行政费用管理制度

第十八节 费用管理制度

一、目的

为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。 二、费用分类 费用项目 工资薪酬 员工险金 职工福利费 员工宿舍费 职工教育经费 电费 修理费 保洁费 消防保卫费 装修费 绿化费 劳动保护费 费用项目说明 是指公司为员工应得的全部工资薪酬，可设三级科目“工资”、“保险”、“福利”等。 是指公司为员工上的劳动保险、医疗保险等（可并入工资薪酬） 包括管理部员工工作餐、医疗用品、公司组织职工体检费、工伤医疗费、注射疫苗费等（可并入工资薪酬）。 指公司员工宿舍的租金、水、电、气费用支出（可并入职工福利费） 说是指培训费、外培的路费补助出.、资格认证、购置教学设备与设施等经费支出 是指交付电力的全部电费 包含商场和宿舍的空调、电力等装修费（不含电脑等电子办公设备），其他管理部办公用品移动和安装费等。 指保洁发生的费用、使用工具等开支 指公司消费检查、消防器具维护等支出的费用 指公司承担的商户装修费。 指企业绿化和商场的绿色植物花卉的摆放费。 指公司购买工服发生的费用 包含2个三级科目“ 办公用品费/快递费 ”，其中 “办公用品”指管理部门每月按办公费 预算标准购买的办公用品及为新员工购买的小件办公品，以及传真机、打印机、复印机用色带、墨盒、墨粉、复印纸等， “快递费”主要指管理部门日常发快件的费用（例如EMS）。 图书资料费 指管理部门购书，订报刊杂志的费用（可并入办公费） 含两个三级科目“固定电话费/手机费/上网费”，其中“固定电话费”指管理部门办公通讯费 室有线电话使用费，“手机费”指管理部门移动电话使用费。“上网费”指Internet使用费等。 租赁费 印刷费 差旅费 考察费 交通费 车辆费 指经营管理使用场地时发生的费用（不包括职工宿舍房租） 指公司所有票证帐表、名片、合同、等印制费办公费 指公司因公外出发生的路费、宿费、伙食部等（不含专外出考察）。 指公司专门专外出考察发生的路费、宿费、伙食部等。（可并入差旅费） 指市内交通费。（可并入差旅费） 指车辆用油、存车费、修理费、检车费等费用，车辆按0.8元/公里分使用部门考核，总经理用车计入行政部。 招待费 业务费 花车租赁费 电脑及信息维护 运杂费 企划广告费 促销费 保险费 包含因公接待和行政部购咖啡、茶叶、水果、纸杯、纯净水、矿泉水、纸巾等， 指公司因业务或公共关系维护送卡送慰问品的支出。 是指经营需要花车租用费，应进行租购分析，决定是否购买。 包含电脑等的修理、安装费和硬件升级费，pos机、价签专用耗材等。 指经营部门偶尔发生的通过运输公司的运费、提货费等。 是指卖场陈列、装饰、美工、墙体广告制作的材料费用费，外部媒体的广告费 是指促销活动发放的礼品、（销售提成）等 是指公司财产保险费 政府及社会性收费 是指政府部门工商、城管(税务)等部门收取的费用，含无理收费及罚金。 诉讼费 年检审计咨询费 折旧费 开办费摊销 低值易耗品摊销 无形资产摊销 税金 工会经费 坏账准备 存货跌价准备 财务手续费 利息收入 利息支出 财务票单工本费

三、管理方法

公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。

管理方法①：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：招待费、企划广告费、电话费、办公费。

管理方法②：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：政府及社会性收费、税金、

是指纠纷争议发生的诉讼费和律师费。 是指企业参加工商联合年费、企业变更费、企业审计费、专项咨询费等。 是指管理部使用的固定资产每月所计提的折旧（财务部专用）。 是对公司在筹建期间所发生的开办费的摊销（财务部专用）。 是指月底时将用于管理部的“低值易耗品”结转费用（财务部专用科目）。 指月底对公司所拥有的无形资产分期摊销（财务部专用）。 是指公司缴纳的印花税等税金（仅限财务部用）。 是指交地税的工会经费（仅限财务部用）。 指公司财务部门依据财务制度规定对“应收账款”是否坏账所计提的一种准备金（财务部专用）。 是指公司依据市场同类产品价格涨跌对存货所计提的跌价准备（财务部专用）。 （财务部专用） （财务部专用） （财务部专用） （财务部专用） 保险费等。

管理方法③：除此之外的采用预算管理。 （一）预算管理

1.定义 预算管理是指:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额≥1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一会同相关部门讨论、审核，经总经理批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。

2.具体实施 目前公司对所有费用按月预算，之后，将逐步向季度预算、年度预算目标迈进。

（1）每月25日前，各部门向财务部提交下月的《费用预算表》，审批核准后的预算在月底前发回各单位。

（2）各部门未能在规定时间内提交《费用预算表》，则该部门的费用报支顺延一个月。 （3）超预算部分审批权限 部门本期费用合计数超预算≤500元，或单项费用超预算≤5％，由财务总监审批；部门本期费用合计数超预算＞500元，或单项费用超预算＞5%，由总经理审批。

（二）费用预算的编制

预算费用应该包括经营费用和财务费用。

对于费用预算要在分析研究各项预算支出的必要性和可能性的基础上，来确定其开支数额的大小。具体可分三个层次：

1.要求各单位、各部门根据本企业预算期间的总目标和各单位的具体目标，以零为基础，详细讨论预算期内需要发生哪些费用，各项费用数额多少，未来效果如何。

2.将各部门提出的费用项目分为两类：必须全额保证的费用和可适当增减的费用；对于可适当增减的费用项目进行成本效益分析，将所费与所得对比，在权衡每项工作轻重缓急基础上，分成若干层次，排出先后顺序。

