办公室文书档案收集与归档研究 王志凤
摘要：文书档案是机关、团体、企事业单位等在行政管理活动中形成的各种以文字为主要形式处理事务的、具有保存价值的凭证性材料。文书档案收集与归档是一项基础性工作，也是做好文书档案管理工作的关键和核心，要保证收集的真实性、完整性，及时性、规范性，做好办公室文书档案收集与归档工作，为行政管理决策提供支持和保障。
关键词：办公室；文书档案；收集归档 引言
企业文书档案工作者做好文书档案收集、鉴定工作，规范文书档案保管、利用，可以满足新时代企业发展、提升市场竞争力的现实需要，为企业发展、壮大提供信息服务。
1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义
首先，随着现代档案工作理念、技术的发展，档案载体向数字化介质的转变以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，这同时也使得其包含的内容越来越广泛、复杂。其次，当前事业单位的运行和发展对于文书档案的价值体现十分重视，档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例，各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非常重要的意义，能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下，文书档案收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于充分发挥其参考、利用价值，给企事业单位带来更大的经济、社会效益。 2办公室文书档案收集与归档现状 2.1专业素能有待提升
一方面，文书档案收集、归档得不到应有的支持。由于办公室日常事务繁杂而多，领导又重事务办理，轻文书档案资料的收集、归档现象较为普遍。另一方面，档案工作者也存在重视“红头文件”，一般性文件收集归档力度不够等现象。此外，文书档案收集归档有其严格的规定和要求，需要遵守《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》《文书档案案卷格式》《电子文件归档与电子档案管理规范》等。由于思想重视程度不够，专业素能不强，导致档案的收集不完整、归档不规范。
2.2缺乏对文书档案收集、归档的重视，档案管理制度不完善
多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现，而对于档案管理工作则没有进行重视，认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处，多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。在这一落后的思想观念的影响下，部分部门不愿配合工作，导致文书档案的收集和归档工作面临着较多的困难。另外，对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善，使得档案管理的职责没有落实到每个部门和个人，档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整，归档率偏低等问题，文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。 2.3档案信息管理流程混乱
档案资料信息是企业发展的重要资源，在企业的重大发展决策制定中起着至关重要的影响作用。随着时代发展速度加快，信息数量越来越庞大，内容多元且
更加复杂，一定程度上使档案管理工作难度增加，档案管理人员需要进行及时地收集、整理、分析、筛选、保管等一系列工作。但在实际工作中，普遍存在着管理流程混乱，因没有及时进行档案信息的收集和存储，导致档案信息数据不全面、不真实、不准确的情况时有发生，无法在企业发展中发挥其作用。 3办公室文书档案收集与归档对策
3.1提升文书档案收集、归档认识和能力
一方面，要在机关、企事业单位和社会团体积极开展档案宣传工作，营造档案工作浓厚氛围，使文书档案收集归档得到应有的支持和重视。通过定期编辑文书档案简报，或者加强文书档案编研（如历年制度汇编），发挥文书档案的现实应用价值，切实提高文书档案管理意识。此外，利用每年的“归档月”等特殊时间节点，开展形式多样、内容丰富的文书档案知识宣传普及，提升办公室工作者的档案意识，从而在思想认识和行动上自觉支持文书档案收集工作。另一方面，要切实加强文书档案收集、归档专业知识培训，尤其是具体参与文书档案收集归档人员的专业知识的培训。加强档案、文秘、行政管理、计算机信息技术等领域知识培训，使相关工作人员熟练掌握文书档案收集范围、归档流程，能够利用计算机信息技术做好电子文书档案的收集、归档。此外，机构、企事业单位或社会团体要高度重视文书档案收集、归档工作，给予文书档案收集、归档必要的人、财、物支持。
3.2完善文书档案收集和归档管理制度
首先，要在企事业单位领导的带领下，提高各部门人员、档案管理人员对档案工作的重视程度，积极配合档案收集、归档工作的开展，并保证档案管理人员与各部门的有效沟通联系和良好合作，在单位内形成良好的档案管理氛围，保证档案收集和归档工作顺利进行。其次，要对文书档案的收集、归档相关制度进行完善，提高档案的规范性。例如，按照相关的公文处理、立卷规定以及档案质量管理要求，对文书的起草、审核、印刷、传递、执行以及文件的整理归档等过程进行监督，从源头开始保证档案收集质量。严格按照相关制度做好文书档案收集的登记工作，并对档案内容进行核对，做好文书档案的分类、保管、保密工作，避免档案资料丢失和外流现象的发生，提高文书档案的效率和质量。 3.3档案管理方法创新，提高管理软、硬件水平
随着科学技术的飞速发展，对各领域发展都起到推动作用，在档案工作中，通过计算机和信息化技术的应用，使工作效率有效提高的同时，对档案工作的准确性、有效性、完整性得到保证，使档案工作中存在的人为失误和疏漏的问题有效减少，避免信息内容的丢失、缺损现象。因此档案管理工作需要加强对相关先进技术和设备的应用，使档案管理人员的工作量减少，档案管理工作难度降低，同时档案管理人员应充分发挥自身专业能力，对精细化管理实现的有效措施不断进行创新，使档案内容的准确性、安全性、完整性以及真实性得到保证，档案的开发利用率不断提高。
3.4严格把关，提高归档质量
档案质量是否过关的基础就是档案收集是否全面准确，因此在档案进行移交时就要对档案的质量进行严格把关，这样才能确保整体的档案具有高质量效避免不合格的档案出现。对于档案的要求包括真实的文件信息、整洁完善的图表、清晰的签字审批手续等。要想做到上述几点，主办方的专职档案管理人员要及时和各单位部门联系，对收集的档案信息进行检查验收，发现不符合条件的及时要求整改，以确保档案归档质量。
结束语
文书档案作为行政管理活动的真实历史记录，做好文书档案的收集、归档对保障机关、企事业单位和社会团体高效运转和健康发展具有积极的现实意义。新时期，做好文书档案收集归档要把握其规律和特点，针对制约文书档案收集归档因素，采取有力措施及时解决，使文书档案收集、归档更加规范、科学。 参考文献：
[1]张会玲.办公室文书如何开展档案收集与归档工作[J].办公室业务，2019（24）：128+130.
[2]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].企业改革与管理，2019（18）：29+35.
[3]任屏.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].办公室业务，2019（15）：187.
作者简介：
王志凤（1980.05）女；民族（汉族），籍贯：山西省朔州市平鲁区；2015年毕业于中央广播电视大学本科；现供职：中煤平朔集团有限公司档案馆职称：助理馆员；研究方向：档案管理；身份证号码：140603198****xxxxx。
办公室文书档案收集与归档研究 王志凤
