1 第三章 IFS应用系统实施的项目管理 (PHILIP SHEN) ................................. 2 1.1 IFS项目管理概述 ......................................................................................... 2 1.1.1 IFS项目的定义 ..................................................................................... 2 1.1.2 IFS项目管理的主要内容 ..................................................................... 2 1.1.3 IFS项目管理的本质 ............................................................................. 4 1.1.4 对项目经理的要求................................................................................ 4 1.2 IFS项目范围管理 ......................................................................................... 5 1.2.1 项目启动过程........................................................................................ 5 1.2.2 项目范围计划........................................................................................ 6 1.2.3 项目范围定义........................................................................................ 6 1.2.4 项目范围确认........................................................................................ 6 1.2.5 项目的目标............................................................................................ 7 1.3 IFS项目实施阶段和计划 ............................................................................. 7 1.3.1 实施阶段的划分.................................................................................... 7 1.3.2 规划调研阶段........................................................................................ 9 1.3.3 实现阶段................................................................................................ 9 1.3.4 上线切换阶段........................................................................................ 9 1.3.5 运行支持阶段........................................................................................ 9 1.4 IFS项目组织和人员配备 ............................................................................. 9 1.4.1 项目组织结构图.................................................................................... 9 1.4.2 项目指导委员会.................................................................................. 10 1.4.3 客户方项目经理.................................................................................. 10 1.4.4 IFS 项目经理 ....................................................................................... 11 1.4.5 用户核心组.......................................................................................... 11 1.4.6 关键用户.............................................................................................. 11 1.4.7 用户组领队.......................................................................................... 12 1.4.8 用户组成员.......................................................................................... 12 1.4.9 IFS 产品顾问 ....................................................................................... 12 1.4.10 技术组.................................................................................................. 13 1.4.11 技术组领队.......................................................................................... 13 1.4.12 数据管理.............................................................................................. 13 1.4.13 IFS 支持经理 ....................................................................................... 14 1.4.14 总结...................................................................................................... 14 1.5 IFS项目文档资料管理 ............................................................................... 15 1.5.1 文档资料管理概述.............................................................................. 15 1.5.2 部分文档样本...................................................................................... 15 1.6 IFS项目质量管理 ....................................................................................... 15 1.6.1 项目审计和评估.................................................................................. 16 1.6.2 项目风险管理...................................................................................... 16 1.7 IFS项目管理工具和技术 ........................................................................... 16
1
1.1
1.1.1
第三章 IFS应用系统实施的项目管理 (PHILIP SHEN)
IFS项目管理概述
IFS项目的定义
项目是为完成某一特定的产品或者任务所做的一次性工作。项目
一般要涉及一些人员，由这些人员完成一些相互关联的活动。项目发起人通常希望能够在最有效的利用资源的基础上，及时、高效地完成项目任务。
IFS应用系统实施项目（以下简称IFS项目）就是指构建基于IFS
应用系统的企业管理运作体系和流程。项目的实施需要关键业务部门和核心业务人员的参与。项目发起人通常是企业最高层领导，由发起人授权的高层经理担任项目经理。项目发起人希望通过IFS应用系统的实施提升管理水平，实现企业的战略业务目标。
1.1.2
IFS项目管理的主要内容
IFS项目管理主要包括以下方面的内容：
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项目的范围和构成管理（Scope and Formation）?
