办公自动化系统（OA）运行管理规定
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为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本规定。
2.适用范围
2.1本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。
2.2oA系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工
作人员和各控参股企业管理人员。
3.相关部门职责
3.1集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。
3.2集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行oA用户的注册和注销。
3.3集团办公室信息技术处负责oA系统操作技术的培训，oA系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。
3.4各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。
4.文件发送与接收
4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（oA）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。
4.2集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用oA发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。
4.3电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。
4.4所有oA用户每天上、下午上班后都必须及时登录oA系统查看文件，并始终使oA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。
4.5电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。
4.6集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立oA系统管理体制，指定专人负责oA系统文件的管理。
5.用户注册和注销
5.1总部新进符合使用oA系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和oA用户注册。总部oA
用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及oA注销手续后，方可办理离职手续。
5.2各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用oA系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）oA用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理oA注销手续后，方可办理离职手续。
5.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的oA用户，要合理安排电脑共用。
6.系统安全与维护大秘书网-
6.1集团公司和各控参股企业、各销售公司（物流中心）的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，oA系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。
6.2集团办公室信息技术处须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管，注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。
6.3密级的文件不入oA系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。
6.4所有oA系统应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。
7.文件共享与归档
7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将所有的实用文件在oA系统上发布，供用户学习、使用。
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办公自动化系统(OA)运行管理规定
