卫生进修学校档案信息化管理研究
作者：张丽赢
来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第3期
文/山西省汾阳市卫生进修学校? 张丽赢
【摘要】卫生进修学校是基层医疗人才的培养基地。实行档案信息化管理对于建设信息化校园，提高卫生进修学校的管理效率具有十分重要的意义。本文通过查阅资料对卫生进修学校档案管理现状进行了解和分析，并针对性地提出一些卫生进修学校档案信息化管理的对策，以供参考。
【关键词】卫生进修学校；档案；信息化管理
一、卫生进修学校档案管理的现状
随着社会经济的发展和科学技术的进步，卫生进修学校的档案管理也需要与时俱进，目前很多卫生进修学校的档案管理存在一些亟待改进的问题。
（一）卫生进修学校的档案管理方式落后。目前卫生进修学校档案的管理方式多侧重于信息收集、档案保存、档案修复等。信息收集以纸质档案为主，收集之后进修封存。档案的保存占据大量空间，且易发生受潮、火灾等导致的损毁。档案修复是档案损毁发生之后进行的补救工作。总的来说，档案管理仅仅落脚于档案管理而没有开发档案的服务性功能。由于过于注重档案的保密性等原因，没有对档案信息进行有效规整和加以利用。
（二）卫生进修学校对档案管理工作的重视程度不够。在很多卫生进修学校，档案管理工作被置于不受重视的地位。1.没有将档案纳入全校工作的重要位置。卫生进修学校往往把工作重心放在技能培训和学校发展上来，档案管理工作被当作细枝末节，没有纳入工作重心。许多学校的档案管理都处于初级阶段，简单设立的档案室，收集存放一些重要的文件资料。2.受限于思想观念和制度设计，对档案室的资金投入不足。一是认识不足，没有意识到档案信息化管理对学校管理的促进作用。二是卫生进修学校的资金有限，投入到教育培训和学校发展都嫌不足，没有对档案室进行投入，资金投入没有满足建设信息化档案管理室的要求。
（三）卫生进修学校档案管理人才匮乏。档案管理人才是档案工作的起点，但是很多卫生进修学校的档案管理人才匮乏。1.有些学校管理层不够重视，没有配备专门的档案工作人员，而是安排其他人员兼顾档案管理工作。2.新技术的应用，档案信息化管理人员的素质难以满足档案信息化管理的需求。档案信息化管理要求档案管理人员具有较高的计算机操作水平和系统维护能力，但是当前卫生进修学校的档案管理工作人员没有受过相关培训，计算机操作也仅是录入等简单操作。
二、卫生进修学校档案信息化管理的必要性
卫生进修学校档案信息化管理是学校管理的重要内容，既是信息化校园建设的基本要求，也是档案事业发展的需求，同时通过档案信息化管理可以有效提高学校的管理效率。
（一）建设信息化校园的要求。校园信息化是指通过计算机技术与学校教育的结合，把学校建设成为全网络覆盖，各个部门之间可以通过电脑和网络进行及时交流沟通，通过无纸化办公和多媒体教学等形式提高学校教学水平和管理效率。档案信息化管理是建设信息化校园必不可少的环节。1.档案室是学校管理的重要内容，各种学籍资料、学校活动、上级和学校文件、影像资料等必须依托档案管理完成，要建设信息化校园必须进行档案信息化管理。2.档案信息
化管理可以有效促进学校各部门之间的沟通协作。通过档案信息化管理，学校的各种散见各处的资料文件都统一归档，而且方便查阅。一方面提高了学校的管理效率，资料查阅和业务办理更加方便；另一方面加强了各办公室之间的沟通，通过网络档案的互换和沟通，各办公室可以更好地合作，提高办事效率。
（二）档案事业发展的需求。卫生进修学校等中专院校的档案管理是我国档案事业的重要组成部分，卫生进修学校档案信息化管理是档案事业发展的要求。中专院校的档案信息化管理，可以有效促进各种技术人才电子档案的完善，使得学历认证等工作可以更加有效地进行。卫生进修学校的档案信息化管理为培养的医疗人才的档案完善提供了途径，有助于本校毕业的学生在就业升迁过程中简便手续。
（三）提高学校管理效率的要求。卫生进修学校档案信息化管理也是提高学校管理效率的要求。1.通过档案信息化管理，可以有效统筹学校的各项资料，通过学校文化和历史的整理为学校宣传提供素材，有助于学校的发展。2.通过档案信息化管理，完成学校内部各种档案的整合归档，便于查询和管理：一方面提高了档案管理的效率，另一方面通过信息整合提高了办公效率和学校各项政策制度的贯彻落实。
三、推进卫生学校档案信息化管理的策略研究
推进卫生学校档案信息化管理，针对存在的问题采取相应的措施。
（一）提高重视程度，加大资金投入。政府和卫生进修学校的管理者应该提高对卫生进修学校档案管理的重视程度。政府要重视卫生进修学校档案信息化管理在学历系统乃至社会诚信档案系统建设中的重要意义，加大对卫生进修学校档案信息化管理的支持力度。学校管理者应该认识到档案信息化管理的重要意义，重视对档案信息化管理系统的建设，加大资金投入，发挥档案信息化管理在提高学校管理效率等方面的重要作用。
（二）配置硬件设施，构建信息化管理制度。推进卫生进修学校档案信息化管理首先要为档案信息化管理提供相关的硬件支持。1.配置专用的档案管理计算机，要求只有档案管理人员才能使用专用计算机。2.要购买档案管理专用的存储设备和移动存储设备，严格档案存储、提取和使用流程，为档案信息化管理提供基本条件。同时制定档案信息化管理的具体制度，在兼顾保密性和服务性的前提下，尽量发挥学校档案的作用，使之服务于整个学校的发展大局。
（三）开发软件系统，保障档案信息安全。推进卫生进修学校档案信息化管理在硬件设施达标的前提下，要加强软件系统的构建。档案信息的保密是档案管理的基本要求，档案信息化管理在方便档案信息使用的同时，也增大了信息泄露的危险。档案信息化管理必须要构建软件系统，一方面方便档案的录入、管理和使用。另一方面要注重通过加设防火墙、设置程序隔离等方式避免信息泄露。同时要严格信息的查询、提取和使用程序，避免人为泄露，保障档案信息安全。
（四）引进和培养人才，促进档案信息化发展。推进卫生进修学校档案信息化管理离不开人才的引进和培养。一方面要引进计算机方面的专业人才，只有具有比较高级的计算机网络技术的人才，才能操作和使用档案信息化管理平台，发现和解决系统运行中出现的故障和问题。另一方面要加强档案管理工作的培训，档案管理工作具有其特有的流程和要求，要对计算机人才进行相关培训，才能保证档案信息化管理的有序推进。
四、总结
卫生进修学校的档案信息化管理是卫生进修学校管理的重要组成部分。档案信息化管理既可以提高学校档案的管理效率，也可以推进学校管理效率的提升。档案信息化管理也是国家构
建社会诚信系统的重要组成部分，使学生的档案信息通过网络系统可查，有助于学生的就业升迁等。要通过加大相关投入、购置硬件设备、构建软件系统、建立管理制度、引进专业人才等措施，大力推进卫生进修学校档案信息化管理的发展。
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卫生进修学校档案信息化管理研究