3.按上一步骤所定的费用开支层次和顺序，结合预算期内可动用的资金来源，分配资金，落实预算。

4.各项费用预算由公司根据业务特点指定牵头部门,分别组织相关单位编制，并直接向公司财务部提供。如：工资性支出由人事部门牵头、办公费有由行政部门牵头等。 （三）额度管理

1.额度管理 指费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是历史数据、销售额、工作职务、员工人数等。

2.具体实施

（1）根据销售额确定预算的费用项目是促销费中业务提成。 （2）根据工作确定额度的费用项目是电话费。 （3）根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。 （四）行政管理

1.行政管理 指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。 2.具体实施

（1）单项费用金额≥200元必须采用书面（OA）申请。

（2）单项费用金额≥200元或有批准的书面（OA）申请，由财务总监审批。 （3）单项费用＞200元或无批准的书面（OA）申请，由总经理审批。 管理方法 费用项目 管理方法 预算管理 预算管理 预算管理 预算管理 费用项目 折旧费 开办费摊销 低值易耗品摊销 无形资产摊销 预算管理行政管理 工资及提成 预算管理行政管理 职工福利费 预算管理行政管理 职工教育经费 预算管理额度管理 修理费 预算管理额度管理 保洁费 预算管理额度管理 办公费 预算管理额度管理 通讯费 预算管理额度管理 印刷费 预算管理额度管理 差旅费 预算管理额度管理 预算管理额度管理 预算管理额度管理 交通费 车辆费 招待费 预算管理行政管理 税金 预算管理行政管理 保险费 预算管理 预算管理 年检审计咨询费 租赁费 预算管理额度管理 员工保险 预算管理行政管理 预算管理 预算管理 预算管理行政管理 预算管理 花车租赁费 考察费 绿摆费 工会经费 商装费 宿舍管理费 图书资料费 预算管理额度管理 消防保卫费 预算管理额度管理 劳动保护费 预算管理行政管理 政府及社会性收费 预算管理 预算管理额度管理 预算管理额度管理 电脑费及信息维护 预算管理行政管理 业务费 电费 预算管理 预算管理行政管理 诉讼费 预算管理额度管理 运杂费 预算管理额度管理 企划广告费 预算管理额度管理 促销费

四、费用报销单填列规范。

预算管理行政管理 财务手续费 预算管理行政管理 利息收入 预算管理行政管理 利息支出 预算管理行政管理 工本费 经办人在办理各项费用报销时，费用报销的票据要求是税务部门认可的正式发票。其中：服务业、餐饮业、运输业的发票为地税部门发票。商品、货物、提供劳物的发票为国税部门增值税专用发票。确实无法取得，可以采用《付款凭单》代替，但需写明原因。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。

票据应按费用分类分部门进行整理，并分别如实填写《费用报销单》或《差旅费报销

单》。所附原始单据内容必须具备：凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证的单位名称和填制人的姓名、接受单位的名称、经营业务内容的数量、单位和金额、大小写必须相等。购买实物的原始凭证，必须有验收人的证明。依合同或计划支付的款项应注明所依合同，计划的名称和编号，合同中注明验收合格后付款，应附验收报告。经办人应在原始凭证上背书经办人的姓名。原始凭证不得涂改、挖补。经办人应将票据按类别和时序（有效票据和其他票据）整齐粘贴，若报销的票据中有经领导批准的收据应单独粘贴。

公司实行集中采购，统一付款，行政事业部负责各种物品的采购，行政仓库管理员负责各种物品的验收、发放和实物管理，财务部负责物品帐务管理。

各部门需购买低值易耗品、消耗品，先填制“采购申请单”（一式三联）。交采购员咨询价格，采购员将参考价格填在“采购申请单”上后，返回申购部门审核。

申购部门如无异议，持上述单据办理审批手续，之后将审批的单据交给采购员办理采购手续。

委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。

1.报销单据使用说明 单据名称 《差旅费报销单》 《费用报销单》 《原始凭证粘贴单》 《借款单》 《付款审批单》

2.《付款审批单》使用注意事项

（1）各项货款的请款必须附加采购合同、入库单、费用明细清单作为审核依据。 （2）办公场地、仓库等租赁合同必须报财务部备案，作为租赁费支出依据。 （3）《付款审批单》的大额日常费用（≥1,000元）支付，以支票形式为主。 3.费用报销的步骤

（1）判断所发生的费用：有无预算？无预算或超预算，走“超预算部分审批权限”。 （2）判断所发生的费用：属哪种管理方法？

（3）如属“管理方法①”判断是否超额度，若超额度不予报销。

（4）如属“管理方法②”判断是否经过“行政管理”，单项费用金额＞200元是否有批准的书面申请。

五、差旅费标准

为保证我公司员工因公出差工作的顺利进行,本着高效节约和保证员工生活的原则,按照公司员工的任职需要，结合本地同行及本公司实际情况，特制定本标准。

1．职员出差的批准程序:

我公司职员因工作需要出差，需经本部门主管签发出差申请表,在出差申请表上注明:?出差人员姓名、人数、地点、任务、时间、预支差旅费等项内容，报总经理批准后方可出差。

使用说明 差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）。 非差旅费的日常费用的报销。 对小票较多，按类别分层次粘贴，附在前2种报销单后面。 个人差旅费暂借款。 各类货款和代垫款项的支付，其他金额较大的日常费用支付。