石竹山文武学校物资采购管理办法
第一章 原 则
第一条. 为进一步规范学校的采购行为，加强学校的物资采购管理，根据石竹
山文武学校的实际情况特制订本物资采购管理办法。
第二条. 本物资采购管理办法针对的是石竹山文武学校下列采购业务：
1. 食堂采购
指学校食堂所需要的主副食品采购，以及食堂工作中的物资采购。 2. 五金等采购
指学校各部门所需要的行政办公用品采购、学校各教学单位所需要的教学用品采购，医务室物资采购，以及学校后勤部门所需要的物资采购。 第三条. 整个物资采购过程分为采购申请审批、采购过程管理、物资管理、采
购资金管理等四个主要环节。
第二章 采购申请审批
第四条. 各部门所需要采购的物资，必须填写“物资采购申请单”，经部门主
管签字同意后，报送总务处办理申请手续。学校食堂所需要的主副食品采购，应在每周四提出下周的食谱及每日采购计划，经食堂主管填写“申购单”并签字后报送总务处。 “申购单”一式两联，详细注明：申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。
第五条. 总务处收到各部门的申购需求，在核对学校库存物资情况后编制采购
计划及采购费用预算，并审核部门的费用支出是否超出部门学期费用预算，签署意见后报送主管财务副校长。
对于食堂采购需求，总务处应该征求营养专家、学校采购人员对食堂周谱的意见，如有修改则要求食堂重新制定食谱及每日采购计划；如无修改，总务处审核后在食堂“申购单”上签字同意并编制采购费用预算，报送主管财务副校长。
第六条. 主管财务副校长接到总务处转送的部门“申购单”后，审批是否执行。
如果没有超出部门费用预算，则由主管财务副校长审批同意后执行；如果超出部门费用预算，则主管财务副校长审批后，还需要由常务副校长最终审批同意后执行。
第七条. 审批通过的部门“申购单”一份由申购部门留存，作为以后领取物资
的依据；另一份由总务处留存，并由总务处据之填写“采购订货单”授权采购人员办理购物手续。“采购订货单”一式三联，其中一份由采购人员保管，作为采购依据；一份由采购员在物资采购入库时转交仓管员，作为验收货物的依据；一份由总务处归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。
第八条. 上述决策流程中，如果审核、审批人在出差或请假期间，应采用书面
授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真、手机短消息或电话授权，之后补办书面文件。
第三章 采购过程管理
第九条. 总务处要广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采
购物资的信息变化情况，建立主要采购物资的基准价格体系，据之编制采购费用预算及规范采购价格决定。
第十条. 当采购金额在10000元（含）以下时，采购最终决定权在主管财务副
校长；采购金额在10000元以上，10万元以下（含）时，主管财务副校长审核后，由常务副校长最终审批决定。
第十一条. 对单项或批量采购费用预算达到10万元以上的物资采购，具备招标
条件的，一律实行招标采购。具体实施方法见《石竹山文武学校物资采购招标实施办法》。 第十二条. 食堂采购业务管理
对于食堂主副食品赊购业务，应尽可能采取定点采购，同类产品应定点两个供货单位。采购员进行询价后，将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处，总务处了解详细情况后签署审核意见，然后由监察审计室进行价格核对后签署审核意见，最后报送主管财务副校长审批决定。赊购业务审批后，应和供货单位签署供货合同或协议，约定供货日期、供货方式、付款时
间及方式等事宜。对于定点采购，必须定期进行价格、质量、供货及时性等方面的检查，以加强对供货商的管理和降级学校采购成本。
对于食堂主副食品现金采购业务，必须由采购员和厨师长一同进行现场询价，当采购食品总金额不超过当日经审批后的采购费用预算时，由采购员和厨师长共同决定是否采购，并且在原拟采购食品单价上涨幅度较大，造成采购总金额超预算时，可以根据实际情况调整采购品种，但是必须保证当日采购的食品数量能够满足当日学校需要；当采购食品总金额大于当日经审批后的采购费用预算时，采购员必须首先将拟采购的食品名称、规格、价格等信息报送总务处，总务处审核后签署意见转送监察审计室，监察审计室审核同意后通知采购。如果监察审计室的审核意见和总务处审核意见不一致，应当报送主管财务副校长最终决定是否采购。 第十三条. 五金采购业务管理
对于单项或批量采购金额在5,000元以下（含），并且采购物资单价上涨幅度不超过基准价格10%（含）的物资采购，采购员可以最终决定是否进行采购。
