酒店采购部服务流程与规范

（1）采购部经理结合酒店的实际情况制定酒店物资请购管理办法，报酒店总经理审批 （2）总经理审批同意后，酒店各部门按照管理办法进行物资的请购 2．新增物品的请购 （1）若部门想添置新物品，部门经理应撰写新增物品申请报告，经财务部审核后，报总经理审批 （2）总经理审批同意后，部门经理填写采购申请表，表中要说明采购物品的名称、数量、需求日期、预算金额等，连同申请报告送交采购部 （3）采购部经理审核同意后，按采购申请表上的要求，制订新增物品采购计划，报总经理审批 （4）采购主管组织采购员按照新增物品采购计划进行采购 3．更新替换旧物品的请购 （1）若部门欲更新替换旧物品，部门经理应先填写一份物品报损报告，经财务部审核后，报酒店总经理审批 （2）总经理审批同意后，填写采购申请表（包括物品的名称和规格、最近一次订货单价、最近一次订货数量、提供本次订货数量建议等内容），连同物品破损报告送交采购部 （3）采购部经理审核同意后，按采购申请表上的要求，制订更新替换旧物品的采购计划，报总经理审批 （4）总经理审批同意后，采购主管组织采购员按照采购计划进行采购 4．补仓物品的请购 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 11．4．2 食品采购服务流程与规范

流程 食品采购服务流程与规范 名称 服务程序 文件管理部门 服务规范 文件受控状态 制订采购计划 1．制订食品采购计划 （1）采购部经理根据酒店营业计划和餐饮部的采购申请编制食品年度、季度、选择供应商 日采购计划，经财务部经理审核后，报酒店总经理审批 （2）总经理审批同意后，采购主管组织餐饮采购员实施食品年度、季度、日采实施采购 购计划 2．选择供应商 验收、结算 （1）餐饮采购员应根据采购计划的要求，进行市场调研，选择3～5家供应商，向其询价 （2）收到报价后，采购主管组织专家成立评价小组，比较供应商所提供食品的质量和价格，最终确定一个质量好、价格低的供应商 （3）采购主管与供应商就采购事宜进行谈判后签订合同，报采购部经理、财务部经理、总经理审批 ①对于年度采购任务，采购主管需同供应商签订采购合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、交货方式、交货批量、验收标准、付款方式等具体条款 ②对于季度采购任务，指采购冰冻海、河等产品，因这些食品季节性强，只能进行批量采购。采购时，应同供应商签订合同，注明品名、规格，以及数量、单价、金额、交货方式、交货地、交货期以及验收、付款等具体条款 ③对于日采购计划，指采购蔬菜、鱼类、肉类等鲜活产品。采购主管同供应商签订采购合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、每天的交货时间、验收标准、付款方式等具体条款 （4）进行大批量或高档食品及原料采购时，采购部经理应亲自参与采购工作，对质量、价格加以控制 3．实施采购 （1）采购员根据电脑上采购申请表的品种、数量，在电脑订货单上输入价格，然后通知供应商按指定日期送货 （2）对于特定的进口食品、数量或金额大的订货计划，根据使用部门的要求，上报总经理批准后才可订货 （3）各部门的急需购买申请，使用部门须先文字通知采购员，后将需订货的品种、数量输入电脑，采购员以电脑采购申请表为准，按定价输入电脑并马上落实购买 （4）在采购过程中，为使自己处于主动地位，采购部应尽可能在事先取得经餐饮部认可的食品样品后，支付供应商最少量定金。待符合样品原料全部到货后，再支付一定比例的货款并留有一定数额的尾款，以防原料中有不符合样品的原料夹带 4．验收、结算 （1）食品采购后，直接进厨房的由收货员配合厨师长或其指定人员进行验收；入库的由收货员和仓管员一起验收 （2）验收合格后，采购员将采购申请表、订单和验收单等交给财务部，由财务部与供应商结算 （2）若在验收时，发现食品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、质量不符，采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货手续 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 11．4．3 物品采购服务流程与规范

流程 物品采购服务流程与规范 名称 服务程序 1．制订物品采购计划 （1）采购部经理根据酒店营业计划和相关部门的采购申请制订物料年度、月度制订采购计划 和临时采购计划，报财务部经理、酒店总经理审批 （2）财务部经理、总经理审批同意后，采购主管组织物品采购员实施物品年度、选择供应商 月度和临时采购计划 2．选择供应商 实施采购 （1）物品采购员应根据采购计划的要求，进行市场调研，选择3～5家供应商，向其询价 验收、结账 （2）收到报价后，采购主管组织专家成立评价小组，比较供应商所提供食品的文件管理部门 服务规范 文件受控状态 质量和价格，最终确定一个质量好、价格低的供应商 （3）采购主管与供应商就采购事宜进行谈判后签订合同，报采购部经理、财务部经理、总经理审批 （4）如采购物品属新品种，则需会同使用部门与供应商联系洽谈，取回样品（样本）进行试用，试用合格后，转入第（3）步骤 （5）对大批量或高档物品的采购及新品种采购，采购部经理应亲自参与采购工作并对质量、价格加以控制 3．实施采购 （1）合同审批通过后，物品采购员向供应商发出订货单 ①需购物品是酒店已确认或补充库存的，应按原定规格、型号、颜色、价格等要求办理，从原定供应商处按质、按量、按时购进 ②计划外和临时少量急需品，需经总经理或总经理授权的有关部门经理批准后，采购员才可进行采购，以确保使用部门需要 （2）物品采购员要定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货 4．验收入库 （1）物品采购后，收货员按照订单对物品的数量、质量等进行验收 （2）验收合格后，直拨到使用部门的物品，收货员按照酒店有关规定办理领用手续；入库的物品，由仓管员办理物品入库手续。采购员根据合同约定为供应商办理结账手续 （3）若发现物品同采购计划中的品名、规格、数量、价格质量不相符或有问题，应及时通知采购员，由采购员与供应商联系，办理退货、换货手续 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 11．4．4 鲜活货品采购服务流程与规范

流程 鲜活货品采购服务流程与规范 名称 文件管理部门 文件受控状态 服务程序 填写采购申请表 1．填写鲜活货品采购申请表 服务规范 （1）厨师长根据所需鲜活货品填写每日鲜活货品采购单，填写时注意以下内容 ①所需货物量是否与第二天的需求量相符 采购鲜活货品 ②仔细检查是否有重复项目 ③次日是否有临时团队或宴会 验收、结账 （2）厨师长将采购单交行政总厨批准，行政总厨审核时注意以下内容 ①货品量是否与第二天所需量相符 ②检查是否有重复项目 ③次日是否有临时团队，如有将所需货品及需求量加上 2．采购鲜活货品 （1）行政总厨批准后，厨师长将每日鲜活货品采购单交给采购部 （2）采购员根据食品日采购计划和鲜活货品采购申请表到指定供应商处采购货品或者供应商按照采购合同每天到酒店取鲜活货品采购申请表，于第二日（或规定时间内）按质、按时、按量送货 3．验收、结算 （1）收到鲜活货品后，收货员配合厨师长或厨师长指定人员对其数量和质量进行验收 （2）验收合格后，鲜活货品要直接入厨房，厨师长或厨师长指定人员应办理领用手续；采购员将采购申请表、验收单等交财务部，财务部与供应商结算 相关说明 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期