怎样做好办公室秘书工作

办公室 担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于

协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项工作任务的完成。

秘书工作的基本要求

一、秘书工作人员必须具备的素质和修养

第一，良好的政治素养。秘书工作有很强的政治性，秘书是领导的近身工作人员，有时代表领导机关或领导人撰文，谈话、处理问题，因而要求有良好的政治素质和思想修养。

第二，良好的个人品行。“忠诚老实，事实求是”这八个字，应该是一切秘书的座右铭。作为秘书，对领导、对组织、对上级、对同志必须忠诚，不怀二心。鉴于秘书是领导的近身工作人员，“求实”二字尤为重要，有须强调。因为秘书言行的真假虚实，不仅是秘书个人问题，而且会影响领导的行为，关系至大。

第三，良好的工作态度。首先要有敬业、乐业的精神。做事要专心致志，聚精会神，不三心二意，心不在焉。要有事业心，责任感，忠于职守，尽职尽言，勇于承担任务，不推诿困难，不回避矛盾，勤敏踏实，既要有雷厉风行、讲究效率的干练作风，又要有任劳任怨、埋头苦干的精神；要有严格的组织纪律性，既不专擅，又不推诿，既尊重领导，又不盲从。

第四，良好的文化知识素养。要有专门业务知识，干一行，懂一行。要有多种辅助知识，如社会知识、自然知识、科技知识、国际常识等。

二、要熟悉机关和机关工作的基本情况

机关和机关的工作基本情况，包括党政各级机关的职能范围、专门业务和工作规律，本机关的结构、状况、工作安排等。只有熟悉基本情况，了解环境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地开展各项工作，促进办公室工作高效率、快节奏的运转。

三、做好文字起草和信息收集工作 四、做好来信来访和对外接待工作

办公室所处的部门和承担的义务，在工作中必然会接触到形形色色的人——上级和下级，熟人和生人，干部和群众等。在待人接物，处理公私事务中，秘书

的礼貌，在沟通人际关系、融洽感情、促成办事方面起着十分重要的作用。在待人处事过程中，秘书应遵循四个原则：

第一，尊重原则；第二，一律平等，不亢不卑的原则；第三，语言、举止得体的原则；第四，重承诺、守信用的原则。

五、认真负责，积极主动，管好建设性工作

把认真负责落实到“三劲”和动脑问题上。做工作要有干劲、钻劲、韧劲，百折不挠，不怕困难；办事情，敢于动脑，善于动脑。

秘书工作，事务性的很多，被动性比较大，学会将被动转化为主动。一是吃透两头，对上面的精神领会得透彻，对下面的情况了如指掌；二是多请示勤汇报，把自己始终置于领导的开导之下；三是加强工作的计划性、预见性，避免盲目和混乱；四是坚持编写“大事记”；五是建立制度，积累资料。

秘书工作，应当立足管、拟、调，并以“管”字当头，帮助领导办好事情。要管理的有三种情况，一是领导直接抓的中心工作，要掌握动态和进程，提供情况；二是日常工作，要抓得具体，不仅要提供情况，还要提出建议，必要时要准备复议方案；三是领导暂时不抓的工作，要主动管起来，掌握一般情况，到时候能跟得上去。

六、做好提案预案与保密工作

七、做好与领导的沟通、协调工作

1、建立与领导“对接”的工作语言。

2、秘书既要谨慎，又要开放。

几项具体秘书工作

（一）文电的处理工作

对请示报告，要一问一答，及时办理。对总结经验报告，要件件过目，经过研究，选择推广。

处理文件分三类：一类是阅后转走的；二类是自己了解情况的；三类是自己要承办的，对这类文件要认真阅读，消化其内容，准备好处理的有关资料。 呈送领导批办的文件也分三类：一类是呈请领导批示的；二类是呈送领导过目的；三类是不呈送文本，只需口头向领导汇报的。