项目范围管理是确定和管理为成功完成项目所要做的全部工作。
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项目计划管理（Planning）
项目计划管理包括项目所需时间的估算，制订可以接收的项目进度进行，并确保项目的及时完工。
项目组织管理（Organization）
项目组织管理指构建项目的组织架构，包括对项目的角色、责任以及报告关系进行识别、分配和归档。
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项目人员配备（Staffing）
项目组织架构确定后，就要为项目挑选和配备合适的人员。人是项目成功的关键要素。因此，项目指导委员会要挑选合适的项目经理，项目经理要挑选合适的实施组组长，实施组组长要挑选合适的组员。一般来说，参与IFS项目的人员要有一定的业务知识，能熟练使用电脑，具备一定的管理知识。
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评估项目是否准备就绪（Site Readiness Assessment）
项目管理一个重要的工作是评估项目实施单位是否具备项目实施的条件。这个工作通常在项目开始前已完成。在实施过程中，如发现条件不足，要督促客户进行改进。
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指导委员会工作管理（Steering Committee Work）
指导委员会通常是项目的发起人。对指导委员会工作的管理主要是确保他们对项目的期望是一致的，项目经理要定期向他们汇报项目的进展情况和问题。
文档管理（Documentation）
文档管理是对项目实施过程中产生的文档进行管理，包括产生、收集、发布和保存。有些文档是IFS写的，更多的文档是用户写的。好的文档管理能确保所有项目关系人对项目有一致的理解和认识。
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项目质量管理/项目审计和评估（Audits & Reviews）
项目质量管理是确保项目满足明确约定的或者各方默认的需要。项目质量管理的主要手段是项目审计和评估。通过审计和评估，发现项目的质量偏差和潜在风险。
IFS项目管理通常包括下列职能：
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确定项目的范围 制订详细的任务清单 估计时间要求
制订初步的项目管理流程 确定所需的资源和预算 评估项目要求
识别和估计项目的风险 确认并跟踪项目的关键里程碑 保障所需的资源 管理变更控制 汇报项目状态
1.1.3
IFS项目从本质上讲，是一个管理改进项目，而不是计算机系统
开发项目。因此，IFS项目一般都是由企业高层管理发起，为企业的长远战略目标服务。对项目管理来说，这样的管理改进项目是非常具有挑战性的，因为很多工作很难量化，甚至项目的目标都难以量化。对项目经理来讲，对管理的理解和对企业目前面临的问题要有深刻的认识，他要时刻与管理高层保持沟通，说服高层，以避免目标迷失。项目经理对项目实施小组的管理中，最重要的是确保业务需求是合理的，符合企业战略的，能真正为企业带来管理上的提升。
IFS项目管理的本质是识别企业真正的管理需求，然后建立一套
基于IFS应用系统的管理体系，满足这些管理需求。
1.1.4
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IFS项目管理的本质
对客户项目经理的要求
在企业中要有较高的权力和威信 全面熟悉企业的业务流程和问题 善于沟通，善于鼓励他人 技术过硬 支持团队成员
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鼓励新观念新思想
1.2
IFS项目范围管理
项目范围管理是指对项目应当包括什么和不包括什么的定义和控制过
程。这个过程用于确保项目组和项目关系人对项目结果有一个共同的理解。ERP项目范围管理是一件比较困难的事。范围是指完成IFS项目所包括的所有工作和流程。项目关系人要在如何成功实施项目以及达到什么样的目标方面达成一定的共识。
项目范围管理的主要过程有：
1.2.1
项目启动过程
项目启动，是指客户组织正式开始一个IFS/ERP实施项目。客户应该有一个正式的文件承认项目的存在，并对项目提供一概览。
客户启动ERP项目往往会从分析企业的战略和所处的环境开始。在启动
过程中，企业通常要问问自己这些问题：
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企业的战略目标是什么？
目前什么因素阻碍企业战略目标的实现？ 竞争对手正在做什么？ 为什么需求ERP系统？ 为什么没有ERP系统不行？ ERP系统的投资回报是多少？ 哪些问题ERP系统并不能解决？
对ERP系统解决不了的问题，如何解决？
总而言之，企业启动ERP项目要有足够的分析，从企业的目标、企业面
临的问题和企业是否已经有足够的条件实施ERP系统等方面，进行深入的研究。
在投资回报方面，要做进一步的分析：
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ERP的实施能降低多少成本支出？
ERP的是能提高多少销售额？预计什么时候？ ERP的实施能降低运作费用吗？
IFS应用系统实施的项目管理
