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Excel电子表格在财务管理中的应用
作者：钟奎武
来源：《中国管理信息化》2010年第06期
[摘 要] Excel电子表格是应用最广泛的软件之一,它的数据处理、图表功能及各种函数和工具深受广大用户的喜爱,特别是在财务管理工作中,它能处理很多复杂的计算统计工作,可以将多工作表、多工作簿、多磁盘工作区工作表汇总统计到一个工作表上来,既实用又方便。 [关键词] Excel;多工作簿;汇总统计
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 06 . 005
[中图分类号]F232 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)06 - 0012 - 02
Excel的文件是一个工作簿,一个工作簿可以包含了255个工作表。目前在财务管理工作中使用Excel电子表格的相当普遍,但大多数都是在单个工作表工作。笔者在实际工作中摸索了一些既实用又方便的几种多工作表、多工作簿、多磁盘工作区工作表的汇总方法。
一、在一个工作簿设多个工作表的统计计算方法
在一个工作簿里,假设第1个工作表为a表,作为该工作簿的汇总表,依次把第2、3、4、5个工作表,分别设为b、c、d、e工作表,由于财务统计工作的需要,在b、c、d、e工作表,分别填入相关数字之后,在a工作表自动统计出相关数据,非常方便。
目前,上级财政的一些大型数据统计报表,都是用类似的表格方式,我们也经常填这样的表格,但是这些表是怎样计算出来的,是使用什么样的公式,很多人可能不太清楚。笔者在实际工作中通过摸索学习请教,找出了它的规律和计算公式。
在第一个工作表上写计算公式,工作表单元格合并计算公式是=sum(b!f$2,c!f$2,d!f$2,e!f$2,) 工作表单元格合并计算公式中的=sum是求和公式,b是第2个工作表名,!f是第2个工作表的f列,$2是第2个工作表的f列的第2行,
c是第3个工作表名,!f是第3个工作表的f列,$2是第3个工作表的f列的第2行,
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d是第4个工作表名,!f是第4个工作表的f列,$2是第4个工作表的f列的第2行, e是第5个工作表名,!f是第5个工作表的f列,$2是第5个工作表的f列的第2行,
第1个表a工作表设为汇总表时,在第1个工作表上写计算公式,把光标放在f列第2行,见表1。
第1个表a工作表f列第2行的2002是公式自动生成的;第2个表b 工作表f列第2行的1001是人为填写的,第3个表c工作表f列第2行的1001是人为填写的。 第2个表b工作表作为各单位的明细分支表见表2。 第3个表c 工作表作为各单位的明细分支表见表3。
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依次设d、e工作表(略),实际工作中可设若干个工作表。
二、把不同磁盘工作区的数据及多个工作簿的数据统计到一个工作表中的方法
这种统计方法平时很少见到,但是在实际工作中,如果能很好地加以利用,是非常方便实用的。笔者在实际工作中通过摸索学习请教,找到了统计计算的公式和方法。
假如先把统计汇总表设在c盘的一个工作表里,则可以把d盘、e 盘、f盘等若干个盘,若干个工作簿,若干个工作表的数据直接统计到c 盘的工作表中,非常方便实用。其统计汇总方法如下:
多磁盘工作簿工作表单元格的合并公式=
Sum(‘d:\\cwk\\[ylq.xls]b’!f$2,‘e:\\cwk\\[rlq.xls]b’!f$2,‘f:\\cwk\\[slq.xls]b’!f$2)
多磁盘工作簿工作表单元格的合并公式中的d:\\ 是d盘,cwk\\是d盘财务科文件夹名,[ylq.xls] 是d盘财务科文件夹,一疗区工作簿名,b是d盘财务科文件夹,一疗区工作簿第2个工作表名,!f
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