呈送领导审批文件的程序，先送主管领导，后送其他有关领导。批转有关部门办理的文件，事后要催问其办理情况。

切实做好文电的保管、保密、归档工作。 （二）文电的起草工作 1、对起草文电的要求。（1）力求贯彻领导意图，体现政策，切合实际。（2）思想明确，材料生动。提倡什么、反对什么、肯定什么、否定什么，都要明确，不能含糊。要有情况、有分析、有措施，不要空议论。（3）围绕主题，突出重点。（4）层次分明，条理清楚。（5）文字简练，用语通俗。 2、保证文电质量的措施。（1）不断提高领会领导意图的能力，增强观察事物的敏感性，争取多参加一些会议，多听一些领导人的讲话，头脑里多装一些有关领导的东西。（2）多了解情况，多收集信息，多掌握材料。（3）努力学习，不断提高思想政策理论水平，丰富知识，提高智商，增长见识。（4）提高写作水平。关键是多看、多想、多写。多看，就是拓宽视野，广泛吸收新鲜东西，用先进写

作方法充实自己。多想，就是善于用脑，广开思路，用新的思维模式，从不同的情况、不同的角度、不同的层面、不同的层次、不同的方位思考问题。多写，就是把学得的新鲜东西，加以实践练兵，写的多了，时间长了，熟能生巧，就会有所提高。（5）抓住撰写文件的几个主要环节。一是领会意图，明确观点；二是选定材料，把收集的材料列出清单，进行排队，然后，去粗取精，去伪存真，作出筛选；三是拟定结构，敲定提纲；四是写出初稿；五是反复推敲修改；六是集体研究，主动请示；七是领导定稿后，打印校对。 （三）会议的秘书工作 1、会前准备。（1）在领导的意图下，安排会议内容；（2）如果是传达文件，自己首先熟悉文件内容，理解文件精神；（3）发出开会通知，如果是电话通知，要讲清会议的时间、地点、人员、内容、需准备的材料等事项，如果是指定与会人员，要请本人接电话；（4）安排与会人员的食宿、车辆等问题；（5）对与会人员的报到及时催问，避免误事。

2、会中，主要是搞好记录。对有文件问题，可简单记录，没有文件的要记得详细些，并注意记结论，记重点，记分歧意见，记数字、时间、地点、人名。 3、会后，主要是把会议决定的问题，迅速通知出去，其方法是，或发文件，或发纪要，或发简报，或口头通知。事后要抓贯彻落实。 （四）资料集累工作。

（五）群众来信来访的接待处理工作。

做好文秘工作的注意事项

一要保守秘密。严守秘密，不传播谣言和小道消息，不搬弄、议论是非；

外出随时锁门，重要文件和资料要放入抽屉中锁好，平时闲聊不谈及具体人和事。

二要讲团结。一是工作中以诚待人不虚伪，宽以待人不苛求；互相支持、互相帮助、互相谅解、互相交流。二是工作出现差错和产生矛盾，应多从自己身上找原因，不埋怨他人；三是对待同志出现的差错和失误，应当面善意指出，不要背后议论和指责；四是多看人优点，多学他人长处；五是顾全大局，互相补台，话往拢说，事往拢办。

三要有责任心。工作要讲求效率和质量，凡是领导交办的任务，都要尽最大努力在规定时间和期限内完成；工作要力求细致，养成一种严谨细致的作风，要有上进心，力求在本职岗位上多出成绩，多出亮点。无论什么工作，事前都要做充分的考虑，办事时力求精益求精。特别是文字校对要仔细。最大限度的减少文字差错。

四要有章法。做到熟悉岗位职责和责任要求，知晓自己在一个阶段和年度工作任务，注意培养工作有目标、有计划的良好习惯。注意养成每天花几分钟时间一小结、每周一总结的思维习惯，通过总结和交流工作中和为人处事方面的得失，不断提高个人能力和修养。

五要经常“充电”。养成勤做笔记，勤写心得，勤思考的习惯。在工作实践中学习，不断增强素质的全面性，做到尽可能多的掌握各种必备的工作技能，尽可能多学习与工作有关的知识，尽可能多熟悉交通行业各个方面、各个层面的情况，尽可能多储备同工作有关的信息。特别是要熟悉掌握网络应用方面的知识，充分利用好电子邮件。