(最新)可操作的工作效率提升方法之系列四：提早准备,快人一步(精品文档)

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提早准备，快人一步

日本著名企业家盛田昭夫说：“我们慢，不是因为我们不快，而是因为对手更快。如果你每天落后别人半步，一年后就是一百八十三步，十年后即十万八千里。”与时间赛跑，比别人跑得更快才有赢的机会。这就要求我们在最短的时间内又快又好地完成任务，人生最大的成功，就是在最短的时间内完成最多的目标。时间是永远的“变量”，而“效率冠军”只有一个：永远快人一步、永远走在别人前面的人。 今天一步赶不上，明天步步赶不上

拖沓一直都是职场的恶习，很多人对工作过程疏于控制和管理，今天的事情忙不完，明天的事情又接踵而来，日积月累，天天“负运转”，这不仅会给职场人带来精神上的压力，还容易使其产生懈怠心理：反正累死都做不完，还急什么！于是在明日复明日中，一切被蹉跎。

“工作早一步”的核心思想就是“提早准备，快人一步”，用一种“事事早一步”的心态，把工作提前安排好，只有这样我们才能成为工作的主人，而不是奴役。 案例：关键时刻掉链子，都是准备不足惹的祸

马一毛拼死拼活地在为客户做软件方案，眼看到了竞标的节骨眼上，却被他在最后论证方案时搞砸了，事情是这样的：

这天客户方的老总带领他的高层团队聚集在招商办会议厅，准备听取最后两家软件公司的论证方案。若没大问题，马上就要开标了，其中马一毛提交的方案胜算几率较大。会前他的老总和销售总监都胸有成竹地早早来到会场与客户热情寒暄。

会议开始前5分钟，马一毛才抱着笔记本电脑匆匆忙忙地进入会议厅，定神一看，呵，真是座无虚席。他以为5分钟的准备时间足够了——用一分钟时间闲庭信步地走进会场；用一分钟时间打开电脑；再用一分钟接好投影仪；一分钟向客户和领导问个好；最后一分钟做个自我介绍。没想到无论如何也打不开电脑了。时间一分一秒地溜走，而电脑还是黑屏，关键时刻掉链子。顿时他急得满头大汗，连连重启电脑，重启投影仪，还是没有丝毫反应。

公司销售总监一边安抚客户，一边又安排人打开另一台电脑。可万万没想到，马一毛又爆出个冷门：方案全在电脑里，他忙乎了三天两夜，就是没来得及做拷贝。销售总监听了急得直摇头，只好向招商办申请让后面的人先讲解，他们排在第二位。

时间一分一秒地流过，5分钟，10分钟……眼巴巴地看到又轮到自己了，台下的掌声响起，马一毛的笔记本电脑还是“岿然不动”！机会只有一次，无奈之下，他只好根据领导的指示，做口头发言了。 好脑瓜不如烂笔头。马一毛东一榔头西一棒槌，云里雾里地说着，还时不时停下来，张开嘴巴，转动眼珠，苦思冥想。只见客户老总皱着眉头低头不语，结果不言而喻，中标的是第一家讲解方案的公司。

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事后，马一毛被销售总监指着鼻子臭骂了一顿，马一毛多年的努力毁于一旦，不仅毁了公司中标的机会，也毁了自己的发展机会。 做到五个“提早”，有备无患

同质化是指同类产品中不同品牌的商品在性能、外观甚至营销手段上相互模仿，以至逐渐趋同的现象。不仅商品有同质化，人也同样存在着同质化的现象。

工作在同一家企业，工作时间相同，工作年限相仿，工作级别相近，工作表现相差无几，工作结果大致相当，均属于差别不易分清、差不多的“一般员工，一般管理人员，一般干部”。

产品同质化不利于消费者识别与购买，人员同质化不易于脱颖而出被领导重用。若想凸显自我竞争力必须要创造特色，制造差异。其中，工作早一步，效率高一筹，工作一步超前，步步领先，必然会让你出类拔萃。

提早作准备的四个方面 提早作准备，领导心思可以猜 提早问清楚，心中有数省时间 提早作比较，先求完成再完美 提早作拆分，岗位工作可超前

1．提早作准备，领导心思可以猜

有些领导会将他们的意图和目的清晰地传达给下属，而有些领导则不喜欢那样直白。这时就需要员工对领导加以保留的信息和目的进行推理并揣摩，目的是真正理解领导的想法，做好工作。

