交通运输单位档案管理存在的问题及策略初探
作者：任晓华
来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第5期
文/西安市临潼区新丰大桥管理处 任晓华
【摘要】交通运输单位主要负责城市交通运输的监管工作，与其他单位不同，交通运输单位涉及的单位部门较多，对专业要求也相对较高。为了确保交通运输单位顺利完成日常工作，做好档案管理工作十分重要。随着社会的进步和发展，档案信息管理的方式方法也发生了一定的变化，交通运输单位在档案管理方面面临着诸多问题，本文主要就档案管理存在的问题和解决方案进行相关的阐述和分析。
【关键词】交通运输；档案管理；存在问题
理论上，交通运输单位中的档案涉及较多的内容，其中包括交通系统行政、运输单位工作、运输相关工作等多个方面，分为文字、图片、表格等不同的形式。在交通运输单位档案管理的过程中，要充分认识到档案管理的重要性，将其与其它单位的档案管理工作进行区分，针对其复杂性、多样性的特点采取有效的管理措施。尤其在全新的发展形势下，交通运输单位档案管理工作逐渐出现一些问题，造成档案管理的质量下降，使档案资料的作用得不到充分的发挥。对此，应该采取有效的解决措施，根据当前的发展趋势对档案管理工作进行创新和完善。
一、交通运输单位档案管理存在的问题
（一）管理意识不科学。调查显示，许多交通运输单位之所以没有做好档案管理工作，主要是因为单位高层或管理人员没有认识到档案管理的重要性，对档案管理的职责范围划分不明确，日常管理工作比较松散，造成管理业务能力不足、水平低下。一些单位认为档案管理工作只属于档案管理部门，部门之间缺少协调和配合，且由于不重视，所以对管理工作的投入较少，造成管理质量和效率难以提升。
（二）管理制度不健全。要提升交通运输档案管理的水平，就要健全档案管理制度，对档案的收集、整理、存储等环节进行严格的规范，从而保障工作的顺利展开，以及各个环节的有效衔接。然而，在实际工作中，许多单位都没有建立完善的管理制度，进而造成档案管理工作松散随意，许多工作内容都没有按照相应的流程完成，如档案没有按照要求进行分类存储，造成档案查找困难、丢失、破损等问题。此外，缺少档案审核人员，且资料的更新不够及时，造成档案缺少时效性。
（三）专业水平不高。交通运输单位档案管理专业水平不高主要体现在两个方面：一方面，管理人员缺少专业性。不仅档案资料没有收集完整，还经常出现丢失、损坏等情况。在资料填写时，没有按照要求和规范进行填写，造成档案内容准确性较低；另一方面，管理人员缺少专业性。许多交通运输单位都没有专业的档案管理人员，往往是从其它部门调配过来的人员，不仅缺少档案管理的经验，也缺少专业的知识，进而造成档案管理工作质量水平不高。
（四）信息化建设不足。在信息化时代背景下，各行各业都开始了信息化建设，然而交通运输档案管理的信息化水平却没有得到有效的提升，这主要是因为交通运输单位对该工作缺少重视，造成信息化平台不够完善，且管理人员专业能力不足，缺少信息化建设的意识，也没有掌握相应的信息技术。
（五）管理工作的专业度不够。近年来，因交通运输部门在管理工作重视度上存在不足，进而引发档案馆管理工作人员自身专业素质不高，以及专业素养水平参差不齐，而且还存在业务知识不足以及工作经验缺乏的问题。在实际管理工作中应直接借鉴之前的经验，融入自身所具有的主观想法，从而造成了运输档案管理工作主观因素相对较大，缺乏一定的安全性与完整性，档案案卷的质量水平低，在通用性以及保存价值上严重不足。
二、交通运输单位档案管理的优化方法
（一）完善档案管理制度。为了提升档案管理质量，首先要建立完善的档案管理制度，尤其在档案保密方面，一定要制定严格的制度规范。此外，档案借阅、建档考评等也需要制定相应的制度规范，要在年初针对档案管理和交通运输单位的工作内容明确工作目标和工作规划，对档案管理人员进行严格的考核，全面落实责任制度，明确各个部门的职责范围，加强部门之间的合作与交流，使整个单位都能够重视档案管理工作、配合档案管理工作。
（二）优化档案管理条件。从目前的发展形势来看，档案管理要紧跟时代发展的步伐，应该根据当前社会的发展现状和单位的工作内容进行档案管理条件的优化。现如今，我国交通运输事业发展迅速，各项技术也在不断完善，CAD、CAM的应用愈加广泛，信息系统也随之不断完善。档案管理部门应该摒弃传统的管理方法，采用现代化的管理技术，提升档案管理的安全性和高效性，进而实现信息档案的现代化管理。
（三）培养专业管理团队。为了保障档案管理工作的顺利开展，一定要建立一个专业、高效的工作团队。首先，要提升管理人员对档案管理工作的认识，加强管理人员的教育和培训工作，定期开展技术讲座等活动，使档案管理人员在认识到档案管理工作重要性的同时，不断提升自己的专业技术。其次，要完善人才选聘制度，应该积极招聘专业、有素养、有能力的档案管理人才，加强人才的考核工作，确保其掌握专业的管理知识和丰富的管理经验。单位可以为管理人员提供学习和培训的机会，建立有效的激励机制，加强档案管理人员的工作积极性，使其能够不断了解行业的发展动态，并积极学习新的管理知识和管理技术。
（四）建设信息化管理系统。现如今，网络信息时代已经来临，各行各业都开始了信息化建设。在档案管理工作中，采用信息化技术可以提升档案收集和归类的效率，也能提升档案存储的安全性，避免档案丢失、损毁等问题的发生。在传统的管理模式中，由于纸张的存储寿命有限，许多旧档案经常会出现腐烂、损坏等问题，为了确保档案的完整性，需要管理人员定期进行档案更新。而应用现代信息技术后，可以实现无纸化管理，将档案内容转变为数字信息，实现数字化、便捷化的管理。尤其在交通运输档案存储中，不仅涉及文字内容，还包括图片、视频等内容，采用电子化的管理法，可以存储更加全面和丰富的档案资料。将档案录入电脑信息库之中，在查阅时只要搜索档案标号或名称即可，实现了查询的自动化，促进了人机的管理配合，全面提升了档案管理的效率，同时减少了人力成本的投入。
（五）培养档案管理人员的专业化能力。为了提升交通运输档案管理工作的专业化水平，可以从以下几个方面进行管理：其一，通过扩招引进专业人才。当交通运输单位进行公开招聘的时候，负责人应高度重视专业知识，专业技能以及专业技术人员的引进，从而进一步充实档案管理队伍。其二，将现有的管理人才“送出去”。加强现有人员的档案管理知识，不断拓宽工作人员的视野，清楚现阶段交通运输档案管理的发展动态。
三、结语
综上所述，随着时代的发展和进步，交通运输单位档案管理工作逐渐出现各类问题，纸质管理的弊端也随之暴露出来。为了提升档案管理的质量，单位不仅要提升管理意识、健全管理制度，还要加强人员培训，积极进行信息化建设，确保档案管理工作能够与时俱进。
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交通运输单位档案管理存在的问题及策略初探
