数理学院教学档案管理办法试行

数理学院教学档案管理办法试行

数理学院教学档案管理办法(试行)

(二○○五年三月)

教学档案管理是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。为加强我院教学档案工作，提高教学档案管理水平，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，逐步实现教学档案管理的标准化、规范化，有效地保护和利用教学档案，为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《黄石理工学院档案管理暂行办法》(试行)等有关规定，结合我院教学档案工作的实际，特制定本办法。

第一章 总 则

第一条 教学档案是指学院在从事教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录。是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。

第二条 学院教学档案记录反映了学院教学建设和发展的历史过程，是学院各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据，它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作。

第三条 学院各门类、不同载体的教学档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则，任何院二级单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第四条 学院应加强对教学档案工作的领导，严格实行部门立卷制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：纳入学院教学工作计划和规划、纳入教学管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条 学院各教研室要将教学档案管理工作列入年度及日常工作计划。学

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院由分管教学的副院长负责教学档案管理工作，设专人负责教学档案材料的收集、归类、装订、移交及保管工作。教学档案保管要做到完整、准确、系统、规范。设置专用档案资料柜，使教学档案材料保管做到集中、妥善、安全。

第二章 教学档案的形成与归档要求

第六条 教学档案一般按教学年度或学期立卷。立卷时按学院档案室确定的办法归类，案卷的题名（标题）要确切，能简明地反映卷内文件材料的内容，卷内文件材料要逐件在目录上登记，并逐页编号。每卷厚薄适中，装订牢固。

第七条 归档的教学文件材料必须是原件（定稿）。做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一。项目填写完整、字迹工整、图像清晰、装订整齐，折除卷内所有金属物，禁用字迹不牢固的书写工具（铅笔、圆珠笔等）。

第八条 在组卷时，应按不同问题进行组卷，每卷材料力求保持有机联系，即批复在前，请示在后；正稿在前，底稿在后等。可按保管时间长短顺序或发文时间排列，也可按由上而下的单位级别等排列。

第九条 归档份数。凡是原始材料、各种文件材料手稿及正本，一般归档各一份。重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件。

第三章 教学档案的保管期限及归档时间

第十条 教学档案保管期限分永久、长期、短期三种。

第十一条 凡在长久时期内具有利用价值的教学档案定为永久保存资料； 凡在一定时期内具有利用价值的教学档案定为长期保存资料，长期保存资料的年限为15年以上直至不用；凡在短时间内具有利用价值的教学档案定为短期保存资料，短期保存资料年限为5年以上直至不用。

第十二条 教学档案应按学年在次年度的十一月底前归档

第四章 保管的教学档案归档范围

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