更不能颠倒。印章要保持清洁，印油均匀，使字迹清晰、醒目。 用印时应使实际盖印的文件数量和“用印申请单”上的份数完全一致。 用印后，要讲盖用文件名称、编号、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。 落款章：加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。凡文书都应加盖落款章。加盖落款章的部位应在落款处年、月之间，即“骑年盖月”。 更正章：对文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字。介意在改正后，加盖章的办法作为法定作者自行更正的凭据。 证见章：对以他人名义出现的文书盖章做证。如签订合同，请双方上级主管机关加印证见。 骑缝章：带有存根的公函、介绍信、须加盖在正本和存根连接处的骑缝处。 密封章：在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有私自拆封。 封存章：在封条上加盖印章以封存账册、财务，以及文件橱、仓库等。常在节假日前夕或特殊情况下使用。 “印章不可接触”原则：非经单位法定代表人或负责人审批，非印章保管人员没有特殊情况不得接触印章，任何工作人员不得将印章带出制定保管地点。（特殊情况除外） “用印模式灵活”原则：单位各部门及工作人员可根据自身特点，针对不同业务，采取不同的用印模式。如：先盖章、后审核的自主用印模式；先授权、再盖章、后审核的授权用印模式；先审核，后盖章的实时用印模式等。 “记录备案可查”原则：印章的每次使用皆因笔录备案，可制作《印章使用表》，详细记录审批人、登记人、文件资料名称、盖章份数、以供随时查询、复核。 单位建立印章管理卡，领取和归还印章时须按要求在卡上予以登记。 用印后该印章使用单作为使用印章的依据由印章保管人留存，定期整理后交办公室归档。 印章原则上不许到处单位，对确需将印章带出使用的，应填写印章使用单，载明事项。 印章管理人员离职时，须办理归还印章手续，作为全部移交工作的一个重要部分。 加盖印章的位置及作用 职工责作三 任务 印章的保管原则 印章保管的要点 4、职责描述：负责公文的上传下达 工作标准： A：医院发文处理流程 1、 各科室拟以文件行文的，由涉及的科室负责组织撰写起草，由科室负责人核稿签署意见后，将稿件和电子版报办公室。 2、 办公室依据公文运转的基本要求，对草稿的格式、内容等进行全面审核，弄清、弄准后送主办科室负责人确认。 3、 主办部无异议后报办公室主任审阅，填写发文稿笺，提出拟办意见，报院长签批。 4、 院长签批后，办公室要对文件进行编号登记、校对和印发。 5、 办公室填写《发文登记簿》，将印好的文件分发至各位领导及相关科室；同时，办公室将文件整理归档。 B：上级文件（通知）运转流程 1、 办公室收到上级文件（通知或领导批示等，以下简称文件通知）后，办公室对文件（通知）进行编号、登记，填写《公文处理单》，送院长审批。 2、 院长签署拟办意见（有具体任务的分解至相关科室），办公室根据院长意见处理单，将文件（通知）交办相关责任人传阅并签名；涉及的科室和负责人要按时、按要求落实到位，同时，根据文件（通知）要求，将具体处理意见返回办公室。 3、 办公室将处理后的文件（通知）归档、存放（需报送的及时报送）。 职工责作四 任务