企业电子邮件沟通规范及及技巧
一、推荐使用电子邮件的情况
1. 2. 3. 4. 5.
正式的工作汇报，对内/对外 信息的传递和工作安排
难以简单使用口头表达说明清楚的事项 需要获得部门之间配合的事项 没有见面交流条件的其他交流内容
二、邮件发送的对象
收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。 秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。 各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。
※ 只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以
免造成不必要的困扰和垃圾邮件
项目关键时间节点汇报文件、图纸
一般由主案亲自发送，主送给甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由设计师直接发送，需同时抄送主案 项目关键会议后的纪要
由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员 项目阶段成果确认函
按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描 寻求内部跨部门支持
主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级
其他情况待补充
三、邮件内容规范
标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括 收件人：参照上面说明 抄送：参照上面说明
正文：
1. 如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式
如果是新发送的邮件，简要说明信件是对甲方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出
2. 我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述
3. 如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送
4. 说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点
注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认 重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员
1.
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事，实而不是感受，或其他个性和
3§正式工作报告、通知
§部门之间事务往来，需要留下书面资料的 §知识推荐和信息传递
§没有见面交流条件的其他交流内容 §难以简单用口头表达说明清楚的事项
的信息提供给需要的人。在商务交
往中要尊重一个人首先就要懂得替他节省时间。
3§恰当地称呼收件者
ALL。但有中
高层领导时要注意, –
–
不宜称呼姓名。§邮件开头结尾最好要有问候语
x
x先生”、“x女士”称
–最简单的开头写一个“HI
尾常见的写个Thanks and Best Regards.
–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 – –
段的重点。
–
3月7
8
不同而产生误会。§Email正文多用1234 –
大论。
–
4§邮件
1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
把拼写检查功能打开; 如果是中文Email
弱智同音别字。
–
写是否有错误。§选择便于阅度的字号和字体 –
§合理提示重要信息
–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些
–
§不要随意使用:-) 重。
5
–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同 –
否充足–立场是否一致5§Dear all:大家下午好!
3月18日-4月4
期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事
10号字即可。不要用稀奇古怪
–资源是
何宝庆员处理。 §PS
§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。
然后继续休假。
§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。 §总结
5§Dear all:大家下午好!
3月18日-4月4
期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事
何宝庆员处理。 §PS
§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。
然后继续休假。
§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。
§总结
的主要目的
§邮件内容里不可缺少的三个部分–
供哪些信息
–我希望对方采取哪些行动措施
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