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第五条 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中
有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第六条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统
计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
第七条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡
教不改给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上500元以下罚款，并责令其书面检查，视认识程度决定是否留用或除名。
（二）文书管理制度
一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。
二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。
三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归 档、销毁。
四、行文与打印管理
1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。
2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。
3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。
五、发文管理
1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。
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2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。
3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。
4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。 六、收文管理
1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。
2、公司收文由行政部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。
3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。 七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。
九、印信管理制度
一、印章种类
1、公司向主管单位登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 2、公司董事长或总经理（法定代表人）的备案职章。
3、公司部门印章（行政部、质量部、动力部、化验室、财务部等）。 二、印信使用规定
1、对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文，盖公司印章。
2、以公司名义对国家机关、团体、公司核发的证明文件及各类规章等，由总经理（法定代表人）署名、盖印章。
3、在授权范围内，以部门名义对合作单位、客户及内部行文，由部门经理署名、盖部门章。
4、公司印鉴和职章经批准后方可使用，并做好使用记录。
5、需要印鉴的介绍信、说明及对外开具的公文，应统一编号登记存查。
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6、一般不允许开具空白介绍信和证明。如工作或特殊需要时，必须经总经理签字批准方能开出。空白介绍信的使用情况，事后必须向公司具体说明，未使用的应予交回。
十、档案管理制度
1、公司档案：公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。
2、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
3、人事档案
(1),员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管；离职员工档案保存期限为一年；列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。
(2),其它人事资料。公司规章制度资料永久保存；有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。
四、其它档案的保存期限 （一）永久保存
1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件；
2、建筑物的新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料； 3、土地取得及处分的重要文件（土地证、土地评估资料）； 4、建筑物取得及处分的重要文件（房产证、房产评估资料）； 5、公司章程。
6、建设设计与重大的计改的图纸资料。
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（二）保存10年
1、有关年度及每月的决算文件；
2、有关账目的决算记录及整理的重要文件（总决算表、现金收支表）； 3、有关账目传票的记录； 4、有关收入、支出的原始凭证； 5、有关财产的评估及折旧的文件； 6、有关税收方面的文件； 7、重要的统计资料。 （三）保存五年
1、会议记录、纪要、决议； 2、有关政府法令的文件； 3、有关诉讼的文件；
4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件； 5、有关政府机关的指示及各种命令传达书； 6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件； 7、有关劳动协约及工会协定的文件； 8、有关经营协议及团体联系的文件； 9、有关贷款的重要文件； 10、有关投资及融资的重要文件。 （四）保存三年
1、经营会议、部门会议、办公会议记录； 2、发文薄、收文薄；
3、有关规定的制定，及施行的文件；
4、有关政府机关的许可、申请许可及报告的文件； 5、有关安全管理的文件； 6、有关转账整理的文件。
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（五）保存二年
1、有关登记简易的文件；
2、有关和政府机关交涉联络的文件； 3、有关简易的契约协定及备忘录文件； 4、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件； 5、有关银行存款及转账存款的文件。 五、档案借阅
1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。
3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。
六、档案的销毁
1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。
2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。
3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。
十一、证照管理制度
一、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证等，个人的职称证、项目经理证、建造师证、安全员证、岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。
二、行政部负责公司证照的统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，由行政部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理××事使用”。
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