2.2.3 对外发文实行八码编码原则。如：重开发 年第[ ]号
2.2.3.1 第一码代表本公司。使用公司名称缩写“重开”来代表“**有限公司”； 2.2.3.2 第二码代表发文是正式文件；
2.2.3.3 第三码代表发文之公历元年度。如：2008年； 2.2.3.4 第四码代表发文编号； 2.3 对内收发文
2.3.1 对内收文（包括文件、公告、通知等）由各部门指定经办人签收并存档； 2.3.2 对内发文。由各职能部门草拟后交行政部，由行政部召集各部门经理共同评
议通过后呈总经理审批，再由行政部统一签发、统一编号存档管理；
2.3.3 编号要求与对外公文编号规范一样相同。 2.4 存档管理
2.4.1 对外（内）收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位
（部门）拷贝予其他单位（部门）存档，作为凭证；
2.4.2 行政部应建立《对内（外）收发文登记簿》进行登记管理、追踪核查。 3、档案管理
本公司行政档案由行政部统一管理。对办理完毕并具有查找保存价值的文件，根据其特征和相互联系，分门别类地组成一个个案卷。规范公司档案管理。
3.1 档案立卷分类方法 3.1.1 不归档文件分类
3.1.1.1 上级机关普发供参阅的文件材料；上级机关征求意见的未定稿文件； 3.1.1.2 本单位重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般文件
的历次修改稿；未生效的文件；一般性的来信和无特殊保存价值的信封；
3.1.1.3 内部互相抄送的文件；与本单位无关的文件或为参考目的而收集来的文
件；同级单位和非隶属单位的不需要办理的传送文件和一般来往文书；
3.1.1.4 下属单位报送的不必备案文件，或需备案但属一般性的文件；不需要办
理的文件和简报、情况反映等。
3.1.2 归档文件分类方法
3.1.2.1 党群工作文件材料
3.1.2.1.1 党务。指党的组织、宣传、国家政策、纪检等方面的文件；
3.1.2.1.2 群众团体。指工会、各种协会、学会等群众团体工作中形成的
各种文件。
3.1.2.2 行政人事管理文件材料
3.1.2.2.1 指企业行政事务、人事管理、职工花名册、职工教育和培训、
考核、奖惩文件、劳保福利、安全保卫、法律事务、医疗卫生、纠纷处理、信访、外事活动等方面的文件。
3.1.2.3 企业产权文件材料
3.1.2.3.1 有关部门或单位关于企业的建立和产权界定的批准文件； 3.1.2.3.2 股权证明和清产核资工作中形成的各种文件材料； 3.1.2.3.3 企业资产产权变动中形成的各种文件材料。 3.1.2.4 经营管理文件材料
3.1.2.4.1 经营决策、计划工作、经营总结、财务管理、产品销售、物资
管理、市场信息和预测，广告、商标及用户反映等。
3.1.2.5 生产技术管理文件材料
3.1.2.5.1 生产管理。生产计划及其实施纪录、安全操作规程、事故报告
及改进意见等；
3.1.2.5.2 质量管理。质检报告、质量事故分析、获奖证书等； 3.1.2.5.3 标准管理、计量管理、能源管理等方面形成的文件； 3.1.2.5.4 工业卫生和环境保护形成的文件。 3.1.2.6 产品文件材料
3.1.2.6.1 产品设计。产品设计协议书、任务书、设计方案、实验数据、
产品鉴定书、产品照片、说明书和底图、蓝图等；
3.1.2.6.2 产品制造工艺。各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作
规程、工时和材料定额等；
3.1.2.6.3 产品检测和管理过程中形成的文件，各种优、特产品及获奖产
品的有关文件。
3.1.2.7 科学技术研究文件材料
3.1.2.7.1 新开发项目的建议书，计划任务书，可行性研究方案、试验记
录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件；
3.1.2.7.2 技术改造和革新文件、图纸； 3.1.2.7.3 各种有参考价值的科研总结报告； 3.1.2.7.4 经审定发表的学术论文或著作。 3.1.2.8 基本建设工程文件材料
3.1.2.8.1 工程项目的可行性研究、计划任务书、审批、勘测设计、施工、
竣工验收、工程管理以及维修、改建、扩建等方面的文件和图纸；
3.1.2.8.2 有关房屋和土地使用方面的文件。 3.1.2.9 设备仪器文件材料
3.1.2.9.1 购置设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维
修记录以及改装、报废的文件；
3.1.2.9.2 自制设备仪器的设计图纸、测定数据、性能鉴定材料、工艺工
装图纸、使用说明书及检查维修记录等；
