编号:WI-XM-DADS-0060-1112
档案大厦办证管理作业规程
部门/项目名称 本作业规程控制范围 本作业规程执行人 本作业规程监控人 序号 档案大厦 档案大厦客户、施工人员 客服管理员、核算员、行政管理员 管理处经理 操作频次 质量记录名称与编号 作 业 要 求 本规程适用于办理： 1） 使用方机动车出入证、遥感卡； 2） 租户机动车出入证、遥感卡； 1 注：机动车出入证颜色区分：档案中心使用紫色，房产中心使用蓝色，机关中心及物业使用绿色。 3） 装修施工人员出入证； 4） 临时人员出入证。 使用方机动车停车证、遥感卡： 1）办证/卡： 《机动车停放协议》 《停车卡、证申请表》 RE-XM-DADS-0060-0001 ① 车位的申请数量由机关事务中心与使 用方确定，车位使用由物业通知使用 人，使用人根据内部情况分配到车。 2 ② 使用方有调整或增加，通过物业与机 关事务中心协商。 ③ 客服经理与使用方单位签订《机动车 停放协议》。 ④ 客服管理员根据客户协调会中关于停 车位分配的约定，与使用方指定工作 人员对接，收集与核对车辆基本信息 - 1 -
(姓名、职务、车牌号、车照、行驶证)， 并指导对方填写《停车卡申请表》，复 印件作为存档资料。 《车位使用情况一览表》 RE-XM-DADS-0060-0002 1次/季 《停车卡、证申请表》 RE-XM-DADS-0060-0001 ⑤ 客服主管根据申请表内容核对是否超 出车位分配，报项目经理审批，审批 后申请表交于客服管理员，客服管理 员根据申请表内容办理出入证和制作 遥感卡，做到证、卡、停车位号码一 致，由使用方工作人员签收，客服管 理员填写《车位使用情况一览表》并 存档，将复印件发放到安保经理，安 保经理安排安保人员对车位使用进行 检查。 ⑥ 客服经理每季度核对并更新《车位使 用情况一览表》，并通知项目经理和安保经理。遇有车位临时变化，凭甲方 书面通知确认。 2）补卡： ① 客服管理员与遗失遥感卡客户确认车辆信息，核查《车位使用情况一览表》登记信息。信息一致者，客服管理员引领至核算员处缴纳新卡工本费100元。 ② 客服经理注销原卡权限，重新开通新卡。 ③ 客服管理员取卡、登记并交付客户签收。 3）补证： ① 如业主遗失《车辆出入证》，则由客服 - 2 -
管理员核查登记信息后重新制作后交付客户签收。 租户机动车停车证、遥感卡： 1）办证/卡： ① 客服管理员热情接待，根据管委会《关于档案大厦地下停车位出租收费的批复》意见以及《服务手册》中的有关约定，告知办证、退证及相关手续及收费情况。 ② 客服经理和租户签订《机动车停放协议》； ③ 客服管理员为租户办理出入证和遥感卡时，租户必须提供车辆基本信息(姓名、职务、车牌号、车照、行驶证)，3 客服管理员指导对方填写《停车卡、证申请表》； ④ 客服主管根据申请表内容核对是否超出车位分配，报项目经理审批，审批后申请表交于客服管理员，客服管理员根据申请表内容办理出入证和制作遥感卡，做到证、卡、停车位号码一致，由租户方工作人员签收，客服管理员填写《车位使用情况一览表》并存档，将复印件发放到安保经理，安保经理安排安保人员对车位使用进行检查。 ⑤ 客服管理员引领客户至核算员处交纳停车卡工本费100元及保证金100元。 《车位使用情况一览表》 RE-XM-DADS-0060-0002 《服务手册》 《机动车停放协议》 《停车卡、证申请表》 RE-XM-DADS-0060-0001 - 3 -
⑥ 由客服经理开通遥感卡权限，并由客服管理员制作《车辆出入证》并连同遥感卡一并交付租户，做到证、卡、停车位号码一致，并做好签收工作。要求使用方车辆出入证放在车头右侧。 2）退卡： ① 租户凭遥感卡、《车辆出入证》至客服中心办理退卡手续。 ② 客服管理员收回车辆出入证、遥感卡并引领至核算员处无息退还保证金。 ③ 客服管理员使用剪刀将《车辆出入证》中部剪为两段作为销毁措施，客服经理注销停车权限并做好登记。 ④ 客服管理员将租户的退卡资料记录在《车位使用情况一览表》并通知保安经理，由保安对车位进行检查。并做好资料存档。 3）补卡： ① 客服管理员与遗失遥感卡的租户确认车辆信息，核查《车位使用情况一览表》登记信息。信息一致者，客服管理员引领至核算员处交纳新卡的工本费100元；信息不一致者，请客户按新办卡流程重新申请办理遥感卡。 ② 客服经理注销原卡权限，重新开通新卡。 ③ 客服管理员取卡、登记并交付租户签收。 《车位使用情况一览表》 RE-XM-DADS-0060-0002 《停车卡、证申请表》 RE-XM-DADS-0060-0001 - 4 -
3）补证： 如租户遗失《车辆出入证》，则由客服管理员核查登记信息后重新制作后交付客户签收。 4）盘点频次：有客服管理员每半年盘点一次。 装修施工人员出入证： 客服管理员熟悉《装修施工许可证》装修许可期限。 1）办证： ① 由装修现场负责人携带施工人员身份证至客服管理员处办理《出入证》及填写《施工进场会签单》至各部门经理签字确认，由行政管理员归档。 ② 客服管理员核实装修期限，超出装修许可期限者，重新办理《装修施工许4 可证》。 ③ 客服管理员核实并复印施工人员身份证存档，现场拍照、打印出入证并封塑。 ④ 核算员收取相关费用并交付收款凭证。 ⑤ 施工负责人凭收款凭证至客服管理员处签收《出入证》。客服管理员告知施工负责人施工人员通道（非机动车地下车库通道）及卸货地点（地下室东坡道卸货平台）。 2）退证： 《装修施工许可证》 RE-XM-DADS-0045-0005 《施工进场会签单》 RE-XM-DADS-0045-0019 《出入证发放、收回登记表》 RE-XM-DADS-0060-0003 - 5 -
① 客户凭收款凭证及《出入证》至客服管理员处办理退证。 ② 客服管理员收回《出入证》并引领至核算员处退还相关费用。 ③ 客服管理员做好相应登记。 ④ 装修结束后，客服管理员将办证资料移交客服管理员存档案。 3）补证： 证件遗失，按本作业规程重新办理相关证件。 临时人员出入证： 1）因零星施工或维护需进入大厦作业时（大于2天），经客服经理核实后至客服管理员处办理出入证并填写《施工进场会签单》至各部门经理签字确认，5 由行政管理员归档。 2）临时出入证到期后，仍需作业则重新办理出入证。 3) 客服管理员告知施工负责人施工人员通道（非机动车地下车库通道）及卸货地点（地下室东坡道卸货平台）。 批准 日期 《出入证发放、收回登记表》 RE-XM-DADS-0060-0003 《施工进场会签单》 RE-XM-DADS-0045-0019 审核 日期 编制 日期 - 6 -
HQ-档案大厦（办证管理）作业规程--060