有人说：“我又不是领导肚子里的蛔虫，我怎么知道他在想什么。”其实，一个人的心理活动必然会在他的行为举止上体现出来，关键是看你有没有用心观察领导的一言一行，有没有用心揣摩领导的需求和真实意图。

1）像领导那样思考

作为下属，就要学会在不同情况下用心揣摩领导的真正意图，其目的不是把对工作的热情、对工作负责的态度，全部转移到猜测领导和迎合领导上。而是为了更清晰地理解领导意图，更准确达到工作目的，一次就把事情做对，避免由于理解上的偏差而造成工作不必要的反复。

小时候最喜欢做的事情是和爸爸一起去钓鱼，我们支起两根同样款式的鱼竿，可父亲的鱼漂像是施了魔法，总能钓到鱼，而我总是一无所获。对于一个小孩子来说，实在是件沮丧的事。于是我看着父亲的鱼篓，向他求教：“为什么我连一条小鱼也钓不到，我的钓鱼方法不对吗？”

可是父亲却说：“孩子，不是你钓鱼的方法不对，而是你的想法不对，你想钓到鱼，就得知道鱼的需

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求是什么。”同样，你要想完成好领导交代的任务，就要像领导一样思考。 □如何像领导一样思考？

当你接受一件领导安排你的任务时，要站在领导的角度去考虑： √为什么领导安排你这件工作？ √实际要求是什么？

领导的最终目的就是要你把工作结果送到他手中，不论这件事对你来说多么轻而易举或多么困难重重，你都要把领导的需要搞清楚并在规定时间内完成好。

如果领导要求你把近期销售情况进行统计，你要和领导确认三件事：

√您是让我统计前三个月的销售量吗？ √我需要作出与去年的同期比较吗？ √我需要用数字和图形给您作个分析吗？ 2）视领导为客户一样，探究所需

员工的工作成果，也可以视为产品，领导就是客户，你的工作效果能否像让客户满意产品那样让你的领导满意？只有视领导为客户一样去探究需求，才能像领导期待的那样完成好工作。

张雪刚进入一家培训公司的时候并不特别显眼，相对其他员工来说，她学历不是最高，工作也不对口。一次，老板急于为次日的论坛找些时间管理方面的资料，就把这个任务交给了张雪。

仅仅三个小时，她就找了好几万字的资料，分门别类打印出来，但因为时间紧急，老板没有太多时间去消化，就对她说：“你把今天找到的补充资料重点给我讲讲。”张雪站起来绘声绘色地讲了起来。 第二天，老板带着张雪出席论坛，在一些需要案例的时候，张雪就以讲故事的身份出现，尽管台下坐的都是老总，但她表现得非常自信、大方，而且故事讲得很精彩，台下的那些老总都听得很入神。 张雪利用自己在这方面的优势，最终也成为一名讲师，比起那些同时期进入公司还在做助教的同事，她的发展是最好的。

□为什么一起进公司，张雪发展最快？ 张雪揣摩领导心思做了四件事：

√领导要求搜集时间管理方面的资料，可以得知，领导交流的话题关乎效率与效果。 √领导讲话不喜欢千篇一律，故要搜索最新案例以增加亮点和新意。 √领导讲究有理有据，所以要选择正反两个方面的案例来衬托主题。

√整理搜寻资料的过程，把每个案例仔细阅读并进行主题修正，尽力向领导的最终意图靠近。 张雪之所以比她的同事发展速度更快，就在于她不仅埋头检索资料，还比别人多做了一件事：“揣摩领导心思”。

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3）揣摩领导心思四项原则

√揣摩领导要你承担这份工作的目的是什么。

√揣摩领导要你完成这件工作在他整体工作中的作用是什么。 √揣摩领导要的结果是什么。

√得知领导意图后，把猜测到的需求转化为具体行动，工作早一步。

如果你是领导，喜欢成品还是半成品？你会赞赏哪种员工？你会对哪种员工“另眼相看”？把工作做对，做得漂亮，这其中的一个前提就是要观察领导心理，了解领导所需。 2．提早问清楚，心中有数省时间

最近，美国微软公司的一项调查显示，美国的劳动者平均每周的工作时间为45个小时，但是实际上，其中至少有16个小时“不具生产性”。另外，美国工作政策中心的统计数据显示，在过去10年里，美国人每周平均工作时间在持续拉长，有些甚至长达70个小时。由此似乎得出一个结论；工作时间越长，浪费时间也越多。

