证件批量打印的制作
摘 要:文章利用word中的邮件合并功能,使word文档与excel的数据源进行链接,实现各种证书或证件的多种格式的批量打印。
关键词:word;邮件合并;excel;批量打印
在计算机非常普及的今天,在工作中,总会碰到要打印一些证件或者证书,可是很多东西是没有模板,如果单张制作打印,就非常耗时和费力。为了提供大家的工作效率,解决工作中打印批量证书的困扰,在此向大家介绍利用word中邮件合并功能和excel 数据源相结合制作各种自己工作所需要的证件模板的方法。
1数据源的创建
利用excel将所有的数据输入,保存为“数据源.xls” 的电子文件。根据工作习惯,其实很多数据在工作中都是现成的,只要在原有数据的基础上修改就可以了,如图1所示。
2证件格式模板的制作
在工作,每种证件或者证书的格式都不一样,大家可以根据实际需要自行设计。在此以图2格式,进行介绍。图2中黑体为我们要打印的部分,这些内容由“数据源1.xls”提供,而模板要设计的部分是其它非黑体的部分,可以根据证书的大小,通过word中的“页面设置”设置模板纸张的大小,完成证书模板的设置。同时将模板文件保存为“工作证.doc”文件。
3证件模板与数据源的连接
证件模板和数据源是分开的,要两个文件的内容在同一个文件中显示,才可以实现证书的打印。在此,我们利用word中的邮件合并功能来实现数据源的连接。具体操作步骤如下:
①启动Word2003,打开“工作证.doc”文件,选择“工具→信函与邮件→邮件合并”命令,打开“邮件合并”任务窗格。 ②在“邮件合并”任务窗格中,选择“信函”项,单击“下一步 正在启动文档”;然后选择“使用当前文档”项,单击“下一步选取收件人”;选择“使用现有列表”项,单击“下一步,撰写信函”。③在弹出的“选取数据源”对话框中,找到“文件类型”框,选择“Excel文件”类型,然后在文件列表框中,选择“数据源1.xls”文件,并单击确定。④在“选择表格”对话框中,选定数据所在的工作表,勾选“数据首行包含列标题”复选框,单击“确定”按钮。 ⑤若要对数据进行设置条件或者编辑,可以在“邮件合并收件人”对话框中,对数据进行编辑。⑥在word文档中相应位置插入数据库域中的内容。选择“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令,打开“邮件合并”工具栏。比如要在“工作证.doc”文档中的“姓名”处插
证件批量打印的制作
