物料管理制度 1 / 6
五、物料管理制度
1）、库存物料盘存与质量抽查制度
1、目的：明确库存物料盘存制度，建立物料盘存的时间、方法、要求及质量抽查。 2、范围：所有库存物料。
3、责任：销售部相关人员、仓库员、仓库主任。 4、内容：
（1）、盘存工作的主要要求： 查明物资数量与帐，卡是否相符；
检查物资的质量有无变化，保管条件是否相符合该物资的要求； 查明有无积压物资；
仓库的各种安全措施卫生管理和消防设备是否符合规定要求； 有关改进工作的建议； （2）、定期进行盘存；
每天收发每一批物料，必须进行帐、物、卡核对、发料后，在库存货位卡和台帐上填写货物去向，备查，及时入账，做到“日清”。
每月对有原辅料进行一次帐、卡、物核对，及时做月报、做到“月结”。
每半年对所有物料进行一次帐、卡、物核对，遇有出入，及时办理盘盈手续，必须做到帐、卡、物相符，并造册上报。
每年年终对仓库进行全面盘点，核对帐、卡、物，必须三相符，遇有不符及时找出原因，及时处理，造册上报。
年终盘库遇有物料多或少，及时报财务部做盘盈盘亏处理。 （3）、物料盘存及报表时间：
每月28日为物料盘存截止日期，下月5日为上交上月报表时间； 每月生产计划下达后，为配合生产调度的工作，根据需要报出临时报表。 （4）、物料盘存
仓库保管员根据在库实物进行盘存；
根据物资的台帐、货位卡、仔细清点货物，并做好记录；
仓库主管、QA对保管员的盘存清查进行抽查，要求帐、物、卡相符。 各生产车间对车间内所存物料、中间产品等进行清点并做好记录。 （5）、物料统计
物料统计必须准确，及时反映物资的收入、消耗、库存动态，并做好统计资料的积累和填报。 （6）、盘存特殊情况处理
对物料盘点后出现盘盈情况应仔细核对帐卡有关单据，经查实无误后，按实物重新入账；如帐卡或单据填写及计算有误，应及时报告质监员及仓库主管并予以更正。
对物料盘点后出现盘亏情况时，如货物与台帐或货位上的数目差异在物料损耗范围内，则填
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写物料损耗报告，做充账处理，如不在损耗范围内，则需详细盘查原因。
（7）、各种物料的盘盈和盘亏要及时分析原因，并上报主管部门，根据其意见进行处理。 仓管员在28日前做好物料报表交QA审核及仓库主管签字。 库存报表一式四份，分别交物料采购、综合部 财务部及自留。
2）仓储虫鼠防范管理制度
1、目的：建立处理与防范虫、鼠及其它动物进入生产区域或仓库的管理制度。 2、范围：生产区域仓库的虫鼠防范管理。 3、责任：各部门相关人员。 4、内容：
（1）、仓库是贮存物料的场所，应保持整洁，必须采取适当防虫、防鼠、防蚊蝇等措施。 （2）、仓库要求密封，无空洞、防止虫、鸟进仓库。建筑物四周砖墙要严密无裂缝和洞口，如需要打洞安装管道时，应及时将洞口堵死。
（3）、仓库要安装适量当鼠板或捕鼠笼等进行防鼠，适量的电子灭虫灯，诱杀蚊蝇、苍虫并根据电子灭虫灯的使用寿命，在使用一定时间后及时更换。
（4）、所有与外界或通道接触的门，应严密无空隙，仓库进出物料的门，应采用卷闸门，无物料进出时，应严密关闭。
（5）、应采用不能开启的固定窗，如果有些窗户需要开启时，应增加纱窗防止蚊虫进入。 （6）、凡有地漏的房间，必须加盖金属有孔盖板，不得随意将盖板取走。 （7）、进入生产区的通道口处和库区物料进出口处应设置杀虫灯。
（8）、至少每半年应对生产区和仓库进行一次彻底检查，检查啮齿动物、昆虫等，必须将其移至户外并加以隔离，以避免进一步的危害。
（9）、应定期检查仓库内设置的防护措施，保证设施处于完好状态，所捕获得各类虫、鼠、蚊、蝇等物，有仓库保管员每天进行检查并处理。
3）物料采购合同签订操作程序
