备忘录
给：行政经理×× 从：行政秘书高叶 日期：2010年5月22日
标题：会议评估的方法和要求；会议决定事项的反馈原则和重点。 内容：
1，会议评估的工作方法和要求：
方法——在会议快结束时以意见调查的方式进行，请与会人员填写会议评估表；或请某人以观察员的身份列席，对会议进行状况提出意见；告知与会人员有义务一同提高会议质量，规定各部门无论大小会议，都必须以书面方式在会议结束前两分钟作此调查。
要求——会议评估力求科学高效；最好在确定了会议目的的早期策划阶段就设计了一份问卷；要避免与会人员的反感 2，会议决定事项的反馈原则和重点
反馈原则：迅速及时；真实准确‘对堵塞言路，阻止反馈的言行认真对待和处理，是反馈渠道保持畅通无阻 重点：主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息 参考答案：
1、在家工作模式优缺点
（1）在家工作模式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在在的工作时数，而增加在家里的工作时数。
（2）优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。
（3）缺点：需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。
请为这些新产品开发人员设计两种不同的工作模式，并介绍一下这两种工作模式的优势? 3、采用定期合同制工作模式的优势有：（1）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。（2）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。（3）只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。（4）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。（5）所聘用人员工作有动力，效率高。 2、其他工作模式
（1）弹性时间工作模式：在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。 （2）远程工作模式：指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。
（3）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。
（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。
（5）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同时确其权利和义务，直到完成项目的工作模式。有的还采用承包一项特定任务的形式。
（6）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。
（7）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。 参考答案
布置办公室的程序如下：
1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。
3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 5、对设备的安放提出合理建议。 参考答案： 备忘录 发给：苏明 发自：高叶
日期：2007年2月12日 主题：关于团队工作 1、提高团队士气的方法 （1）有一个良好的工作环境 （2）让队员了解团队的使命 （3）努力的目标相同
（4）记住每个队员是独立的个体 （5）创立团队识别系统 （6）分享成果 （7）确保团队正面气氛 2、团队任务的分配方法
认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任。公平分配每个成员工作。分配工作时，应考虑下列因素： （1）团队成员工作经验的多少 （2）每人承担的工作总量 （3）尽可能变化着平均分配任务
（4）应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性 （5）组织团队会议，公开化讨论
（6）在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务 3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径 （1）定期向上级主管部门提交书面报告
（2）由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触 （3）上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议
（4）通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通 管理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合。
参考答案：
苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：
经理工作日志 2007/3/19星期一 时间 9：00~10：00 10：15~11：15 11：30~12：00 12：30 14：00~15：00 15：45 经理主管会议 给参加员工培训课的员工讲话 与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐 下行会见丽康公司的销售部经理张建 下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原 内容 处理日常事务：如阅读文件、处理信件等 办公室 董事会会议室 员工培训中心 王朝酒店2楼西域厅 会客室 阳光公司 地点 请你就会议筹备方案的内容和筹备机构的人员分工给我一些建议，这次会议初步准备分成宣传策划组、会务组和秘书组来准备，请你帮我将三个组的分工制成表格？
答：一、会议筹备方案的内容包括：1．会议的目的与宗旨、会议的内容、形式（会议名称）2．会议主题和议题3．会议议程和日程4．时间和地点5．参会人员组成6．确定会议所需的设备和工具7．会议文件的范围及印制和复制8．会议经费预算9．会议住宿和餐饮安排10．会议筹备机构和人员分工（各项工作负责人、各项活动的推进时间。 二、会议筹备小组的分工
TEAM组 负责人 职责
总指挥（或秘书长） 整个活动的总负责、总协调 副总指挥（或副秘书长） 协助总指挥，负责常务工作
宣传策划组 会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划??
