转变思想观念及时销毁“过期”档案
作者：郭东水
来源：《办公室业务》 2015年第5期
文/ 菏泽市人力资源和社会保障局 郭东水
【摘要】本文认为，在大力抓好改建、扩建档案库房的同时，应重视和加强档案鉴定销毁工作，将那些不再有保存价值和保存期满的档案及时拣出销毁，腾出库房空间。
【关键词】档案；鉴定；销毁
近几年来，随着国民经济和社会的迅速发展，随着人类活动范围的不断扩展和信息化建设的不断推进，档案数量急剧增长，档案种类不断增多，档案库藏日益丰富，档案在服务社会、服务民生方面发挥了无可替代的作用。与此同时，快速增长的档案数量与档案库房存储空间相对局限之间的矛盾也日渐突出，特别是一些机关企事业单位的基层档案馆（室），因为馆（室）藏空间限制而导致多年应进馆（室）档案无法进馆（室）保存，造成档案材料的散失和损毁。如何化解这一矛盾呢？笔者认为，在大力抓好改建、扩建档案库房的同时，应重视和加强档案鉴定销毁工作，将那些不再有保存价值和保存期满的档案及时拣出销毁，腾出库房空间，使更多有价值的档案进馆（室）保存。
一、解放思想，转变观念，充分认识档案依法销毁的重要意义
长期以来，在档案界普遍流行着这样的观点，就是档案馆（室）收藏、保管的档案数量越多，保存的档案年代越久远，则说明该档案馆（室）工作成绩越大，就越容易达标升级，名其曰“馆藏丰富”。根据有关规定，各级档案馆（室）人员编制是按照馆藏档案（包括具有档案价值的资料）数量计算的。馆藏档案少，不仅影响达标升级，而且还会导致减人缩编，这是很多单位、很多人所不愿看到的。在这种“多多益善”思想引导下，一些保存价值本来不大、社会作用不明显的文档材料得以入馆（室）保存，一些已丧失保存价值、超过保存期限的档案则在“宁长勿短、留着保险”的心态支配下得以继续保存，未能及时拣出销毁。
保存档案是要花费人力、物力、财力的，这种保存能力和费用在客观上总是有限的，这种有限性决定了人类不可能也没有必要将所有的文件、资料全部作为档案永久保存下来，这就需要通过筛选鉴定，把好“入口关”，疏通“出口关”，也就是做好档案“存”和“毁”的工作。“存”，大家都比较重视，把大部分时间和精力都用在了档案保护和管理上，这是无可厚非的；但对于“毁”，不仅单位领导，很多档案工作人员都有所顾忌，担心档案是孤本，没有替代品，一旦错误或不小心销毁了有价值的档案，会造成无可挽回的损失，况且档案法规中也没有对不开展过期档案鉴定销毁活动的行为追究责任，所以不如继续留在档案室里保存保险，致使很多档案“鉴而不毁”，给档案库房增加了不必要的负担。殊不知，档案的保存与销毁是辩证统一的关系，保存是销毁的前提，销毁是为了更好地保存。保存档案不是目的而是手段，利用档案为人类服务才是目的；销毁档案不是销毁有保存价值的档案，而只是将那些“过期”档案、失去保存价值的档案按规定销毁。“毁”是为了更好地“存”，是“去粗取精”，使那些有价值的档案得到重点保护，提高保存档次，延长档案寿命，优化馆藏质量，同时也是为了减轻库房压力，缓解档案库藏量的骤增与库房面积相对不足的矛盾，让那些因库房限制尚在门外、有价值的档案材料得以入馆（室）保存，确保档案信息资源的安全和完整。
二、坚持原则，严格标准，切实做好档案鉴定工作
档案是不能随意销毁的。销毁档案，必须经过严格的档案鉴定。档案鉴定分为宏观鉴定和微观鉴定。档案的宏观鉴定是指以档案文件之间的有机联系为基础，以立档单位为中心，通过
分析和鉴别全总档案的形成者所承担社会职能及其计划、任务和业务活动对保存社会历史记忆的重要程度，决定各个立档单位形成档案的整体保存价值；档案的微观鉴定是指根据各个全宗立档单位的工作计划（任务）的重要性、文件内容的独一无二性、文件形成时代的重要性、特别的形式特征、形成者的社会影响力等方面的价值因素，并在综合分析相关的价值因素的基础上，对档案文件的保存价值做出具体的预测和估价。在鉴定实践中，鉴定组织和人员要把宏观鉴定和微观鉴定结合起来，做到从宏观处着眼，从微观处着手。
