3.5.3 五年保管
3.5.3.1 期满或解约的契约书、合同； 3.5.3.2 重要的会议记录； 3.5.3.3 短期内需查考的文件；
3.5.3.4 人事文件。如：工资明细表、员工保险等。
3.5.4 三年保管
3.5.4.1 其他各单位独立存放之资料。 3.6 档案销毁
3.6.1 对无需保存的文件或保存年限届满的档案，应按规定请示并办理销毁手续； 3.6.2 销毁档案应于《目录卡》上备注栏注明销毁日期。 4、图书管理
4.1 图书目录编制
4.1.1 本公司图书由行政部指定专人分类整理和编号，统一编制总目录册。写明新
进图书日期、作者、出版社和价格等，供员工参阅；
4.1.2 本公司图书分为三类：A-专业技术类、B-管理类、C-综合类。编号起止为
0001-9999。
4.2 图书购买
4.2.1 图书购买应根据工作需要，由员工填写《图书申购单》经部门负责人批准，
财务部审核，由行政部查明无重复购买后统一购买，待将图书编号登记入册后再行借阅；
4.3 图书借阅
4.3.1 凡本公司员工皆可借阅； 4.3.2 借阅书籍需填写《图书借阅单》；
4.3.3 归还时承办人应查明无损坏、无污迹，并在《图书借阅单》上签字；
4.3.3.1 一般借阅单次不得超过两册，每次借期为两周以内，若因特殊原因超
时应补办续借手续；
4.3.3.2 借阅人应爱护书籍，不得任意划线、折角或撕毁，若书籍污损或遗失，
应于两周内赔偿新书，对已经绝版的书籍应赔偿原书两倍之金额；
4.4 图书盘点。每年行政部应按图书目录册进行清点核对，清点期间停止外借，并
要求已借者全部归还，待清点核对后再行借阅；
５、张贴、宣传管理 5.1. 张贴、宣传形式
企业宣传栏内容；对内、外宣传横幅的布置、重大会议的会场布置等； 5.2. 张贴、宣传内容
包括车间每天绩效的公布及各种需要进行宣传的活动； 5.3. 张贴、宣传的审查评价
所有宣传内容应报批行政部审查、评价。
第七章：合同管理制度
1、合同的订立
1.1 合同签订必须遵守国家的法律、政策及有关规定；
1.2 除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本
企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无对外签约权，但经总经理特别授权并发给委托证明书的例外； 1.3 签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单
位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利；
1.4 签订合同，必须坚持“平等互利、协商一致、等价有偿”和“价廉物美、择优
签约”的原则；
1.5 合同必须采用统一的经济合同文本，合同对方当事人权利、义务的规定必须明
确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是： 1.5.1 部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。
1.5.2 正文部分，注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、
等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；涉及数量的要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；
1.5.3 结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章，不得
使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限；
1.5.4 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗
旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法
严惩。
2、合同的审查审批
2.1 合同在正式签订前，必须按规定上报领导，经审查批准后，方能正式签订； 2.2 合同由总经理审批。
2.2.1.1
2.3 经济合同审查的要点
2.3.1 合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；
合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定；
2.3.2 合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义
务是否具体、明确；文字表述是否确切无误；
2.3.3 合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条
件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失；
2.3.4 根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、
批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
2.4 经济合同的审批程序
2.4.1 申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“经济
合同签约申报表”（一式二份），报本企业的领导审查批准。（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报总经理审批的，应由该企业领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报；
2.4.2 审核。对送审的经济合同，应按本制度规定的审批权限，由主管人或有关人
认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准、不批准；若不批准，应通知申报单位补报材料或进一步谈判。（应提出谈判的具体要求和注意事项）；
2.4.3 主管人在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一
份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理；
2.4.4 上述审批程序，一般为1~2天。特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序
的约束。
3、合同的履行
3.1 经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须
本着“重合同、守信誉”的原则，严格履行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行；
3.2 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规
定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准；
3.3 签约人应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，
造成经济合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
4、合同的变更和解除
4.1 在经济合同履行过程中若碰到困难，首先应尽一切努力克服，尽力保障合同的
履行；
4.2 如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法
律规定或合理期限内与对方当事人进行协商；
4.3 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制； 4.4 变更、解除经济合同，必须符合《经济合同法》的规定，并应在公司内办理有
关手续；
4.5 变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行；
4.6 经上级主管机关见证或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议
后，应报原机关备案；
4.7 经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，
才具有法律效力；
4.8 变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、
电传等），口头形式一律作废；
4.9 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。
但特殊情况经双方一致同意的例外；
大型企业行政管理制度汇编