1、目的：建立物料采购合同签订的工作程序。 2、范围：物料采购合同的签订过程。 3、责任：销售部、物料部相关人员。 4、程序：
（1）、采购人员与初步确定的供应商就价格、质量、数量、供货时间、付款方式等内容进行详细洽谈，并将情况汇报给物料部负责人。
（2）、物料部负责人月采购人员商定后，草拟购销合同书，交物料部负责人审批，采购人员根据审核意见，与供应商二次协商，双方达成一致意见后，拟定正式的合同书（一式两份），由供应商签字盖章后，有采购员上报物料部、财务部审核，由总经理审批，报董事长批准后，
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方可执行采购。
（3）、物料部主要审核合同中到货日期、质量、厂家等；财务部主要审核合同中的价格、付款方式、付款期限、发票处理及法律方面的条款等。
（4）、合同必须加盖双方合同专用章，并有法定代表人或其授权代表人的签章。签字盖章后，一份留物料部，一份由供应商持有。
4）包装材料入库与发放标准操作程序
1、目的：建立包装材料接收入库和出库发放的标准工作程序。防止本厂所采购的包装材料的质量合格以及在贮存过程中受潮变质，特定该制度。 2、范围：进厂的包装材料的接收入库与出库发放过程。
3、责任：物料部验收员、采购员、仓管员、车间领料员、QA检察员。 4、程序： （1）、初检：
包装材料进厂，首先由仓库验收员按货物凭证或合同协议核对后，检查送货凭单所列的项目是否与采购已计划一致，然后逐一清点核对。必须完全相符。
检查包装的完整性，外包装上有无明显的标记，是否标明品名、规格、数量、来源（供货商）、批号、有无合格证。
如发现外包装有损坏情况或与合同不符及其他不合要求的现象，应保持原样，立即通知质保部进行处理。
凡使用前不能清洁的内包材料的外包装破损后，应及时处理或退货， 不得接收，并做好记录，有否污损、破损，凡不符合要求，应予拒收。
标签：说明书及印刷好的包装材料在进厂接收的过程中除检查包装外，还应按标准样本检查外观、尺寸、式样、印刷色泽、文字内容等。
对进厂的包装材料经初验合格后，填写包装材料初验记录。 （2）、编号：
对进库的包装材料进行编号，编号办法按《物料分类代号管理制度》。 仓库保管员按物料进场顺序与到货次序，填写进厂原辅料总账。 （3）、请验：
进厂的包装材料经初验合格后，由采购员填写采购入库单，其上内容应包括日期、品名、代号、规格、批号、数量、包装件数、供货单位、接收人（仓管员）签名等。
对进厂的包装材料经初验合格后，应及时填写检验单，交质保部取样检验。质保部收到检验单后，派员到仓库取样，取样后填写取样证，贴于已取样的外包装上。 将取样后包装材料送至待验区，或挂上状态标志。 （4）、检验后的处理;
检验合格后，由质保部将合格标签发给仓库，由仓库保管员将合格标签和来料包装上的标签核对后，逐件贴在物料外包装上，并将其移入合格品区，填写货位卡和分类账。
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检验不合格的品种，由质保部将不合格标签发给仓库，由仓库保管员取下待验标志，将其移入不合格品区，并逐件贴上不合格标签，由质保部做出处理决定。建立不合格品台帐，妥善保管。
（5）、包装材料经检验合格后，仓库保管员填写收料单，将其移入合格品区的相应货位。 （6）、对直接接触药品的包装材料，必须堆放在清洁的仓库。封闭外包装严密。不得破损、污染。
（7）、印有品名、商标等标记的包装材料，因故不予使用或检验不合格时，应隔离存放及时处理，必要时应销毁或涂除去标记。 （8）、包装材料出库及发放
仓库保管人员在接收生产指令后进行备料。