在档案鉴定工作中，要坚持从国家和人民的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的保存价值，这是档案鉴定的一般原则。全面的观点就是把档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面联系分析相关文件和文件的各种因素，全面地预测评价档案的价值；历史的观点，就是分析档案的价值必须把档案放在它形成的历史环境中，去分析档案的内容和形式以及档案文件之间的相互关系，并结合现实需要去考虑档案的价值；发展的观点，就是用发展的眼光看档案，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要；效益的观点，就是要充分考虑档案管理的成本、投入与效益的关系，不能认为某种档案对人们只要有一点用处，就具有保存价值，只有当档案发挥作用所带来的利益超过保存档案所付出的代价时，才具有保存价值。
档案的价值鉴定要严格依据国家档案局制定的统一标准，这个标准就是2006 年9 月19 日颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8 号令）。在这个标准指导下，鉴定人员还必须具体了解、研究档案的内容与外形特征，分析其潜在价值，而不能仅仅凭案卷目录，仅仅从文件标题、文件作者、文种等外在角度去进行鉴定。为保证档案鉴定工作的质量，国家规定档案鉴定工作必须有组织、有领导地进行。机关的档案鉴定工作，必须在机关办公厅（室）主任的主持下由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组共同进行，鉴定工作结束后，要提出工作报告。档案馆对无需继续保存的档案进行鉴定和处理需征求有关部门的意见，并经领导机关批准。
三、依据法度，遵循程序，及时处理无保存价值的档案
经过鉴定，将本无保存价值和保存期满的档案拣出销毁。在挑拣这类档案时，仍应直接审查档案，不能只根据档案保管期限表和案卷封面上指出的保管期限就将档案拣出销毁。为了使领导人和有关机关审查批准需要销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”，它是日后查考档案销毁情况的凭据。同时还应附送一份有关立档单位和全宗情况的简要说明，便于审批销毁清册的领导人和有关机关了解必要的情况。档案销毁清册被批准前，准备销毁的档案应系统地单独保管，以便审批检查或未批准时拣出保存。档案销毁清册经批准后，需要销毁的档案一般送工厂作为原料；离有关工厂远的档案馆（室）或被销毁的档案特别机密，也可以自行焚毁。为了保守党和国家的机密，严禁将应销毁的机密档案做其他用途，更不准出卖。无论采用什么方法销毁，都应指派两名以上专人监销。档案确已销毁后，监销人须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人签字。
如有个别案卷和文件未被批准销毁，尚需保存，亦应在销毁清册上注明。为了防止错毁，对已批准销毁的档案除特殊情况外，一般均应“暂缓执行”，待保存一段时间以后，确认已无利用价值时再行销毁。
由于鉴定销毁风险大、责任重，长期以来一直是档案工作的薄弱环节。特别是一些机关企事业单位的基层档案馆（室），鉴定销毁意识十分淡薄，有的甚至从来就没有开展过鉴定销毁工作，馆藏了大量失去保存价值的过期档案，浪费了有限的馆藏空间。各级政府档案部门要一方面加大宣传力度，一方面建立健全档案鉴定销毁机构，定期对档案馆（室）鉴定销毁工作进行指导和监督。档案工作人员要认识到，鉴定销毁工作不是可干可不干的事情，而是必须要干的工作，要以对历史负责的态度，以高度的责任心疏通“出口关”，克服顾虑情绪，坚决将那
些失去保存价值的档案“请出”档案馆（室），并按规定销毁，以提高档案管理效益，推动档案工作可持续发展。
参考文献：
[1]《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8 号令）
转变思想观念及时销毁“过期”档案