对于单项或批量采购金额在5,000元以上，或者采购物资单价上涨幅度超过基准价格10%的物资采购，采购员应该首先进行询价过程。根据询价结果，采购员将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处，总务处审核后签署意见转送监察审计室，监察审计室审核同意后通知采购。如果监察审计室的审核意见和总务处审核意见不一致，应当报送主管财务副校长最终决定是否采购。
对于学校初次采购以及没有单项物资基准价格的物资采购业务，当采购金额在500元以内（含）时，采购员可以最终决定是否进行采购。当采购金额大于500元时，采购员没有价格最终决定权，必须将产品标准、规格、价格等相关信息报送总务处，总务处了解相关详细情况后签署审核意见，报送监察审计室审核，最后由主管财务副校长审批决定。
第十四条. 采购价格决定过程中，总务处主任、监察审计室主任、主管财务副校
长、常务副校长根据需要可以参与价格谈判和采购合同的签订。 第十五条. 上述决策流程中，如果审核、审批人在出差或请假期间，应采用书面
授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真、手
机短消息或电话授权，之后补办书面文件。
第十六条. 监察审计室负责对采购流程的监控，应该定期及不定期检查采购单
据，审查采购流程及采购价格决定是否执行和遵守采购制度。同时，监察审计室也负责定期及不定期对采购价格进行调查和对外询价，为领导决定采购价格和签订采购合同提供决策支持。
第十七条. 学校采购的一切物资，在尾款支付前，总务处必须督促采购员向供货
商索要发票。
第四章 仓库管理
第十八条. 仓库的物资验收入库：
采购员购回的各种物资都应及时送交仓库验收。仓管员应对照“采购订货单”、发票、购货清单等单据，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。“入库单”是证明物资已经验收入库的会计凭证。“入库单”一式四联，由仓管员填制并签字后，一张仓管员留存，登记仓库台帐；一张由仓管员在2日内交总务处进行业务核算，总务处在收到入库单后应及时通知申购单位领取物资；一张由采购员作为报销依据，连同发票、供货商货物清单等资料一起送交财务部门登记入帐；一张交监察审计室存档、审核。
对于没有入库，直接运到现场使用的采购物资，必须履行验收手续。由总务处相关负责人员、现场施工负责人或者领用部门共同核对“采购订货单”、发票、购货清单等单据，对每一种物资的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”作为验收依据并共同签字确认。“入库单”一式四联，一张交总务处留存；一张由领用部门留存，作为业务核算依据；一张作为报销依据，送交财务部门登记入帐；一张交监察审计室存档、审核。
学校分设食堂仓库管理员和行政后勤物资仓库管理员（分设五金仓管员和服装仓管员），分别对食堂采购物资和行政后勤采购物资进行入库管理。 第十九条. 物资在库期间的管理：
保管员要对库存物资进行科学管理，切实做到摆放有序，数量准确，质量不变等。物资管理必须有完整的帐、卡档案,仓管员需要对物资进行分类登记，首先对采购的物资进行大类区分，然后对大类中每一种物资都单列帐薄或页数进行登记，另外仓管员必须每月登记库存物资报表，报送总务处。对易腐化变质的物品，应及时通知申购单位领取。 第二十条. 物资领取出库：
物资领用部门领取物资时，需要填写“领料单”，经部门主管签字后，连同审批后的“申购单”一起报送总务处。总务处首先核对领用部门原审批后的“申购单”及“领料单”，签字同意后，领料人持审批后“领料单”向仓管员申领物资。食堂主副食品物资领用不需要总务处审核，食堂主管在“领料单”上签字同意后就可进行物资申领。
仓管员核对“领料单”审批手续是否完备后，登记物资出库和发放手续。仓管员填写“出库单”，经领料人签字后领取物资。“出库单”一式三联，一张由仓管员连同“领料单”留存归档，并登记库存台帐；一张交总务处进行登记存档；一张交财务部门登记入帐。 第二十一条. 物资报废管理
库存物资或者部门使用资产在报废时，首先由管理部门提出报废申请，填写“部门物资报废申请表”，注明报废物资名称、规格、数量、报废原因及责任人等资料，经部门主管签字后报送总务处，总务处会同监察审计室一起对报废原因进行调查，如果属于因正常损耗而报废，则签字同意后报送主管财务副校长最后审批；如果属于责任事故，则需要追究责任人，并签署处罚意见，将“部门物资报废申请表”报送主管财务副校长最后审批。 “部门物资报废申请表”一式两联，经审批同意后，一联交总务处校产管理员登记部门使用资产台帐，另一联交总务处进行物资报废处理，处理后连同相关单据一起报送财务部登记入帐。 第二十二条. 总务处对学校物资的管理
总务处收到仓管员提交的“入库单”后，应及时登记学校库存物资状况，并定期及不定期核对仓库库存材料帐。
学校物资采购管理办法
