回复对方函号的填写
对于我方发函和业主来函sheet页中,对于H列所填写回复的原函号,是指所答复的对方的函号
回复对方函件的跳转
I列可以通过填写的回复的函号自动检索到该函件的内容,点击该列内容可以跳转到对应的sheet页的对应记录,例如在“业主发函”点击I2,跳转到我方发函的对应单元格:
回复对方函件的链接调用
J列通过公式自动检索到该回复函件的日期,通过点击该日期可以打开该函件的文件夹,例如点击业主发函的J2自动打开我方发函的“HRWSP-B1-D-EKFCT-001”的
文件夹如下:
检索对方回复的本函
L、M和N列检索出对方回复的该函的函号、内容和日期
,通过公式
将对方的函件sheet中填写的回复原函号(H列)进行检索出,结果如下:
函件答复的检索及超期提醒
O列为本函件是否得到答复,根据L列检索结果来自动生成,如果L列检索结果非空,则显示为“是”,即表示改函件的应答已经关闭。否则为”“否”。对于不需要回复的函件,也可以手动选择为“否”。Q列为统计的未回复函件的工作日,可以设置条件格式来颜色显示,在本表中设置了超过10个工作日标红,故最后超期大于此的等候
天数都标红来突出显示。
函件自动统计功能
S、T、U、V列统计出函件的参数:
这里统计的数量需要针对提交了“提交日期”的文档
如果“提交日期”为空,则没有登记提交时间,那么这个文档不参与统计。这样做的目的是当该文档还在撰稿的过程中,或者对方并位实际签收,那么该文档是随时可以取消的,故不纳入统计。只有当对方正式签收,才登记提交日期,并纳入系统统计中来。
存档备份的登记
“是否上传服务器”列系手工登记,
以便备查。
存档及其核对功能说明: 文件夹的自动建立
鼠标双击B列对应单元格,在相应文件夹下自动建立本单元格同名的文件夹。
国风项目电子文档管理系统使用手册
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