采购专员对销售规模较大的A、B级供应商必须保证1次/季度的互访，对C级供应商保证1次/半年的互访。互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、交流各自企业的信息并提出下一步的合作计划，特别对于长期合作的整机供应商要多沟通，多反馈，协助供应商提高产品质量。 第17条 互访形式以及要求 1．互访，限于日常性事务沟通。 2．上门拜访，限于专项任务及重点问题。 3．大型商务会晤，限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。 第18条 互访标准 采购专员与供应商进行互访时应遵循以下7条标准。 1．采购专员外出拜访供应商必须经采购部经理以上人员同意。 2．采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜访供应商，并定期参加商务会谈。 3．确保与供应商间的信息沟通，包括产品信息、市场信息、销售信息等。 4．遵守公司的各项规定，坚持原则，做好工作。 5．注意外出拜访时的个人着装。 6．高级客人来访时，采购部门人员应做好接待工作，注意维护公司形象，做好桌牌、资料的展示、检查幻灯片及礼品等是否布置到位。 7．采购人员与供应商进行正式商务谈判时必须填写备忘录并建立档案。 第19条 其他形式的供应商维护 公司采购、质保、，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。 第5章 供应商档案管理 第20条 建立供应商档案 为了便于管理，必须对所有供应商建立资料档案，由采购部设专人管理供应商的档案资料。供应商的档案资料主要包括下图所列的9项容。 1．供应商调查表 2．供应商产品价格登记表 3．供应商企业资料 4．供应商采购合同 5．供应商洽谈登记表 6．供应商顾客投诉登记表 7．供应商顾客服务登记表 8．供应商销售业绩分析表 9．优秀供应商综合评估表 供应商档案资料应包含的容 第21条 收集供应商资料 1．公司签订采购合同后，一般应在3个月，由采购专员将该供应商的材料进行收集、整理。 2．因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，由采购主管定期催办。 3．整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。采购现场录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。 4．公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。 第22条 变更供应商档案 若供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。 第23条 查阅供应商档案 相关人员在调阅供应商档案时，应先向总经理提出申请，申请批准后，方可进行查阅，查阅完之后应当及时归还。 第6章 附则 第24条 本规定的制、修、止 本规定由采购部制定，经公司常务会议讨论后，呈请总经理批准后生效，修订和废止亦同。 第25条 生效日期 本规定自 年 月 日起生效。 编制日期 审核日期 批准日期 修改标记 修改处数 修改日期 供应商选择流程(附图1) 部门 步骤 开始 总经理 采购部 其他部门 供应商 竞争市场分析 供应商开发 收集供应商信息 初步筛选 发放《供应商调查表》 提供信息 资料汇总和分析 供应商调查 否 是否现场评审 是 组织现场评审 协助 协助 协助 汇总分析结果 发出询价文件 询价和报价分析 报价分析 提供报价 综合评价 协助 审批 确定供应商名单 确定供应商名单 谈判 签订合同 结束 【附表1】 供应商基本资料表（例） 厂商编号： 年 月 日 名 称 联系人 传 真 电 话 E-mail 厂资本额 万元 名称 台数 牌规格 建厂登记日期 公 司 概 况 营业执照 往来银行 开始往来时间 停止往来时间 所属协会团体 协力工厂数 年 月 日 购入时间 购入成本 地 址 网址 法 人 性能 机 器设备 协力工厂利用率 平均月营业额 材料材料来源 名称 名称 主要产品 供应厂商 比例 干部 员工 员 备注 名称 工 比例 职能 人数 大学 高中以上 平均月薪 数 数 名主要客户 称 比例 名称 比例 确认： 审核： 填表：
供应商及采购管理