美国诗人布恩曾经说过：“我一定会去上时间管理的课程，如果我能排得出时间的话。”别把布恩的这句话挂在嘴边！如果你不先搞清楚就开始工作，你就会和布恩一样，往往最后变成了没有任何选择的筹码了。接受工作之时，要搞清三个问题后再开始工作。 问清工作内容再干

有人工作做不到点子上，不仅经常出错，还将简单的事情复杂化，根本原因在于：等着别人替他们解释工作内容，等着别人给他们理清工作要求，多问一句也懒得张口，结果不断返工和耗费时间。 人事部大黄在一家外企工作5年了，她说：“我在这里工作的前两年，我所能做的只是一个动作跟着一个口令，就像一个机器人，因为做其一，不知其二，常常出岔子。”

一次领导安排人事部门制定员工的绩效考核标准，目的是设定细化的岗位指标，量化员工的表现，以达到激励先进、带动后进的目的。大黄一知半解地听着，好像不大明白也没有再问问清楚，就按照自己的理解做了个“员工奖惩制度”，什么迟到十分钟扣款20元，早退半小时扣款50元等等。

上交领导后，不到一个小时就被退回来了，要求她重做。大黄手里拿着退回来的“员工奖惩制度”后悔地说：“早该问问清楚，就不会白白浪费我3天时间了”。

那些工作效率高、时间利用率好的员工则会不耻下问，直到真正领悟了领导的真实意图才清清楚楚地做事。首先要搞清以下3个问题： 1）领导安排我做什么？ 2）具体的工作内容是什么？

3）这项工作与我先前的工作有什么不同？属于哪种类型的工作？

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问清工作目的再干

有的员工效率低下的原因在于，不仅工作内容搞不清楚，工作目的也不清晰。他们忽略了领导的工作状态：有时领导仅站在企业战略的高度去布置工作，没有更多的时间思考细节，这时他向你布置某项具体工作就比较笼统。如果你事先不搞清楚工作的目的和要求就会事与愿违，要么边做边揣摩领导的意图，要么不断返工而耗费时间。

莉莉最近脑袋都大了，公司开会要求把客户满意度提升10％。现为客户服务经理的她急得火冒三丈，跟她一提起“工作”二字，莉莉就暴跳如雷，“我已经一天工作29个小时，一星期工作10天了，还要加重我的工作量！我怎么做得完呢？你们公司高层嘴唇上下一碰就要10%，有那么容易吗？要提升也是生产部门、质量部门的事情，一旦产品出厂了，若有质量问题，我们小小的服务部也是浑身乏术！为什么只要求我们提升客户满意度10％？你们真是站着说话不腰疼，你们到我这里试试就知道了！” 其实莉莉不必大动干戈，应该搞清几个方面的问题再发表意见：

1）领导提出提升客户满意度指标的目的是什么？10%客户满意度指标对企业发展有什么重要性？ 2）服务部门是客户服务的主要窗口，本部门要提升10%的客户满意度指标需要做哪些改善工作？目前在服务方面还有哪些潜力可挖？

3）如何与相关部门协商形成一个有效的联动？如关乎客户满意度的产品质量等问题，需要与其他部门做哪些协调工作？

在搞清上述问题后，莉莉可以根据自己的实际工作能力作出正确评估：以我现有的精力和时间，能够完成到一个什么程度？如果需求领导支持，又能达到一个什么程度？最终自己心里要有一个“底线”，设置两套方案与领导交流，听听领导对我工作的标准，做到心中有数……这样在自己实力范围内的承诺也能通过后期工作来兑现，并且努力达成领导的期望，并在规定时间之前就能又好又快完成工作。

现实中，因为不清楚领导安排完成这项工作对自己和其他部门的意义，更不清楚为完成这项工作，该做出什么行动与相关部门配合，甚至因为工作衔接问题处理不好而导致工作支零破碎或中途停滞。 问清工作标准再干

与领导反复沟通并不代表你是个傻瓜，并不说明你不善解人意，更不能证明你不会工作。反之，问清工作要求和完成的标准，会保证你明白目前的任务是什么，明白你做到什么程度能够获得领导满意，掌握衡量工作好坏的标准，才不会瞎受累。

有这样一个笑谈：一个建筑师好不容易接手一个大工程，本想通过工程完工来个一鸣惊人，他带着施工队没日没夜地在现场打拼，砌每块砖，砖与砖之间的缝隙都得亲自过目和检查，他吃在现场，喝在现场，睡也在现场，真是以现场为家。眼看一个个烟囱一节节拔地而起，越来越高，他还自作主张地多加了一米，为的是通过充分显示烟囱的高大与立体来展示自己的魄力。

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