会务组 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 秘书组 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编 会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报 如何进行文书审核？
答;电子邮件收件人：liuming@sina.com 发件人：gaoye @126.com主 题：文书审核工作要求 1．（1）审核是否需要行文2）内容重复的不行文2．（1）审核文书内容（2）看内容与有关规定是否一致（3）提出的意见办法是否可行3．（1）审核文字（2）看文字是否通顺、简练（3）标点是否正确4．（1）审核文件体式（2）看文种是否恰当（3）格式是否规范5．（1）审核文书在处理程序上是否完备（2）看发文名义是否合适（3）涉及其他部门的，是否征得同意 请你先将远程会议筹备方案与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。 答：1、远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。 请你向我说明你将如何为我做好这次团队出访的准备工作。 答：团队出访的准备工作主要有：
1、首先要明确这次团队出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等。2、其次要做好团队出访前的准备与组织工作 （1）拟定出访方案；（2）确定出访人员，进行编组，制成名单；（3）为团队所有成员办理各种出国手续； （4）编制旅程表；（5）召开全体出访人员预备会。主要内容有：A、强调此行的目的、要求；B、介绍并说明准备工作的进展情况；C、对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍；D、提醒携带的人个必备品（包括护照、签证、黄皮书、身份证、机票等）E、有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发；F、领队及所有成员的自我介绍；G、提醒出发当天的集合方式、地点、时间和航班班次及起飞时间等。 （6）与邀请单位联系使其有所准备；（7）指定专人负责做好订房和订票工作；（8）做好文件资料及必备衣物的准备；（9）采用恰当方式准备好出访经费。 3．关于座次安排，可以这样考虑：（本项内容共7分。）
（1）应请HNG公司的代表在签字桌右侧（或面向门的一侧）就座，我方代表则应同时就座于签字桌左侧（或背门一侧）。（2分）（2）双方各自的助签人，应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。（1分）（3）双方其他随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可依照职位的高低，依次自左至右（HNG方）或是自右至左（我方）列成一行，站立于己方签字人的身后。（2分）（4）当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。（1分）（5）原则上，双方随员人数应大体上相当。（1分） 开展档案利用工作的方式和利用的要求?
答:方式1阅览室提供利用2档案外借3制法档案复制本4制发档案证明5提供咨询服务
6印发目录7档案展览。要求:1依法开展利用工作2主动及时开展利用工作3不断完善档案服务方式和手段4掌握本单位近期的重点工作重大活动，据此开展档案利用 培训内容的大纲？
答：1外事接待的基本要求：了解基本情况；确定接待规格；制定接待计划；工作准备；生活准备；参观娱乐准备2外事活动基本原则;不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重各国礼仪3外事接待礼仪要求;了解涉外礼仪要求、了解礼宾次序要求 培训计划表？
答：1表头名称2时间安排（函授课时间、讨论时间、训练时间3每个时间段中的相应活动内容4授课结束领导总结5表尾注明制表单位或制表人 会议应急方案主要内容?
答:1)会议举行过程中可能出现的问题1人员问题.会前常见的人员问题是:演讲者,参加者,或者关键代表不能到会2场地问题.如重复预订房间造成冲突,取暖或通风设备造成故障,3设备问题.如缺少合适的设备或设备在使用过程中出现损坏4资料问题.宣传资料不足或短缺,资料没送到会议地点5健康与安全问题如突发性火灾,某代表患严重或高度传染的疾病,食物中毒等6行为问题.会议中偶尔出现发言人行为不当或与会代表行为不当.
2)出现问题时负责解决的会议工作人员 在回忆应急方案中应明确在会议筹备和举行过程中出现各种紧急和意外时负责解决问题的工作人员并在会前协调会议中落实等人. 参考答案： 备忘录 发自：秘书钟苗 发给：行政经理苏明 日期：2007年3月15日
主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义 内容：
1、收集会议文件资料的要求 （1）确定会议文件资料的收集范围
（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 （3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。
（4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。 （5）收集整理过程中要注意保密。 2、需收集的文件资料
（1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。 （2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。 （3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。 3、会议文件的立卷归档
会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点： 第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。 第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。 第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。
3．远程会议筹备方案的特点：（1 以便条形式2以传真形式3以备忘录形式4结合实际 ）
