中小企业行政办公室管理制度
一、中小企业行政事务管理制度 第一部分 总则
第一条 为加强中小企业行政事务管理，理顺中小企业内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。*******************第二条 本规定所指行政事务包括部门内部事物处理流程、文件收发管理、印鉴管理、办公用品管理、报刊信件及邮件管理、保密制度等。********************第二部分 部门内部事物处理流程
第三条 坚持统一领导和分级管理的原则。上下级关系清晰化，下级应定期向上级汇报工作并逐级向上。部门主管以下职员向其直接主管上级汇报工作，部门主管人员向直接领导汇报工作。员工经直接主管同意或紧急情况时可越级汇报，员工与直接主管有不同意见不能统一时可越级汇报。********************第四条 同级部门之间任务交接应通过其部门主管人员进行工作分配。
第五条 员工上班时间不得接待与公司业务无关的人员，，遇有特殊情况（如外地亲友来访），应尽量缩短会客时间。
********************第六条 员工上班时间不得将无关人员带入办公室，会客应安排在会客室。
浏览如：不得在工作期间从事与工作内容无关的内容， 第七条．
与工作无关的网页或BBS网站；网上聊天、玩游戏等；看非专业且与工作无关的书籍和报刊。********************第八条 为保证公司行政电话的畅通，上班时间禁止通过电话拨号上网。 第三部分 文件收发管理
第九条 中小企业的文件由行政人事部负责起草和审核，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。
第十条 中小企业各部门所发文件由各部门负责起草，行政人事部审核，总经理签发。
第十一条 经签发的文件和原稿，由行政人事部分类归档、保存备查。 第十二条 属于秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按公司保密规定，由专人印制、报送。
********************第十三条 文件统一由行政人事部发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。********************第十四条 外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政人事部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误。属急件的，应在接件后1小时内报送。********************第四部分 印鉴管理
中小企业印鉴由行政人事部负责管理。 第十五条．
第十六条 印章的刻制、改刻于废止，有行政人事部提出并承办。其中：中小企业行政印鉴、具有法人资格的二级机构印鉴、合同专用章、
财务税收及支票印鉴、中小企业主要负责人印章、出纳个人专用印鉴等，在刻印前须报请总经理同意后方可刻制；其他印鉴经行政人事部同意后即可刻制。如有需要更换或废止的印章，各部门应迅速将旧印章交还行政部。********************第十七条 废止印章由行政人事部保存3年，处理时须征得原使用者的意见后再行处理。中小企业印章受到散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书，行政部根据情况及公司规定的手续办理。********************第十八条 印鉴的登记和管理分工。 （1） 印章在行政人事部进行登记。
（2）行政人事部应将每个印章登入印章登记台账内，并将此帐永久保存。
（3）行政印章及中小企业主要负责人印章由同级行政负责人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。********************（4）合同专用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。********************（5）中小企业印鉴的使用一律由总经理签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此规定造成的后果由直接责任人负责。********************（6）中小企业所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任 何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。．
（7）中小企业一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，须经总经理签字批条方可开出。持空白介绍
信外出工作回来必须向负责人汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。********************（8）由盖章出现的意外情况由批准人负责。
第五部分 办公用品管理
第十九条 中小企业办公用品的购置、保管、分配等管理工作由物资部负责。
第二十条 购置日常办公用品或报销正常办公费用，由部门主管审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。********************第二十一条 各部门所领办公用品（含耗材）计入各部门费用。
第二十二条 办公室用品只能用于办公，不得移作他用或私用。 第二十三条 所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。
第二十四条 办公用品的领用时间为 ，本人直接到 物资部办理，其他时间不予办理（新员工除外）。********************第二十五条 中小企业新员工的办公用品，物资部根据部门主管提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。********************第二十六条 物资部要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。 报刊、信件、邮件管理 第六部分．
第二十七条 企业公/私报刊、外来信件、外发信件，由行政部负责。 第二十八条 报刊管理人员每半年按照企业的要求作出订阅报刊计
划及预算，负责办理有关订阅手续。
第二十九条 任何人不得随意将报刊挪作他用，各部门在1-3个月内，将旧报刊交回行政人事部由勤务员统一保管，存档备查。********************第三十条 企业员工统一使用企业给予的E-MALL地址，命名原则如下：
“姓”的全拼（下划线“ ”） 加姓名的第一个拼音的组合构成 用户名，最后企业的域名。
第三十一条 物资部负责为各部门邮发信件、邮件。
（1）私人信件、邮件，一律实行自费，交物资部或自己送往邮局。 （2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。
（3）控制各类挂号信，凡因公需挂号者，须经各部门主管批准，总经理登记后方可邮发。 第七部分 保密制度 第三十二条 保密范围 企业秘密包括下列事项：
（1）企业未付诸实施的经营战备、目标、市场、经营项目及经 营决策。．
（2）企业所持有的科技研究、开发成果、技术资源以及有关技术诀窍、资料。
（3）企业内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
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