公司电子邮件书写规范
公司电子邮件书写规范
一、邮件文本及格式规范： 1、邮件内容：
一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期。有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。 2、收件人称呼：
? 如果收信人有职务，应按职务尊称对方，如“X总”、“X经理”；
? 如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”、“X女士”； ? 如为群发邮件，多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事！”或“Dear all”。 3、 问候语
? 邮件开头可使用“你好”、“来函收悉”等问候语；
? Email结尾可使用“祝顺利”、“Best Regards”等问候语；节日前夕可变更为相应的节
日祝福语。 4、邮件字体：
? 字体大小适宜，建议选用宋体字；
? 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。 5、邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。
6、邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。 7、个人签名：
? 个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、Email）； ? 如工作需要需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机
号、QQ、MSN号码等。 例如：XXX
信息系统集成部/高级工程师 （XXXX分公司）
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公司电子邮件书写规范
地址：成都市高新西区西芯大道X号，邮编：611731 电话：028-87825555-XXXX 传真：028-87825555 手机：XXXXXXXXXXXX 电子邮箱：XXXXXX@X.com 二、邮件语言文字规范：
1、语言表述清楚、简练，不能有歧义。 2、规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 3、段落分明、清晰。
4、用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。 三、邮件发送规范：
1、邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练，让收件人了解邮件主要内容，不能有歧义。 2、邮件发送：
? 邮件内容需要注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。 ? 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄
送人为有必要了解该邮件内容人员。主送人需要受理并回复邮件所涉及的主要问题；抄送人需要知道邮件内容，可根据情况回复。主送和抄送的各收件人可遵循一定得规则排列，例如按部门排列或按职务排列。
? 慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导。 ? 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。 ? 邮件发送前，检查一遍，确认无误后发送。 3、邮件群发：
? 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。 ? 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。 四、其他注意事项：
1、邮箱可设置成自动回复状态
在登录邮箱后，在邮件管理中进行设置。回复内容例如： “您好：
您的邮件已收到，我会在第一时间处理及回复。谢谢！”
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公司电子邮件书写规范
2、工作时间勿发与工作内容无关的邮件。
3、重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。
4、需要归档的邮件及时归档留存；无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。
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