随行及重要联系电话：--- --- --- --- 附件四：国外出差日程安排表 ---执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日） 访问时间 主要活动 地点 备注 KIMPO Air 17：50——20：40 北京——汉城 LG商事Mr.J.S.PARK等 port 7 在机场左边出口举牌接 月1 (Tel: 0193367896) 4日 21：00——21：30 下榻处: Holiday in Seoul(佳乐) 到达酒店办理入住 Holiday inn Tel: 82—02—7179441 （因通讯不便，LG商事提供一部手机Seoul Fax:82—02—7159441 在汉城期间使用，号码为：0192335098 7 月 15 日 8：00——9：00 9：00——12：30 12：30——13：20 13：20——14：40 14：40——16：40 16：40——18：00 与LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共进早餐及会谈 前往LG 位于龟尾的LCD厂 与LG LCD负责人午餐 参观及会谈（陪同及参加者:LG LCD 厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park） 前往LG电子位于平泽的CD ROM 厂 参观及会谈（陪同及参加者：LG电子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGR LG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Park） 主要活动 与LG电子人员共进晚餐 回酒店 自酒店前往三星电子LCD工厂所在地 高层领导见面（LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等） ---作联想电脑公司及产品的介绍 针对相关问题进行会谈 参观 与会者共进午餐 乘车前往LG总部 Holiday inn Seoul or LG Twin Towers 龟尾 路程：3小时 中餐 主持人: Mr.K.S.Park 路程：3小时 主持人: Mr.M.H.Park 备注 访问时间 718：00——19：30 月1 5日 19：30——21：00 8：00——9：20 9：30——10：00 10：30——10：50 10：50——11：20 11：20——11：50 11：50——13：00 7 月 13：00——14：00 地点 平泽 七星（Kiheung） 联络人： Mr.J.Y.Park Tel:82—02—7507313 16 日 14：30——17：00 17：00——17：30 19：00——21：00 7月17日 访问时间 10：00——18：00 18：00——19：00 21：40——22：40 会谈（参加者：LG商事D.H.Kang/V.President LG电子 M.H.Park/Exe.Director等) 回酒店休息 与LG商事人员共进晚餐（D.H.Kang/V.President 、K.M.Ahn/Sr.MGR Y.H.Kim/Sr.MGR) 主要活动 参观韩国电子市场/汉城市区及近郊观光游览 酒店结帐、乘车前往金浦机场 汉城——北京 LG总部 Holiday inn Seoul 联络人:LG商事Mr.J.S.Park 主持人:Mr. D.H.Kang 地点 汉城市区及近郊 备注 陪同人：导游、 LG商事Mr.J.S.Park （17日为韩国国庆日） 自酒店到机场约40分钟路程 三、会议安排 召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。会务工作是秘书组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变！以下分内部会议与外部会议分别介绍。
（一） 内部会议安排 ? 总经理主持的会议 开始 确定会议目的、参会安排会议室、落实 人员、时间、议程 参会人员 拟 订 N
修改 审批 Y 下发 反会前准备 注意事项：
?会前与GM及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人；
?综合考虑各种因素（如GM全天日程安排），安排会议地点及时间； ?下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认；
?会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变； ?对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给GM；
? 总经理参加的会议
开始 接
判断与总经理业务是 N
Y 与对方确认后 确认时间 时间冲突
请示总经理 N
回 是否参加 Y
回复邀请部门并准备材料 会前协助准备 会 注意：把握前往会议地点出发时间的安排。
总经理参会 会后材料整理 工作跟进反馈 结束
（二）外部会面安排
? 总经理主持的外部会面
接受会面请求 因，以
免对方误解 注意：在收到会面请求时，经与部门相关负责人及GM商讨决定， 同时提供背景材料以供GM做出判断 NO 婉拒或该请他人 注意：讲明原
Y 与对方确认时间、 地点、人员、议程， 并落实我方人员、地点
拟定meeting agenda, ppt 修改 （中英文标准版、及业务回顾）
发会议通知， 并落实参会人员
会前准备工作
会中服务
会中达成共识的 跟踪反馈
结束
注意事项：
? 综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室； ? 注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；
? 会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认； ? 根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物；
? 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接
送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；
? 考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备；
? 如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观
陪同人；
? 会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经
理沟通洽谈事宜；
? 在会前拟制meeting agenda（见模版）
? 在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，
注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文； --初次会面PPT应包括：联想总体情况及业务情况介绍；
--再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。
? 帮总经理准备名片，并提醒会面时携带；
? 提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客
人谦和有礼的态度；
? 提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppt，并
关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；
? 会面结束后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等
仪器设备；
? 总经理参加的外部会面
总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点：
开始
整征询GM 接到参会邀请 婉拒并请对方改请 是否参会 N
Y
回复对方参会，并
写入日程表
关注对方会议组织 情况，并适时提出 建议 审批
在会面前给GM提
供背景材料
提醒GM参会 总经理参会 结束
秘书工作手册：领导日程安排
