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企业照片档案管理现状及提升对策
作者：韩秋莲
来源：《现代企业文化·理论版》2015年第08期
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2015）04-000-02
摘 要 照片档案作为石油企业的一种特殊载体的档案，依其图文并茂形式，记录了企业开拓奋进和建设发展的历史。但由于管理过程中存在的一系列问题，影响了其作用的发挥。企业档案部门应通过加强宣传力度，提高归档意识，完善照片管理制度等举措，提升照片档案管理水平。
关键词 照片档案 管理 提升对策
照片档案是指国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。作为石油开发企业，库存照片档案作为一种特殊载体的档案，依其生动形象，图文并茂，感染力强的形式，记录了企业开拓奋进的历史，记录了企业创业发展历程中，干部职工以油为业鏖战荒原，脚踏荒原搞会战、战井喷的胜利；同时也记录了企业重大技术进步、管理水平不断提高的过程。照片档案是企业编史修志、举办展览、制作宣传画册的重要素材。但由于管理过程中存在的一系列问题，制约了其作用的发挥。
一、影响照片档案管理水平的因素
（一）照片档案管理制度需进一步规范和完善
在管理制度层面，目前企业执行的国家标准GB/T.11821《照片档案管理规范》和《胜利石油管理局 胜利油田分公司声像档案管理细则》，从总体上规定了照片档案归档基本要求、分工与职责、归档范围，但企业缺乏与之配套的可操作性实施细则，使档案部门对照片档案归档缺乏相应制约措施。
（二）照片产生部门归档意识薄弱，收集归档工作困难
照片产生部门归档意识薄弱，重视拍摄，不重视归档。由于企业照片产生部门没有明确的岗位分工，企业会务、活动多，造成照片拍摄多人负责，产生的照片分散在多人手中。照片生成部门人员感觉自己留存利用方便，造成了照片归档不完整、不系统。 （三）照片归档不及时，整理不规范
由于缺乏相应的制度约束，照片形成部门不能实现照片档案定期归档。照片的拍摄者在完成拍摄任务后，没有及时对其进行分类、编写图片说明等整理工作。时间一长，自己都无法对
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图片进行说明或准确描述；企业办公自动化实现数据共享后，他们往往是将大批量数码照片的放到公共文件夹，不进行系统整理，让档案人员自己下载保存和归档。档案人员不了解照片拍摄时间、拍摄内容、事件经过，导致照片选用和说明性文字不准确。 （四）库存胶片照片档案利用率高，数字化水平低
企业库存大量胶片照片档案，在企业编史修志、企业重大宣传活动中利用率高，但由于没有实现数字化，造成这部分早期照片档案利用需要大量查阅目录以及翻阅案卷，利用过程繁琐，查阅费时费力，限制了照片档案信息资源的开发，又不利于照片档案的保护。这部分照片档案只有原件，没有备份复制件，由于照相技术进步和早期冲洗设备的逐步淘汰，借阅过程中一旦丢失，补充起来就非常困难。 二、提升照片档案管理水平的途径
（一）加强宣传力度，提高照片档案归档意识
加强宣传，增强照片档案归档意识。企业要将照片归档放在与其他类别档案归档同等的高度，通过企业一系列展览和主题活动，向职工宣传照片档案的重要性，使大家识到企业生产经营中形成的照片是企业重要财富，而且对企业历史的传承起到重要作用。 （二）不断完善照片档案管理制度
要对现有照片档案收集归档制度进行不断完善。根据石油开发企业内部各部门运行体制，制定针对性的实施细则，将照片档案归档列入企业相关部门业务工作流程，明确数码照片形成积累的责任部门和个人，做到控制措施到位。参照传统照片和电子文件的有关管理要求和技术规范，制订适合本单位实际的照片档案管理规范。针对当前数码照片档的特点定，明确归档数码照片的格式、分辨率和图像质量等要求，并对数码照片背景信息及元数据的积累、归档时间等作出明确规定。
（三）加强与相关部门的协调与沟通，做好照片档案收集工作
由于技术的发展，照片档案载体也已经实现更新换代。从黑白照片到彩色照片，从胶片成像到数码电子文件。档案部门应根据照片档案载体变更，加强归档监督与指导。参与到企业中心工作中去，及时发现并了解企业的生产动态和信息，凡是企业的重大活动，尽可能落实专人承担拍摄任务。加强对产生部门的前期业务指导，提前向拍摄者提出数码照片的归档要求，确保有价值的数码照片实时归档，避免重要照片的流失。 （四）将库存重要历史照片数字化纳入议事日程
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企业库存历史照片，记录了艰苦创业的历史，是企业的宝贵财富。企业档案数字化过程中要将其纳入企业数字化计划，完成重要历史照片档案数字化工作，上传档案系统，这样既利于照片档案原件长久保存，方便了利用，又避免了利用过程中丢失。 （五）采取多种形式，拓宽照片档案收集渠道
除了正常按规定接收外，还应配合企业中心工作和主题活动，做好照片征集工作。照片征集还包括对历史照片征集，向老领导、老劳模，相关单位及人员定点收集和接收，补充历史照片的不足；同时企业重大活动、大型项目开竣工等活动要及时跟进，对声像档案及时进行接收，避免重要照片的流失。对于征集来的照片，应尽快进行分类整理，实现数字化，及时上传档案管理系统，实现长久保存。
（六）加强照片档案利用，依服务促归档
保管照片档案的目的是为了提供利用。照片档案只有通过利用才能实现其价值，应充分发挥照片档案在企业各项重大活动中的作用，抓住有利时机，做好宣传工作，如反应油气勘探开发生产重大成就、企业文化、深化改革展览等重大活动对照片档案的利用，在利用工作中依优质服务提高照片档案归档的积极性与主动性。同时，档案部门也应积极参与到企业编史修志等文化建设活动中去，充分发挥照片档案的作用。 三、结语
照片档案是保存企业历史的重要载体。一幅好的照片有时胜过千言万语，既有凝聚鼓舞士气的宣传作用，又有教育激励的引领效果。因此企业应该重视照片档案收集归档工作，通过规范和完善照片档案管理制度和推进照片档案数字化，达到充分开发照片档案信息资源，实现其利用价值，提升照片档案的管理水平的目的。 参考文献：
[1] 郑丽 高校数字化文档中超链接运用的初探[J].兰台世界，2009（6）. [2] 梁绍红 谈谈数码照片的归档与管理[J].浙江档案，2008（5）. [3]照片档案管理规范（中华人民共和国国家标准GB/T11821-2002）.
企业照片档案管理现状及提升对策