领料人员开据领料单，仓管员按照生产指令及领料单的信息，核对领料的品名、规格、数量、并按规定发放。车间领料人员在接收包装材料时，应认真核对检查包装材料是否完好、字迹及图案是否清晰，数量是否准确无误。
标签、说明书应有专人负责保管和发放。凭包装指令按需计数发放。发放、领用人核对无误后签名。使用数、残损数及剩余数之和领用数相符，印有批号的残损或剩余标签应由专人负责计数销毁。
标签发放、使用、销毁应有记录。
（9）、发料后，仓库保管人员填写发放记录，并在货位卡及台帐上填写去向及结存数量、领、发料人均应在记录及领料单上签字。
（10）、车间领料人员将从仓库领取的包装材料存放于指定的地点，标签第标识包装材料应按品种、规格、批号等分类专柜存放，并上锁，由领料人员负责保管，同时做好发放记录及标示卡。
5）成品收发管理程序
1、目的：保证成品的收发准确、安全。 2、范围：公司生产的成品。
3、责任：车间主任、QA、QC仓管员、销售部相关人员。 4、程序：
（一）、 入库待检：
成品入库时，应堆放在托板上，标明名称、规格、批号、数量等，由生产部填写成品交货单，交给仓库收货员。
仓库收货员须根据入库单对成品作以下检查：
（1）、成品是否堆放在指定待验区的垫仓板上；外包装是否清洁、完好、无破损。 （2）、成品入库是否为同一产品，同一批号，数量是否准确，包装是否完整。 双方确认无误后，分别在交货单上签名并署以日期。 入库待验注意事项：
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（1）、每批成品待验状态持续到接到成品检验报告单为止。
（2）、接到QA的成品检验合格报告单后，仓库收货员检查核对每个垫仓板上成品的品名、代号、批号、规格等于合格证是否相符，并送指定区域。分别在成品库位上、分类账、总账上分别登记入账。并在交货单填写检验报告单号。保管员应详细填写入库验收记录（产品收入、库存情况表）、记录名称、规格、批号、数量及验收情况。 （3）、QA对成品的取样在车间内完成。
（4）、成品交货单共一式三份，仓库、生产部各一份。 （二）、成品的重检手续
一旦车间暂存待验的成品需要新检验时，QA在仓库抽取的样品数量只要填写在成品的交货单上并签名即可。 （三）、成品发放
成品发放由仓库发货员完成。
发放成品的依据是检验合格的报告单和成品放行单。
一般情况下，每批成品的出库按先进先出的顺序发放，除非QA或销售部提出书面意见。仓库根据销售部发货信息单发货。发货信息单必须经销部经理或被授权者确认签字后方有效。 发货前，必须按发货信息单核对所发放的成品的品名、批号、规格、数量等，并检查包装是否完好。
发货后，应立即在分类账、库卡上标明货物去向、发放数量、发放日期等内容。
库存成品保质期：根据货位卡上的保质期，对距保质期9个月的成品发出警示。（在成品月报表上具体反映）。
6）退货处理程序
1、目的：建立因各种原因导致退货的处理程序。 2、范围：公司所有的产品。
3、责任：QA、仓管员、销售部相关人员。 4、程序：
（1）、仓库收料员接到销售部已审批退货申请单，逐一核对退货的代号、品名、数量、金额、有效期、退货原因、退货来源。确认无误后填写收货单，接收退货。
（2）、仓库收料员暂将所退货物存放在退货区，贴上退货标签（贴在垫仓板上，一个垫仓板一张）。退货产品可按待验品处理。
（3）、如在产品有效期内退货产品，由仓库保管人核对退货申请单，并及时填写退货记录。按规定申请退货产品请验。交质量保证部取样进行复检。
（4）、按规定检验合格的，可又检验部门出具检验合格报告，交QA审核后放行出厂，继续销售。
（5）、如经复检不合格的产品，以及超出有效期的退货产品必须按照不合格成品的管理和销
毁程序及时处理。
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