大厦物业管理公司作业
指导书
集团标准化工作小组 [Q8QX9QT-X8QQB8Q8-NQ8QJ8-M8QMN]
时代大厦物业管理有限公司作业指导书
时代大厦物业管理有限公司 行政管理作业指导书 ★文件、资料管理制度 A版0次修改 编号：Q/PH—WD01—02 1 目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。 2 适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。 3 职责
各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。 综合管理部负责业主档案的管理与控制。
办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。 4 相关文件
5 《文件控制程序》 Q/PH—QP—《质量记录控制程序》 Q/PH—QP—工作程序和管理办法 文件的产生
各相关部门根据工作需求编写文件。
总经理助理对文件进行审核。
总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。 办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）。
文件、资料的类别 受控文件 a) 内业资料； b）图纸资料；
c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件； d) 在质量体系中引用的法律、法规和外来文件； e) 与服务过程有关的合同协议；
f) 业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH—QP—）。 管理与控制具体执行[文件控制程序]（ Q/PH—QP—）。 非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：
a) 内行文、外行文: 1
时代大厦物业管理有限公司 行政管理作业指导书 ★文件、资料管理制度 A版0次修改 编号：Q/PH—WD01—02
b) 未被质量体系引用的外来文件: 2 c) 与服务过程无关的合同协议: 3 d) 未被质量体系引用的法律法规: 4 e) 行业标准性文件: 5 f) 照片、录像带:6
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