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企业档案管理制度
（SA8000/BSCI/ICTI/RBA6.0）
1.0目的
为加强对档案资料的管理，进一步完善档案管理，逐步实现集团及子公司档案管理的规范化，更好的为企业发展服务，结合企业实际，特制定本制度。 2.0适用范围
本办法适用于集团、各子公司档案的收集、存储、检索、使用等工作，如有需要各子公司可根据子公司自身的实际情况出台操作细则。 3.0名词解释
本办法所指的档案：是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 4.0部门职责
4.1集团行政部负责集团总部主体档案的管理，并对各子公司和集团其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
4.2各子公司行政部门负责本公司的档案管理工作。
4.3集团行政部设立专门档案室，由行政部部长分管集团档案工作；各子公司行政部门负责人分管本公司档案工作。集团行政部文员和各子公司行政部门文员兼职档案管理员，负责本单位档案的收集、建档、归档、保管、日常维护、借阅等工作。 5.0内容 5.1收集与归档
5.1.1收集方式和归档范围。收集方式：行政部门档案管理员有权对各种文件
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予以收集存档，并对存档文件按不同类型予以分类，做好文件的登记、装订、存放。归档范围：凡是处理完毕的文件，只要对今后工作仍有考查的价值均应归档，具体包括：
5.1.1.1公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等具有保存价值的文件、材料以及重要的工作经验材料，技术材料；
5.1.1.2公司会议原始记录、纪要和决议（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章、办法）；
5.1.1.3公司制订的计划、统计、预决算、工作总结； 5.1.1.4公司各部门的其他发文。
5.1.2第一年度形成的文件，应在第二年度归档。
5.1.3归档的文件、材料应当是原件，其手续、种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
5.1.4在归档的文件材料中，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。每份文件（批件）的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与被转发文件归在一起，不得分开。
5.1.5案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期、短期三种。
5.1.6按归档要求进行装订、编号、填写《卷内文件目录表》(附表1)。 5.1.7全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写《案卷目录表》（附表2）。 5.2档案统计
5.2.1档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基
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本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析。 5.2.2各类档案的统计以及汇总表由分管的档案管理人员负责统计、填报。 5.2.3要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。
5.2.4对于上报的档案统计报表，由本单位负责人和统计人员签字确认并对统计资料、报表的准确性负责。
5.2.5定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效果。
5.2.6档案统计报表一律用签字笔或钢笔填写，字迹清晰、书写工整，各类档案统计报表及综合统计表，均需保留一份存档备查。 5.3档案保管 5.3.1档案保管要求
5.3.1.1档案柜要保持清洁，不得存放无关物品。 5.3.1.2严禁私自将档案带出档案室。
5.3.1.3做好档案室的防盗、防水、防潮、防虫蛀、防尘、防强光等工作，门窗应结实牢固，并做到人离灯熄、窗关、锁。
5.3.2档案工作人员要严格遵守《国家机关人员保密守则》，做到不泄密。 5.3.3档案保管期限分为永久(50年以上)、长期（16—50年）、短期（16年以下）。
5.3.3.1对反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，及对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案列入永久保管。具体包括：
a) 有关企业发展史、机构沿革、大记事的资料，控股集团每期的《三鼎报》、
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集团每年的《三鼎简讯》合订本；
b) 集团制定的管理标准、工作标准、技术标准； c) 集团及各子公司中长期规划、纲要等文件材料；
d) 集团及各子公司年度和年度以上的计划、总结、统计材料； e) 企业签订的重要合同、协议、协定，重要的会谈记录、纪要等； f) 其他重要的文书档案。
5.3.3.2对反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料应长期保管。具体包括：
a) 集团及各子公司年度和年度以上的工作总结、统计报表； b) 直属上级机关下发的需贯彻执行的文件； c) 下级报送的重要总结、报告、统计报表等。
5.3.3.3对在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值的一般事务性文件材料应短期保管。具体包括：
a) 季度、月份、周工作计划、工作总结、统计报表； b) 集团各部门、各子公司召开的例会等会议纪要； c) 有处理结果的一般性申请报告等。
5.3.4各单位负责档案管理的人员每月将需要作废的文件提交数据清缴人员统一销毁，具体包括：
5.3.4.1已超过保管期限的文件；
5.3.4.2已超过有效期的文件或已废止的文件； 5.3.4.3各单位的临时数据； 5.3.4.4其它失去保存价值的文件。
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5.4档案的查询、借阅
5.4.1档案属于公司秘密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 5.4.2查阅档案的手续
5.4.2.1查阅档案时，查阅人需填写《档案查阅/借阅申请表》（附表3），经所属部门一级领导签核后即可查阅。
5.4.2.2查阅档案，必须在档案室内完成，不允许将有关资料私自带出或复印。 5.4.3借阅档案的手续
5.4.3.1如因工作需要，要求借阅档案，根据档案的密级，《档案查阅/借阅申请表》具体审批权限如下：
密级 保密期限 密级编号 审批权限 内部资料 保密1年以下 01 科长级以下 秘密 保密1—2年 02 机密 保密3年以上 03 绝密 长期保密 04 公司领导层 （副）部（处）部（处）级（含）级以下 以上 5.4.3.2档案的借阅期限，一般为3天，特殊情况可延长至1周。
5.4.3.3借阅档案人员应按期交还所借阅的档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。
5.4.3.4归还档案时，档案管理人员应逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《档案查阅/借阅申请表》备注栏中注明归还日期。
5.4.4查阅、借阅档案者严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案内容，应注意资料的保密性和安全性。
5.4.5若因不妥善保管造成资料损坏、丢失，借阅人要赔偿同样版本3倍的罚
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