采购付款管理制度
第一章 总则
为了规范公司的采购的付款业务，提高采购与付款工作的及时性和准确性，加强内部管理，防范经营风险，堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种失职、欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整，特制定本制度。
第二章 采购付款一般作业程序
一、采购付款申请单要求 1、 填写要求
（1） 字迹工整、金额不得涂改，凡需填写大小写金额的单据，大小
写金额必须相符，相关内容填写完整。付款申请单必须用黑色水笔、不可使用圆珠笔书写；
（2） “收款单位”必须为全称，“账号”与“开户行”要如实填写，
如**银行**支行等；新供应商或者变更收款账户的供应商需提供收款证明。
2、PO：
（1）要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。 （2）PO号不得重复。
（3）新增供应商应增加ERP供应商编码。
（4）要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。
（5）采购人员在ERP系统下单，如有供应商，SKU，单价，数量任意一项有误，采购人员应将订单作废，重新下单。
3、收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与ERP一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。 4、订单只来部分货物，未到货取消订单或者转订单
（1）订单只来部分货物（供应商缺货/倒闭情况，无法再提供）：在ERP作废未到货PO数据并结清货款，多退少补
（2）订单未到货取消订单：ERP订单直接作废（未付定金情况下） （3）订单未到货转新订单：ERP订单作废原PO，如已付定金，将定金款结转下个新PO，多退少补
（4）订单部分到货取消订单（销售要求取消需求情况）：在ERP作废未到货PO数据并结清货款，多退少补
（5）订单部分到货转新订单：ERP订单作废原PO未到货部分数据，如已付定金，将定金款结转下个新PO，多退少补 5、时间要求
（1）当天付款的付款申请单在15点前提供给财务，超过这个时间点财务次日付款，对当日给到财务付款申请单的财务18点前处理好。 （2）月结订单付款的，每月15号前给到财务审核，账单给到3-5天后付款。 二、财务处理 1、采购预算 （1）月预算
每月初3号前向财务提供当月应付供应商金额，财务审核采购提供数据，对不合理的数据采购应提供合理的解释；
同时财务会对采购预算与实际付款进行对比，算出差异率，采购对财务给出的数据进行分析并提交给财务部及总经理。 （2）周预算
每周五采购提供下周应付金额，财务根据采购提供的预算预留资金，如果超出预算要提前2天提出申请，否则财务有权不付超预算款项或者推迟下周付款。 2、 预付定金
(1) 采购人员应先在ERP系统下订单，下单时需核对数据的准确性， 保证订单无误。
（2）申请付款时，付款申请单后面附上加盖公章或者合同章的采购订单，财务会对已盖章采购订单的单价、数量、金额进行审核，对有问题的一律退回重写。
（3）订金的管理，采购人员每月底对各自负责的供应商订金余额进行汇总后与财务进行核对，对有问题的订金及时处理，保证订金无误。 3、 货到付尾款
（1）付款前应整理好相应的供应商加盖公章采购订单、送货单附在付款申请单后面。
（2）采购人员写申请单时，要冲销到货之前付的订金， 确定无漏冲，少冲销。
（3）已付订金，部分货已到，剩余的未到货的，采购人员应及时跟
进，对挂在账上超过一个月的订金，和公司内部及供应商沟通好，是做取消订单处理还是继续等供应商回货。
（4）已付订金，公司需取消订单时，如继续合作的供应商，在下次货款中冲抵订金，如不打算继续合作了，采购应全力追回订金。 4、款到发货
（1）付款前整理好相应供应商加盖公章的采购订单，待仓库收到货后采购需跟踪到货情况，财务部后期也要核实到货数量，对未到货的采购应及时处理。
（2）款已付，在合同约定的时间内到货的，订单完结。
（3）款已付，部分到货的，剩余货物在超过合同期1个月内还未到货的，采购应追加供应商责任。
（4）款已付，公司需取消订单的，如继续合作的供应商，在下次货款中抵消，如不打算继续合作了，采购全力追回货款。 6、月结
（1）采购人员根据供应商提供的月结对账单先核实，核实无误后将当月送货单和供应商提供已盖章对账单及仓库提供的入库单交由财务审核，财务审核无误后付款 7、客退机账务处理
（1）采购人员搜集仓储部给到的退货信息，与供应商确认，是作翻新还是退货处理。
（2）退货处理的，直接从下次货款中抵扣，或者让供应商把货款打回来。
（3）翻新返修处理的，采购人员根据仓库开出的翻新返修机出库单核对，核对已返还多少，按照约定的时间返还，超过期限没返回做退机处理，直接扣货款。
第四章 处罚
1、采购订单下错，采购单不全不对、价格错误、付款方式错误、数量错误等，每月存在3次错误以上的采购人员及负责人扣绩效3-5分。 2、采购人员填写付款申请单，如申请单有涂改，付款账号写错，采购数量、金额写错等情况一律退回重写，每月存在3次错误以上的采购人员及负责人扣绩效3-5分。
3、采购订金多付，货到付尾款时订金少冲，漏冲等导致公司的损失，采购人员及负责人扣绩效处理。
第五章 附则
一、本制度由公司财务部制定，经总经理核准签发，自发布之日起执
行，未尽事宜以财务部发文为准。
二、本制度最终解释权归财务部所有
XXXX限公司
财务部
2024年9月28日
跨境电商采购管理制度