3.1.2.9.3 设备台帐。 3.1.2.10 会计核算文件材料
3.1.2.10.1
会议凭证。原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、银行存款、余
额调节表等；
3.1.2.10.2
会议帐簿。日记帐、明细帐、总帐、固定财产卡片、辅助帐
簿、移交清单、保管清册、销毁清册、涉外帐簿等；
3.1.2.10.3
会计报表。财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报
表（决算）等。
3.2 案卷内文件排序方法 3.2.1 文字材料的排序
3.2.1.1 上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件在后； 3.2.1.2 复文在前，来文在后； 3.2.1.3 正文在前，附件在后； 3.2.1.4 正文在前，原稿在后；
3.2.1.5 成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。 3.2.2 图样材料的排序
3.2.2.1 图样形成时，已编制了图样目录的，按目录顺序排列。没有编制图样
目录的，机械产品和设备图样，一般按结构隶属关系排列；
3.2.2.2 基建工程图纸，一般按总体和局部关系结合专业排列；地形测量图纸，
一般按比例尺或地区排列等。
3.2.3 图文混排
3.2.3.1 一般的排列顺序是文字在前，图样在后。
3.2.3.2 若文字材料是对图纸作补充说明的，则排在图的后面。 3.2.4 会计文件组成的案卷，一般保持原来卷册内的顺序；
3.2.5 人事文件须经鉴别、分类（履历、鉴定、考察考核、学历和职称评聘、政审、
奖励、处分等）后，再先按形成时间或问题结合重要程度排列。
3.3 案卷编目顺序和方法 3.3.1 页号编制
3.3.1.1 卷内每一份文件重新统一编制顺序号，方便统计和利用；
3.3.1.2 若有多个文件,应从头到尾拉通编号,编号从阿拉伯数字“1”开始，正
面写在右下角，背面写在左下角，只对有文件内容的页面进行编号。若只有一卷文件且形成时已编有页号，且页号连贯、排列次序不变，不必另行编制。
3.3.2 案卷目录编制
3.3.2.1 卷内文件目录相当于卷内文件的明细表，置于卷首.
3.3.2.2 目录项目一般包括：每份文件的排列序号、题名（全称的标题）、编号
（文件号或图号）、责任者（直接编制部门或人员）、编制日期、所在页号和备注等。
3.3.2.3 编制卷内文件目录，应尽量利用文件形成时原有的目录。 3.3.3 填写备考表
3.3.3.1 备考表说明卷内文件基本情况和变化情况，一般置于卷内文件尾页之
后；
3.3.3.2 主要内容包括：案卷情况说明（归档前案卷基本情况由文件形成者填写，
归档后案卷的变动情况由档案人员填写）、立卷人、检查人、立卷时间等。
3.3.4 填写案卷封面和脊背标签
3.3.4.1 案卷封面，以一定的格式概要介绍卷内文件内容和形式特征；
3.3.4.2 封面项目有全宗名称、类目名称、案卷题名、编制单位（责任者）、编
制日期、保管期限、密级、档号（由分类号和案卷排列顺序号组成）等。其中，案卷题名是封面的核心内容，处于封面的中心突出位置。
3.3.4.3 脊背标签主要项目包括案卷题名和档号，供管理和检索之用； 3.3.4.4 案卷封面和脊背标签的大小、格式由国家、行业和企业的有关标准给予
规定。
3.3.5 案卷装订
3.3.5.1 案卷编目工作结束后，一般应予装订，
3.3.5.2 一般采用三孔一线装定法，去掉文件的金属物，纸张折叠整齐，大小一
致。
3.3.5.3 不便装订的文件，直接放在卷夹或卷盒内。
3.3.5.4 将装订好的一卷材料，或按卷内目录次序排列的未装订的一卷文件，放
入卷盒或卷夹中，最终形成案卷
3.4 档案借阅
3.4.1 借阅档案必须填写《档案借阅登记簿》，经存档部门经理批准后方可借阅； 3.4.2 档案借阅时间以两天为限。不得转借、拆卸、调换和复印。 3.5 档案保管期限 3.5.1 永久保管
3.5.1.1 公司章程；
3.5.1.2 股东名册、股东大会会议记录等；
3.5.1.3 重要的政府机关许可证，认证书以及指示命令等文件； 3.5.1.4 契约书等具有永久效力的文件； 3.5.1.5 有关主要在职人员的资料和员工花名册； 3.5.1.6 其他需永久保存的重要文件、账簿及统计资料。
3.5.2 十年保管
3.5.2.1 预算、决算及有关会计的各种账簿、各种凭证； 3.5.2.2 干部会议等经营管理上重要的考察性文件； 3.5.2.3 人事工资方面的文件；
3.5.2.4 公司内部全体人员通告的文件； 3.5.2.5 市场调查的汇总统计报告。
大型企业行政管理制度汇编