（1） 远程会议具有节省时间和金钱，与电话服务机构商定使用录音带的形式，做永久记录，交流更加直接与简短的优点。 （2） 远程会议筹备方案拟定时 ，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期，会议起止时间，参加会议人数，与会人员的电话号码，主持人姓名等。
（3） 会议程序议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论
（4） 远程会议筹备方案要有专人负责检查远程会议设备，是否齐全和正常，摆放是否符合要求。 143页．P138 办公用品及设备的采购程序采购预算方案的制定 原则：
（1）真实性原则。采购费用的预测必须以实际的时常调查为依据。
（2）重点性原则。预算编制要做到合理安排各项资金时间在兼顾一般的同时，优先保证重点支出 （1） 目标相关性原则。采购的用品用于办公室活动的任务目标相关
（2） 经济合理性原则。预算经济合理（注）（1）编制预算方案一定要进行调查研究，根据本单位以及市场实际情况，认真进行预算。（2）不要一味追求购买高档的办公用品和设备，要根据本单位的实际工作需要选配合适的产品。（3）要购置的办公用品或设备必须是当前或预期的所必须的（4）事先安排好要购置的设备所放的位置，要安全可靠且有利于工作流程的进行。/（5）慎重选择供应商，对不同供应商要在各个方面尽兴认真的比较（6）预算方案的编制要注意征求各方面的意见，方案应切实可行。
8． 确定信息利用服务途径 9．P210 文书拟办的要求
10．P213 文书催办的含义和要求
二、操作题(第3题～第7题，每题10分，共50分) 3. 答：1．远程会议的优势包括：
（1）节省时间； （2）节省经费；
（3）能使用录音带做永久记录； （4）交流更直接、简短。
2．为了开好此次会议，须注意以下几方面： （1）了解提供电信会议服务公司的服务业务； （2）提前向客户发邀请并确认；
（3）会议相关材料（如会议程序、议程等）应尽早寄给与会者，以便他们准备；
（4）至少提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等内容告知电信会议服务公司； （5）检查会议设备齐全、正常、摆放是否符合要求； （6）设备数目相当、需要放置合理；
（7）会议主持人应做好会议进程的引导工作，提高座谈会的效率。
一、操作题 1、便 条 高叶：
公司目前需要编制下一年度采购预算，请你介绍编制采购预算的一般程序。
总经理
××年×月×日
1、确定预算的核算基数； 2、进行市场调研；
3、确定采购产品的种类及型号价格； 4、编写预算方案；
5、征求意见，完善方案。 详细
制定采购预算方案的程序和内容
1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案
2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式
公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源
1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。
2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记） 3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况）
2、备 忘 录 至：秘书高叶 自：行政经理苏明
主题：新产品展销订货会安全检查
公司定于2008年2月8日在×市会议中心举行新产品展销订货会，由于公司相关人员没有到现场进行必要的安全检查，现市消防局有关部门责令停展整顿。现在要求你接手这项工作，并请就检查的主要内容和主要内容和原则形成备忘录，在今天下班前交到我的办公室。
行政经理×× ××年×月×日
备忘录
至：行政经理苏明 自：秘书高叶
主题：新产品展销订货会安全检查
公司定于2008年2月8日在×市会议中心举行新产品展销订货会，现将现场安全检查的主要内容与原则记录如下： 1、主要内容：确保会场内所有设备路线、运转及操作规范的安全可靠；确保会场内消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高效；确保会场的防盗设施处于运行状态；检查出入会场人员的身份，尽量不许与会议无关人员进入会场。 2、原则：
二、操作题（满分50分。第3题～第4题，每题15分，共30分，第5题 20分。）
3. 背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的工作任务之一。 便 条 高叶：
公司组织的这次全国行业研讨会结束后，一些会后工作可以让新来的韩秘书参与。请你就以下问题提出看法并对韩秘书进行指导：会议评估的方法和要求，会议决定事项的反馈原则和重点。请以备忘录的形式提交给我。 谢谢!
行政经理 ×× ××年×月×日 备忘录
给：行政经理×× 从：行政秘书高叶
日期：2010年5月22日
标题：会议评估的方法和要求；会议决定事项的反馈原则和重点。 内容：
1，会议评估的工作方法和要求：
方法——在会议快结束时以意见调查的方式进行，请与会人员填写会议评估表；或请某人以观察员的身份列席，对会议进行状况提出意见；告知与会人员有义务一同提高会议质量，规定各部门无论大小会议，都必须以书面方式在会议结束前两分钟作此调查。
要求——会议评估力求科学高效；最好在确定了会议目的的早期策划阶段就设计了一份问卷；要避免与会人员的反感 2，会议决定事项的反馈原则和重点
反馈原则：迅速及时；真实准确‘对堵塞言路，阻止反馈的言行认真对待和处理，是反馈渠道保持畅通无阻 重点：主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息
采购办公用品的工作程序：
1， 选择供应商——价格费用，质量和交货，服务和位置，安全和可靠性， 2， 选择订购方式——直接去商店购买，电话订购，网上订购，传真订
3，办理进货手续——准确办理进货手续，保证办公设备和办公用品准确无误入库，登记，检验，核对，衔接好办公设备和耗材采购进货发货和使用的中间环节。——供货单和订购单；检查数量质量；填写库餐卡，仔细认真；更新库余额。将接受的货物按照规定存放好，保管——上锁，标签，新旧大小先后，常用不常用，通风干燥，照明 注意事项：当某项物品库存数量降到再定货量时，就应该订购补充的物品。但不能超过最大库存量
购买申请表必须要经领导审核签字，说明需要货物的理由和数量型号等细节，经领导批准后交给采购人员
购买时应该货比三家，对各供应商的报价单进行比较，帅选，填写正式订购单并由公司主管签字后发送给选定供应商，同时复制一份给会计部门
收到供应商货物后，要对照供应商的交货但和订购单检查货物，查明数量质量 填写入库单时要仔细，库房人员签字
秘书三级试卷的操作题实务题经典
