高校教学档案管理工作探析
作者：黄敏
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第3期
【摘要】教学档案管理是高校中一项非常重要的工作，是教育教学活动顺利开展的基本保障，必须对其加以重视。文章针对高校教学档案管理进行了简单的阐述，主要分析了高校教学档案管理工作现今存在的一些管理问题，然后提出了具体的管理建议，希望可以为档案管理人员提供一些参考，促进管理工作的进步发展。
【关键词】高校；教学档案；管理；问题；建议
一、引言
在高校中，教学档案管理主要涉及教学材料、教师业务、学生学籍这几类档案材料的管理。做好教学档案管理，是保证高校教育工作顺利开展的基础，只有将这些档案合理有序的管理，并且利用起来，才能为教育活动提供必要的支持。因此档案管理工作者需要认识到档案管理的重要性，厘清当前工作中存在的不足，针对性做出改进，才能切实提高档案管理的成效。
二、高校档案管理存在的问题探析
（一）制度不完善。就当前的实际情况而言，教学档案管理在高校中的开展依然面临着制度不完善的问题，使得各项工作得不到制度的规范约束，从而造成了归档整理不及时、档案资料有缺漏、查询使用不方便等一系列问题。具体来说，高校教学档案管理主要是在档案法的基础上展开的，在领导机构和管理人员上实现了一定的配置，但是由于制度建设的进度缓慢，导致档案管理工作还局限在对档案的收集、整理上，工作范围较为局限，并没有充分发挥出教学档案本身的作用。而且在制度建设、人员配置等方面缺乏持续的投入，导致管理工作的效率逐渐跟不上档案管理的发展，弱化了管理的能力和作用。
（二）基础不健全。教学档案的管理离不开基础设施的支持，在高校教育活动如火如荼开展的情况下，教学档案管理又增加了不少全新的内容，这就更进一步提升了对基础管理设施的要求。但是由于在教学档案管理上的投入长期处在不足的状态中，导致基础设施存在较多的历史欠账，无法满足不断扩张的档案管理工作。我国不少高校的档案管理场所较为狭窄，在防火、防潮、防虫、防盗等方面也缺乏完善的设施。尤其是在信息技术和计算机技术不断发展的背景下，基于这些新技术的管理设施也非常缺乏，导致档案管理还处在人力管理的状态下，没有实现信息化的建设。这就导致档案管理出现了效率低下、信息残缺等问题，亟待解决。
（三）专业性不高。社会的发展推动了档案管理的进步，档案管理已经从一项工作演变为了一个专业，部分高校已经开设了档案管理相关的专业。但是从高校教学档案管理的实际来说，管理人员自身的专业素质普遍不高，不少人员的学历、经验都不足以应对快速发展的教学档案管理需求。一方面，档案管理的专业技术人员严重不足，尤其是信息化、计算机这些方面的专业人才极其匮乏，导致档案管理的信息化、数字化建设成为了纸上空谈，难以得到落实。另一方面，高校档案管理队伍编制不灵活，人员流动性大，难以形成一支稳定的工作队伍。
三、高校教学档案管理的优化
（一）完善制度为档案管理提供保障。档案管理的无序、混乱，很大一部分原因是制度不健全造成的。因此要想提高档案管理的效果，就必须要对管理制度进行完善，使其对档案管理工作能够起到切实的引导作用。首先，需要在制度上明确档案管理的工作内容，从基本的整理收集扩展到档案信息的挖掘、档案数字化系统的构建等等方面，使管理人员能够准确把握管理
工作的核心。其次，要构建一定的监督考核机制，对于教学档案管理要展开定期考核，促使管理人员能够依照规章制度认真落实相关工作。
（二）加强基础设施建设推动管理工作。不断扩大的档案管理工作对基础设施提出了更高的要求，高校要立足当前实际和未来发展，加大力度对基础设施进行建设。一方面，要加大资金投入，对教学档案管理的基础设施进行添置。如要扩大、优化档案管理的场所，同时配置防火、防潮、防盗、防虫等基础设施，保证纸质档案的安全。另一方面，要加强信息化、数字化建设，构建计算机管理系统，将纸质化档案转化为数字信息录入到计算机系统中。同时还可以在计算机系统上设置档案信息查询、信息录入等功能，扩大档案管理的功能。
（三）构建高水平专业化的管理工作队伍。对于管理人员专业水平不高这一问题，需要着眼于当前实际，加大力度进行专业化高水平工作队伍的构建，为档案管理提供人才保障。一方面，要对现有的管理人员进行培训，尤其是要对其加强信息技术、计算机技术这方面的培训，使其能够在档案管理信息化的过程中发挥作用。另一方面是要革新人员配置模式，提高福利待遇，尽可能让档案管理人员形成一个稳定的工作队伍，减少人员流动和流失，为档案管理构建人才基础。此外，还需要加强对专业人才的引进。毕竟只靠内部培养速度较为缓慢，难以及时解决当前存在的问题。因此可以通过招聘的方式引入专业人才，构建专业化的管理队伍。
四、结语
教学档案管理对于高校而言是教育活动有序开展的基础保障，在进行这方面工作的时候，必须要认识到当前存在于管理制度、管理基础设施以及管理人员这些方面的问题，针对性完善制度、加强基础设施建设以及培养管理人员，为教学档案管理构建一个良好的环境，使其能够达到预期目标，发挥出更大作用。
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高校教学档案管理工作探析
